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【例文付き】誠意が伝わる始末書の書き方を場面ごとに紹介します

「会社で大きなミスをして始末書の提出を命じられたが、どのようなことを書けばいいか分からない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、場面に応じた誠意が伝わる始末書の書き方を、例文付きで紹介します。

始末書とは、仕事上起こした不始末の事実説明や謝罪を行う書面のこと

始末書とは、仕事でミスや不始末などのトラブルを起こした際に、会社に対して事実関係の説明を行うとともに、謝罪や反省の意を表した上で再発させないことを誓約する書面のことを指します。

始末書の提出が求められる場面には、「不注意により会社の備品を破損・紛失した」「金銭やデータの不一致などにより会社に重大な損害を与えた」「重要な取引先の怒りを買うなど、対外的な会社のイメージを損なった」などが考えられます。

始末書に記載する項目

始末書に記載すべき項目は主に以下の5つです。

  1. 不始末の内容
    まずは、起こしてしまった不始末の事実関係を明らかにします。日時を明らかにし、時系列に順序だてて分かりやすく説明しましょう。
  2. 原因
    起こした不始末の原因もあわせて記載することで、自分自身の行動を分析し、反省している気持ちを表現します。
  3. 謝罪
    謝罪の気持ちを言葉で表現することで、心から反省していることを伝えます。
  4. 再発防止の誓約
    今後の行動を改めて、今後同じ不始末を起こさないことを誓約します。

始末書を作成する際のポイント

  • 上司の指示に従って書く
    始末書は、誰にも説明せずにいきなり書くべきではありません。まずは上司に口頭で相談した上で、始末書を書くべきか、また誰を宛先にするべきか指示を仰ぎましょう。
  • 言い訳をせず、事実を正直に書く
    始末書を書く場面では、保身のあまり言い訳がましい文章になってしまい、反省の気持ちが伝わりづらくなってしまいがちです。自分が起こした不始末を正当化せず、正直に事実を書くことで、読み手に誠意が伝わります。
  • 簡潔な内容を心がける
    始末書では回りくどい表現は避け、客観的な事実を簡潔に書くようにしましょう。読み手がすぐに理解できる内容を心がけましょう。

【場面別】始末書を書くときに参考にしたい例文

社用の携帯電話を紛失した場合の始末書

 

○年○月○日

代表取締役社長 ○○様

○○部○○課
(自分の名前)

始末書

私は、○年○月○日の外回り中に、業務用に貸与されている携帯電話を紛失してしまいました。立ち寄った場所や利用した交通機関に問い合わせの後、警察署に遺失物届けを提出しましたが、現在のところまだ見つかっておりません。

今回の不始末は、ひとえに外出中における私の不注意が原因であり、弁明の余地もありません。深く反省し、心からお詫び申し上げます。
今後はこのような事態を起こさないように、細心の注意を払いますことを固く誓約いたします。

以上

社用の車で事故を起こした場合の始末書

 

○年○月○日

代表取締役社長 ○○様

○○部○○課
(自分の名前)

始末書

私は、○年○月○日、取引先である○○社から社用車で帰社する際、駐車場に駐車中の車との接触事故を起こしてしまいました。相手の車には人が乗っていなかったため怪我を負わせるには至らず、また双方とも車体の損傷はボディーの一部を損傷する軽微なものでした。相手の方とは既に示談が成立しております。

今回の事故は、後方確認に対する私の注意不足が原因であります。関係者の皆様に多大なご迷惑をお掛けしたことを、心よりお詫び申し上げます。
今後二度とこのような不始末を起こさないよう、細心の注意を払って運転に臨み、業務に励むことを固く誓います。

以上

取引先に誤納品をした場合の始末書

 

○年○月○日

代表取締役社長 ○○様

○○部○○課
(自分の名前)

始末書

私は、○年○月○日、取引先である○○社様からの△△のご注文に対し、間違った商品××を納品してしまいました。○○社様の担当者様からのご連絡によって初めて誤納品に気がつき、お詫びとともに正しい商品との交換手続を行った次第であります。幸いにも納期には間に合いましたが、○○社様からは「今後同じことがあれば、我が社との契約について再考する」というお言葉を頂きました。

今回の誤納品は、○○社様からの注文を勘違いしていた私の確認不足であり、弁明の余地もありません。私の不注意で会社の信頼を損なう結果となり、誠に申し訳ありません。
今後はご注文を受ける際の確認体制の強化により、再発防止に努めることを誓います。

以上

不良品を製造した場合の始末書

 

○年○月○日

代表取締役社長 ○○様

○○部○○課
(自分の名前)

始末書

私は、○年○月○日、○○商品の製造ラインにおいて、機械を誤作動させたことで多数の不良品を製造してしまいました。これにより○○社様への納期に間に合わない恐れがあり、同じ製造ラインで勤務する○名の従業員に時間外勤務をお願いせざるを得ない事態になりました。幸いにも納期には間に合いましたが、多くの方にご迷惑をお掛けしてしまいました。

今回のミスはひとえに私の集中力の欠如が原因です。今後このような失態を起こさないよう、細心の注意を払って業務に取り組むことを誓います。

以上

 

まとめ

いかがでしたか?始末書では、事実関係を分かりやすく明らかにした上で、反省や謝罪の気持ちを表す必要があります。
今回紹介したポイントを参考にして、誠意が伝わる始末書を作成しましょう。

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