ビジネスマナー

FAX送信のマナー|送付状の書き方・テンプレートも紹介

ビジネスシーンでFAXを送信した経験がなく、「どんなことに気をつけたらいいのか分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、FAXを送るときのマナーや送付状のテンプレートなどを紹介します。

FAXには送付状を添付する

FAX送付状とは、ビジネス文書をFAXで送信する際に、用件や枚数などを書いて一緒に送信する書面です。

郵送での送付と同じく、FAXの場合も先頭に送付状をつけるのがマナーです。
FAX送信状、FAX送り状、FAXシートとも呼ばれます。

送付状には、以下の6項目を必ず記載するようにしましょう。

  • 宛名
    (会社名・部署名・個人名)
  • 差出人
    (会社名・部署名・個人名・FAX番号)
  • 送信日
  • 送信枚数
  • 挨拶
  • 用件

FAX送付状のテンプレート

 

個人宛

○○株式会社
○○事業部 ○○課
○○様
京都府京都市中京区□−□−□
TEL. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
○○株式会社
○○部 ○○
FAX送付のご案内
送信日:           年 月 日
送信枚数(この用紙を含む):     枚

 

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠に感謝申し上げます。
さて、この度は下記の通りFAXにて書類をご送付いたしますので、
ご査収の程よろしくお願いいたします。
敬具
__________________
__________________
__________________
以上

 

会社宛

○○株式会社
○○部 御中
京都府京都市中京区□−□−□
TEL. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
○○株式会社
○○部 ○○
FAX送付のご案内
送信日:           年 月 日
送信枚数(この用紙を含む):     枚

 

拝啓 時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。
下記の書類をお送りします。
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具
__________________
__________________
__________________
以上

FAXの送信前後には電話連絡を入れる

事前の電話連絡がないと、相手がFAXに気づかないことがあります。
また、受け取り先のFAXを他の担当者が使用しているとき邪魔になってしまうので、事前の電話連絡は必須です。
電話で伝えるべき内容は、要件や枚数といった簡潔なもので構いません。

送信後には再度電話で連絡し、きちんと届いているか・送信エラーがなかったかを確認しましょう。
こうすることで、送信エラーがあったときも迅速に対応できます。

個人情報や機密情報はFAXで送らない

FAXは、受信に気づいた人が、宛名を見て担当者に渡すというのが一般的です。
受け取る相手以外の目にも触れやすいため、個人情報や機密情報といったセキュリティレベルの高い内容を含んでいるとトラブルになりかねません。
複数人に見られても問題のない内容であるかどうかを確認するようにしましょう。

大量に文書を送るときはFAXでの送信を避ける

10ページ以上を目安に、枚数の多い文書の場合は郵送もしくはメールで送付するようにしましょう。

送り先の会社では、他の担当者もFAXのやり取りをする予定があるかもしれません。もし10枚程度の文書をFAXで送信する際には、他の担当者がFAXを使っていないかどうかを事前に電話で確認しておきましょう。

また、文書のページ数を記載する際には、「1/4」など全ページ数も表記すると、受け取る側にとって全ページ揃っているか確認しやすいため、親切です。

見づらい文字は使わない

FAXで送る文書では、見づらい文字は使わないようにしましょう。
送信前に不鮮明な箇所がないか、読みやすいかどうかを確認することが大切です。

ビジネス文書の形式を守る

基本的に、FAXで送る文書では手紙の書き方と同等のマナーを守ることが求められますので、しっかりと体裁を整えることが大切です。
メールというよりは、手紙に近いツールであるということを意識して書類作成を行いましょう。

時間帯を考えて送る

FAXを送る際は、夜遅くなど相手にとって迷惑になるかもしれない時間帯は避けましょう。
とはいえ、どうしても急ぎで送りたい場合もあるかと思いますので、その際には電話で伝えるようにしましょう。

FAX番号は最低でも2度は確認する

送信先を間違えるとトラブルのもとになるため、FAX番号の確認は必ず行いましょう。
文書作成前に確認していたとしても、送信前の再確認は必須です。

 

まとめ

いかがでしたか?FAXでのやり取りには表紙となる送付状が必須です。他にも様々なマナーがあるので注意しましょう。FAXを送るときは、この記事を参考にしてみてください。

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