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【テンプレ付き】営業報告書の書き方│内容やポイントを解説します

営業パーソンなら、営業活動についての報告書を作成する機会もあるでしょう。
まだ営業報告書を書いたことのない人は、どんな内容を記載すればよいのか不安に思われることもあるのではないでしょうか?

今回は営業報告書の書き方について、内容やポイントをテンプレート付きで解説します。

営業報告書とは、営業パーソンが自身の活動をマネージャーに報告する書類

営業報告書とは、営業パーソンが自身の活動を整理し、マネージャーに報告するために作成する書類です。会社によっては毎日作成が義務付けられ、「営業日報」と呼ばれる場合もあります。

基本的には自分が所属する部門のマネージャーに提出するものですが、規模の大きな商談の場合などには経営陣宛てに営業報告書を提出することもあります。

営業報告書は、マネージャーと営業パーソン両方にとって重要

営業報告書を作成する目的・メリットとしては、次のようなものが挙げられます。

【マネージャー側の目的・メリット】
・部下の営業活動の進捗を把握でき、指導に役立てられる
・優れた成績をあげた者の思考や行動を共有しやすくなる
・書面でのやり取りによって、伝達漏れなどのミスを防げる
・業績を把握して、期末までの見通しを立てやすくなる

【営業パーソン側の目的・メリット】
・営業報告書の作成を通して自身の活動を整理でき、改善できる
・顧客に関する情報を記録することで、次回の営業に活用できる

このように、営業報告書の作成にはマネージャーと営業パーソン双方にメリットがあります。マネージャーのために作成するものであると考えられがちな営業報告書ですが、営業パーソン自身の役にも立つということを覚えておきましょう。

営業報告書に書くべき内容

営業報告書には、基本的に次のような内容が必要とされます。

  • 行動の記録:「いつ」「どこに」「何の案件で」営業に訪れたのか
  • 訪問先の情報:企業名や担当者の情報、商談の内容など
  • 営業活動の概要:どのような目的をもって営業に訪れたのか、どのような成果が得られたか(受注や有益な情報など)
  • 課題と解決策:どのような課題があったか、どうすれば成約にたどり着けるか、リピーターとして獲得できるか、など

営業報告書作成のポイント

簡潔に要点をまとめる

営業報告書はマネージャーに提出するものですから、読み手がわかりやすいように簡潔に要点をまとめなくてはなりません。自分以外の人が読んでもわかるように、情報を整理しましょう。また、フォーマットを自分で作成する場合は、記入に時間がかからないようシンプルなものに統一するとよいでしょう。

ただし、営業パーソン自身が営業活動を振り返る時のために、必要な情報は残しておかなくてはなりません。特に顧客に関する情報は、次回の営業の手掛かりとなるので簡略化しすぎないようにしましょう

作成の目的や提出先を意識する

一般的に営業報告書はマネージャーに提出するためのものですが、場合によっては経営陣に提出しなければなりません。「何のために作成する営業報告書なのか」「誰に提出するのか」といった要素を踏まえて作成しましょう

マネージャーへの報告書であれば、現場での業務に役立てられるようにある程度詳細な情報を記載するのが基本です。これに対し、経営陣に提出する場合であれば、多忙な人でも読みやすいように内容はより簡潔にまとめ、速やかに提出することが求められます。

【例文あり】営業報告書テンプレート

訪問先会社名:A株式会社(TEL:○○○‐○○○‐○○○○)
訪問日時:2021年2月2日 14:00〜15:00
当方訪問者:営業部B課長、営業部C
先方担当者:総務部D課長、総務部E氏
報告者:営業部C

1. 訪問目的
新商品Xの案内、および500点の受注を目的に訪問しました。また、すでに受注していただいている既存商品Yの受注数を1割増やしてもらえないか検討していただきました。

2. 結果・確度
Xにつきましては、F社の商品を新たに案内されており、競合しているという状態でした。興味は持っていただけましたが、どちらにするか決め手を欠いているようでした。
A社でも売れ筋商品となっているYにつきましては、こちらの要望通り受有数を1割増やしていただけることになりました。

3. 課題と解決策
Xについて、より説得力のある提案をしてF社の商品との差別化を図る必要があります。開発の決め手となった、消費者へのアンケート調査結果などの資料を持参し、次回の商談での成約を目指します。

 

まとめ

いかがでしたか?

営業報告書を作成することは、マネージャーによる管理のためだけでなく、自身の活動を振り返るためにも必要です。

この記事を参考に、営業報告書に必要な内容やポイントを押さえておきましょう。

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