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【テンプレ付き】依頼文の作成方法とポイントを紹介します!

ビジネスシーンでは取引先や個人に向けて、依頼やお願い事をする文面を作成する場面が多く存在します。

「快諾してもらいやすい依頼文の書き方を知りたい」という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

依頼を受け入れてもらうには、失礼のない丁寧な文面が求められます。
本記事では、依頼文の書き方や気を付けるべきポイント、作成に使えるテンプレートを紹介します!

依頼文の書き方

件名は分かりやすく簡潔に

メールで依頼文を送る場合は、確実に開封されるためには、本文だけでなく件名の作成にも工夫が必要です。
受け取った側が件名を見ただけで依頼内容を把握できるよう、簡潔にまとめましょう。
また、件名の後ろに社名をつけることで迷惑メールに間違われる可能性を回避できます。

【セミナー・講演会への出演を依頼するメールの件名例】
・○○セミナーご講演のお願い/△△株式会社

本文は依頼したい内容を明確に示す

依頼文を送るときは、書き出しは挨拶から始めましょう。

繁栄を祝福する言葉や日頃の感謝の言葉は、ビジネスシーンではよく使う言葉なので押さえておくべきです。

本文では「いつ・どこで・なにを」依頼したいのかを分かりやすく、はっきりと記載することが大切です。

【本文の例】
拝啓 ▲▲先生におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

さて、このたび、弊社では○○をテーマとしたセミナーを開催致す運びとなりました。
つきましては、突然のお願いで誠に恐縮ではございますが、多方面でご活躍なさっている▲▲先生に、下記の要領にてご講演を賜りたく、お願い申し上げます。
なお、お手数をおかけしますが、ご都合のほどを○月○日までにお知らせいただければ幸甚に存じます。
まずは、ご講演のお願いまで。

1.テーマ:○○
2.日時:●●
3.会場:□□
4.謝礼:■■

締めはお礼や伝達事項を記載する

依頼文の締めには、相手を思いやる言葉を添えるようにしましょう。
そうすることで、相手に誠実な印象を与えることができ、依頼を受諾してもらうことに繫がります。

また、指定した日までに依頼の返事が欲しい場合、時間を割いて返事をしてもらうことをお詫びした上で、返事の締切日など依頼に関する伝達事項を記載するのもオススメです。

【締めの例】
・以上、突然のお願いで恐縮でございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
・ご多忙中恐縮ではございますが、○月×日までにご連絡を頂きますようお願いいたします。

依頼文を書くときのポイント

謙虚な姿勢と丁寧な言葉を心掛ける

依頼を受けてもらいたい気持ちから、一方的な内容にならないように注意しましょう。
相手の事情を考慮し、謙虚な姿勢でお願いすることが大切です。丁寧な言葉や正しい敬語を使うことも忘れてはいけません。

また、何度もしつこくお願いする表現を繰り返したり、過度な謙遜は控えるように意識するといいでしょう。

クッション言葉を意識する

「お忙しいところ恐縮ですが」「大変お手数ですが」など、相手を思いやるクッション言葉を挟むようにしましょう。
誠実な印象を与え、依頼を受けてもらいやすくなります。

【クッション言葉の例】
・お忙しいところ恐縮ですが
・大変お手数ですが
・申し訳ございませんが
・可能であれば
・もしよろしければ
・ご面倒でなければ

依頼文の作成に使えるテンプレート

【社外向け】商品価格の改定を依頼するメール

例文

令和2年○月×日

お取引様各位

○○株式会社
代表取締役 ○○

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は並々ならぬお引き立てを心より感謝申し上げます。

さて、弊社の◇◇の取引価格につきまして、○月×日のご契約分より、下記の通り改定させていただきたく、謹んでここにお願い申し上げます。
昨今の原油価格高騰に伴い、弊社でも徹底したコスト削減に努めてまいりましたが、やむを得ず値上げせざるを得ない状況となりました。

お取引様各位には大変ご迷惑をおかけすることになりますが、何卒ご理解いただくとともに、ご了承くださいますよう伏してお願い申し上げます。

敬具

1.改定年月日:令和2年○月×日
2.旧価格:△△
新価格:▲▲
3.本件に関するお問い合わせ
●●部 ○○○-○○○-○○○○ ××担当 ■■まで

以上

【社外向け】納期の延伸を依頼するメール

例文

令和2年○月×日

株式会社□□
△△部長 ▲▲様

○○株式会社
代表取締役 ●●

拝啓 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。毎々ご愛顧をいただき誠にありがとうございます。

さて、貴社よりご送付いただきました○月分の仕入代金計算書、確かに拝見いたしました。
つきましては、誠に恐れ入りますが、折り入ってご相談がございます。
例月は■日にご送金させていただいておりましたが、今月分につきましては、来月◆日までご猶予いただけないでしょうか。
これは、まったく身勝手なお願いではございますが、当社大口納入先××株式会社の検収遅延によるもので、一時的なものであります。
御社にご迷惑をお掛けしますことを心よりお詫び申し上げます。

多大なるご迷惑をおかけいたし申し訳ございませんが、かかる事情を斟酌いただき、ご高配賜りますよう、何卒よろしくお願いいたします。

敬具

【個人向け】セミナー・講演会への出演を依頼するメール

例文

令和2年○月×日

▲▲先生

○○株式会社
代表取締役 ○○

拝啓 ▲▲先生におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

さて、このたび、弊社では○○をテーマとしたセミナーを開催致す運びとなりました。
つきましては、突然のお願いで誠に恐縮ではございますが、多方面でご活躍なさっている▲▲先生に、下記の要領にてご講演を賜りたく、お願い申し上げます。
なお、お手数をおかけしますが、ご都合のほどを○月○日までにお知らせいただければ幸甚に存じます。
まずは、ご講演のお願いまで。

敬具

1.テーマ:○○
2.日時:●●
3.会場:□□
4.謝礼:■■

以上

まとめ

いかがでしたか?依頼文を書くときは、謙虚な姿勢とクッション言葉を活用することが大切です。ぜひ参考にしてみてください。

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