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稟議書の書き方とは|承認をもらうためのポイントも解説

稟議書がなかなか通らないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。そもそも、稟議書の必要性も分からない場合もあるかと思います。
今回は、稟議書の目的や書き方、承認を受けるためのポイントを解説します。

稟議書とは、自分に決定権がない提案に対する承認をもらうための文書

稟議書は、ある決定に対して上司の承認が必要なときに書く書類です。主に、会社の経費を使って物品を購入したいときや、サービスを導入したいときなどに提出することになります。

また、別部門からの承諾が必要なときにも、稟議書の提出が求められます。例として、ある部門が独自で人材採用を行う場合が挙げられます。人材を採用する際には、人事部からの許可を取ったり、契約が法に触れていないか確認するために法務部に通したりするなど、様々な部門から承認を受けなければなりません。

稟議書は、複数の関係者から承認を受け、最終承認者からの承諾をもらえば行動に移すことができます。稟議書と似た書類に「決裁書」がありますが、稟議書は複数名の承認が必要であるのに対し、決裁書は決定権を持つ1人から承認を受ければ良いという点で異なります

なぜ稟議書の提出が求められるのか

提案が理に適ったものであるかを確認するため

稟議書の提出が求められる目的のひとつは、計画が予算的に実行できるものか、現状の改善につながるかを確認するためです。稟議書にまとめて複数の関係者からの承諾を受けることで、会社の経費を無駄遣いするリスクを減らせます。

会議時間を短縮し、共有を容易にするため

会議をせずに申請内容を共有することも、稟議書を提出する目的のひとつです。会議に複数の関係者を集めるのは時間もコストもかかります。会議の手間を削減しつつ、共有と承認を同時に行える手段として、稟議書が重宝されています。

稟議書に記載する項目

稟議書は、絶対書かなければならない項目と、申請内容によっては書くべき項目があります。

必須項目

必須項目は以下の通りです。1つでも抜けがあれば再提出を求められるので、必ず抜け落ちがないように確認しましょう

  • 件名
    誰が見てもすぐ稟議内容が分かるように、簡潔に書きましょう。
  • 決裁区分
    可決・否決・保留・差戻しなど、稟議書の状態が分かるように決裁区分を記入します。
  • 承認欄
    承認者の部門・役職・氏名が書ける項目(署名欄)を用意しておきます。
  • 申請日・決済日
    いつ申請・決済したのかが一目で分かるように記入します。
  • 申請理由
    申請した目的や背景を書きます。承認をもらうための根拠となるため、具体的に書きましょう。
  • 申請内容
    商品名・サービス名・個数・金額・会社名・購入時期などを記入します。
  • 効果
    稟議内容を実行したときに期待できる効果を書きます。申請理由と紐付けて論理的に記入しましょう。
  • 予算
    稟議内容が予算内に収まっているかを確認するために記入します。

場合によっては記載すべき項目

申請内容によっては書くべき項目を以下に示します。

  • 想定されるリスクおよび対策案
    稟議内容が可決された場合に生じうるリスクと、その対策案を書きましょう。想定されるリスクがある場合は、必ず書かなければなりません。
  • 添付資料
    商品・サービスの詳細やイラストなど、記入した方が伝わりやすい場合は添付資料として提出します。

稟議書で素早く承認をもらうためのポイント

稟議書の準備は早めにする

稟議書には複数人の承認が必要なため、可決が降りるまである程度の時間を要します。そのため、期日が迫っているなど、申請内容を早く承認してもらいたい場合には、早めに稟議書の準備を始めましょう。

提案の効果を論理的に説明する

稟議内容を実行しても効果が期待できない提案では、承認をもらうことはできません。提案を実行したときに得られる効果を詳細に書きましょう。また、現在かかっているコストを加味して、申請内容を実行すればどのくらいの期間で黒字回収できるかなど、数値を用いて定量的に説明することも効果的です。

不要なデータを書かない

稟議書は、必要な項目が明確に分かるように作成しなければなりません。そのため、申請に不要なデータは記入しないようにしましょう。もし、必要なデータが多い場合は、添付資料として提出するのもひとつの手です。

提出する前に申請内容を口頭で伝えておく

承認者にとって全く知らない申請内容の稟議書を提出しても、申請内容を通したことで生じうるリスクの可能性から承認されない事例が多々あります。そのため、稟議書を提出する前に、申請内容を関係者に口頭で伝えるなど、事前に根回しを行うことが非常に重要になります

まとめ

いかがでしたか?

稟議書を承認してもらうには、必須項目を全て記入し、申請内容を実行したことによって得られる効果を具体的に書かなければなりません。また、稟議書を提出する前に、申請内容が承認者の耳に入るように、根回ししておくことも心掛けましょう。

 

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