【見本あり】見積書の書き方を記載内容とあわせて紹介します

見積書を作成を命じられたけれど、どのように作成すればよいのか分からず悩んでいませんか？

今回は、見積書の書き方のポイントと記載内容を紹介します。

見積書は、支払い条件を共有するために作成する書類

商品やサービスを販売する際は、見積書の作成が必要です。見積書を作成する目的には以下のようなものがあります。

• 取引内容の共有・確認を行うため
  商品の価格や支払い条件などの取引内容を取引先と明確に共有することで、後々のトラブルを防げます。
• 組織内での情報共有を行うため
  個人の裁量が大きい企業だと、担当者によって取引条件が異なる場合があります。共通の見積書を使用することで、連携ミスが防げます。
• 相手に決断を促すため
  口頭で伝えていた取引内容をもとに見積書を作成し、受注の決断を促します。

見積書の作成時のポイント

事前準備

見積書作成の事前準備には次のような注意点が存在します。

• 長形3号の封筒を使用する
  一般的に、長形3号（120mm × 235mm）の封筒を使用します。
• 見積書在中と記載する
  封筒には見積書が入っていることが分かるように、「見積書在中」と記載します。手書き以外にもスタンプを使用する場合もあります。スタンプを使用する場合は、黒・青・赤など、どの色を使ってもかまいません。
• 普通郵便で送付する
  メール便では信書が送れないため、普通郵便で送りましょう。

内容の注意点

見積書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

• 相見積りの内容を反映させる
  他社に同じ条件の取引内容で見積りをとることを、相見積りと言います。相見積りを確認し、自社の見積書と照らし合わせて、より魅力的な条件や価格を反映させた見積書を作成します。
• 初めから値引き価格を提示をしない
  相手側は提示された見積りを基準にし、値引き交渉を行うことも少なくありません。まずは、値引きをせずに価格を提示するようにしましょう。
• 有効期限を明記する
  有効期限を記載せず値引き価格を提示してしまうと、約束が何年も持ち越され、原価の増減に関わらず取引を求められるなどのトラブルが発生する場合があります。業種によって適した有効期限は異なりますが、2週間～1か月程度で設定しましょう。

見積書に記載すべき項目

見積書に記載すべき項目を、見本を使用して解説します。

1. 見積書送付先の宛名
   相手方の会社名、部署名、担当者名を記載します。社名、部署名しか分からない場合は宛名の後に「御中」を、担当者名まで分かる場合は「様」と記載しましょう。
2. 送信元の情報
   見積書に不備があった場合など連絡が取れるよう、会社名だけでなく、住所・電話番号・FAX番号・メールアドレスを記載するのが一般的です。
3. 見積書の発行日・見積書の有効期限
   いつの取引か分かるように、発行年月日・いつまで有効な見積りなのかを明確に記載しましょう。
4. 見積書番号・通番
   取引を管理するために便利なので、必須ではありませんが記載するようにしましょう。
5. 見積金額
   見積りの合計金額を税込みで記載しましょう。
6. 商品名・品番
   品目ごとに記載します。相手方にも分かりやすいように詳しく記載すると、トラブルが避けられます。
7. 消費税
   税込・税抜の認識違いを防ぐため、消費税額を記載します。
8. 商品の数量・単価・金額・小計
   数字の間違いがないよう、しっかり確認し記載しましょう。
9. 備考
   明細に書ききれなかった条件や、見積りの前提条件などを記載します。納品先や納期などを記載し、取引先と齟齬が起きないようにしましょう。