【例文付き】催促状とは？督促状との違いや作成する際の注意点を解説

「取引先からの支払いが遅れているので催促したいが、どのような書面を作成すればいいか分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、支払いを催促する書面である催促状について、督促状との違いや注意点、例文などを紹介します。

催促状とは、支払期限を過ぎた場合に速やかな入金を促す書面

催促状とは、商品やサービスの代金などの支払い期日が守られなかった場合に、速やかな入金を促すための書面です。「支払い期日が過ぎているため、○日までに入金してください」といった内容を記載しますが、法的拘束力は持たないため、相手からの自発的な入金をお願いする書面であるという特徴があります。

督促状は、催告書よりも強く支払いを求める書面

督促状も催促状と同じように、期日を超えた支払いを促す文書です。しかし、督促状の方がより強いニュアンスのある文書であり、催促状の送付後も入金が確認できない場合に用います。

督促状も催促状を同じく法的拘束力は持ちませんが、支払いの最終勧告のような役割があり、指定する期日までに支払わなければ法的措置をとる旨も記載します。

また、催促状とよく似た名称の「催告書」という文書も存在します。催告書は督促状が放置された場合に送付するものであり、催促状や督促状よりも強く支払いを求める文書です。

催促状や督促状では一般的に普通郵便を利用しますが、催告書は内容証明郵便で送付するため、「郵便物が届いていなかったから内容を確認できなかった」という言い逃れを防ぐことができます。

催促状の構成要素

1. 宛先
   催促状の送付先である相手の社名や部署、役職や氏名を記載します。
2. 発行日、差出人
   催促状を差し出した日付や差出人を記載します。
3. 表題
   催促状の段階では、「催促状」という表題を用いるのは避けましょう。「ご送金確認のお願い」など、柔らかい表現を用いるのが一般的です。
4. 本文
   期日経過後も入金を確認できないため、確認した上で未入金である場合は速やかに入金をお願いする旨を記載します。今後も相手との関係が続くことを考慮して、角が立たないように低姿勢で穏やかな文体を心がけましょう。
5. 相手の利用内容、振込先
   相手が購入した商品や利用したサービスの内容と金額を明記します。また、催促状を受け取った相手がスムーズに振り込めるように、振込先も併せて記載しましょう。
6. 入れ違いの謝罪
   催促状を発行し、相手に届くまでの間に支払いが行われる可能性もあります。こうした入れ違いが発生した場合に謝罪する文章を最後に書いておきましょう。

催促状を作成する際に注意するポイント

• 支払期限が一週間程度経ってから送付する
  支払期限の当日など、相手がギリギリに支払いをした場合は、支払期限を過ぎても入金の確認が取れない可能性があります。このようなときに入れ違いで催促状を送ってしまうことがないように、支払期限から一週間程度経ってから送るようにしましょう。
•  丁寧な言葉遣いを心がける
  相手が支払期限を間違えていたり、うっかり忘れていたりして支払いが遅れているといったように、悪気なく支払いが遅れている場合も十分に考えられます。相手との円滑な関係を保つためにも高圧的な文章は避け、丁寧な言葉遣いで支払いをお願いしましょう。

【例文】取引先へ送付する催促状