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【テンプレ付き】請求書の送付状とは?記載内容と場面別の内容を紹介します

請求書を送る際に添える送付状をどのように作成すればよいのかが分からない、と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、請求書に添える送付状の記載内容と場面別のテンプレートを紹介します。

送付状とは、送付物の内容を確認するために添える書面のこと

送付状とは、送り状や添え状と言われ、郵便物やFAXなどの送付物に添える書面のことです。企業間で書類を送る際には、送付状を添えるのが一般的です。請求書に送付状を添える目的は、請求書の送付枚数や送付先が正しいかなど、請求書に間違いがないか確認するためです。例えば、請求書の再発行を行う場合は、送付先での二重払いなどが起こらないようにその旨を記載しておくことが重要です。

送付状の記載内容

請求書の送付状を作成する際は、以下の順番で内容を記載しましょう。

  1. 相手先の情報(社名・部署名・担当者名・役職)
    会社宛てに請求書を送る場合や、個人名が分からない時は「○○株式会社 御中」と記載します。担当者宛に送付する場合は、担当者名と役職を忘れずに記載するようにしましょう。
  2. 請求書を送付する年月日
    請求書を発送する日付を記入するのが一般的です。
  3. 送信元の情報(社名・部署名・担当者名・連絡先)
    郵便番号や住所、電話・FAX番号、会社名・屋号などは必ず記載しましょう。必要に応じて担当者名も記載します。
  4. 挨拶文
    日頃の感謝を伝える挨拶文を記載します。丁寧な印象や好印象を与えることができます。
    請求書の送付状などのビジネス文書には、時候の挨拶は入れないのが一般的です。
  5. 請求書の内容
    請求書の内容や枚数など書類内容を書く際は、記書きと呼ばれる「記」と「以上」を使用します。

送付状テンプレート

請求書に同封する際のテンプレート(基本形)

○年○月○日

株式会社●● 経理部▲▲様

●●株式会社 営業部△△ ●●
住所:○○
TEL:○○
FAX:○○
Mail:○○

請求書送付のご案内

 拝啓

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、請求書を送付いたします。

内容をご確認の上、○月○日までにご対応いただけますよう
何卒よろしくお願いいたします。
引き続き、ご高配のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

1. 令和2年12月分請求書 計 1 枚

以上

再請求時に同封する際のテンプレート

○年○月○日

株式会社●● 経理部▲▲様

●●株式会社 営業部△△ ●●
住所:○○
TEL:○○
FAX:○○
Mail:○○

請求書送付のご案内

 拝啓

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
○年○月○日付にお送りいたしました請求書につきまして、ご請求した代金がお支払期日の●月●日を過ぎた現在までお振込みいただいておりません。

つきましては、別紙の通り再請求書を同封しておりますので、内容をご確認のうえ、○月○日までに下記口座にお振込みくださいますようお願い申し上げます。
なお、本状と行き違いで振込いただきました場合は、お許しいただけますようお願い申し上げます。

   敬具

1. 「○○」利用料
2. 代金¥●●
3. 振込先

銀行:○○銀行
支店:○○支店
口座種別:普通
口座番号:000000
口座名義:○○ ○○

以上

その他:場面別の内容テンプレート

上記の記載内容の④の「挨拶文」を場面に合わせて、使い分けましょう。

【FAXで送信する場合】

拝啓 貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、早速ではございますが下記の通り請求書を送付させていただきます。
ご査収くださいますようよろしくお願いいたします。
略式ながら、取り急ぎご請求申し上げます。

 

【キャンセル料金を請求する場合】

日頃より格別のご高配を賜りまして、厚く御礼申し上げます。
さて、早速ですが〇月〇日分のキャンセル料として別紙のとおりご請求申し上げます。
お手数をおかけしますが、●月●日までにご送金くださいますようよろしくお願いいたします。

 

【メールに添付する場合】

メールで請求する場合には、送付状を添えると余計な文章が増えるため、添付しないことが一般的です。メールでの挨拶の例文は以下のようなものがあります。

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
ご利用の「○○」に関する請求書をPDFファイルにて送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたらご連絡くださいませ。

 

まとめ

いかがでしたか?

今回は、請求書に添える送付状に記載する内容と場面別のテンプレートを紹介しました。

送付状は、請求書送付枚数や送付先が正しいかなど、送付物に間違いがないか確認するために重要な書類です。この記事を理解し、正しい送付状の作成の参考にしてみてください。

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