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退職メールへの返信|同僚・上司・取引先宛ての例文を紹介

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同僚や上司、取引先から退職メールが届いた時、どのように返信すれば感謝の気持ちが伝わるのか分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、同僚・上司・取引先に対しての、返信例と注意点を解説します。

退職メールに対する返信の基本

退職メールに返信する際の基本的な要素と注意点を説明します。

  • 退職メールへの返信は必須ではない
    社員数が多い会社の場合、一斉送信で退職メールが送られることがあります。面識のない方からの退職メールに対して無理に返信する必要はありません。しかしながら、個人のアドレス宛てに届いたものには返信することが常識的です。
  • 返信は送られてきた当日に行う
    退職メールへの返信は出来るだけ早く行いましょう。退職メールが送られてきた日が退職日の場合、翌日に返信しても返信メールを読んでもらえない可能性が高いです。

返信時の注意点

返信の文面を考える際に、特に避けたほうが良い話題は以下の2つです。

  • 退職理由や転職先に関する話題には触れない
    退職理由にはネガティブな理由の場合もあります。相手方から退職理由や転職先に対して言及しない限り、触れない方が良いでしょう。
  • プライベートに関する話題には触れない
    会社メールは社内の情報管理者など第三者も閲覧できる可能性が高いため、個々人のプライベートに関する話題をメール内に記載することは避けましょう。

退職メールへの返信例と注意点を相手ごとに解説

同僚からの退職メールへの返信例と注意点

同僚から転職に際して退職メールが送られてきた時には、共に仕事をしたエピソードなどを織り交ぜつつ、相手への感謝を伝えましょう。

○○部
○○ ○○さまお疲れ様です、●●です。
お忙しい中ご挨拶をいただき、ありがとうございます。

○○さんには△△プロジェクトの時に大変お世話になりました。私が初めてプロジェクトリーダーになり、どうすれば上手くプロジェクトを回せるか分からず、悩んでいた時に一緒に考えてくださり、○○さんのアドバイスにとても助けられました。○○さんと共に仕事ができてよかったです、ありがとうございました。

オフィスで会えなくなるのは残念ですが、新しい職場でのご活躍をお祈りしております。
お体には気をつけて、過ごしてください。

●● ●●

 

  • 避けるべき話題

同僚への返信メールでは、以下のようなネガティブな話題には触れないようにしましょう。

転職先の噂
例:「○○さんが転職する●●社は、中途採用者に風当たりが強いそうなので、苦労すると思いますが頑張ってください。」

ネガティブな過去の話
例:「○○さんが新入社員の時に●●先輩に叱られていた頃が懐かしいです。」

上司からの退職メールへの返信例と注意点

上司への返信では教わったことに触れつつ、お世話になった感謝を伝えましょう。

○○ ○○部長

お疲れ様です、●●です。
退職手続き等でお忙しい中ご挨拶をしていただき、ありがとうございます。
退職されることは以前から伺っておりましたが、いざ退職されるとなるととても寂しく思います。

○○部長には入社当時から社会人のいろはを教えていただきました。また、私が仕事に関して悩んでいるときには、励ましのお言葉をかけて下さり、ありがとうございました。
○○部長に教えていただいたことをこれからも心がけ、後輩に伝えていきたいと存じます。

○年間大変お世話になりました。
退職されても、何かと忙しい日々と存じますが、お体には気をつけてお過ごしください。

●● ●●

 

  • 避けるべき言葉

上司への返信メールにおいて、気をつけなければいけない言葉を紹介します。下記の言葉は敬語を使ってはいますが、上の立場の人が下の立場の人に使う言葉です。

上から目線の言葉
例:「頑張ってください!」「ご苦労さまでした!」

取引先からの退職メールへの返信例

取引先の担当者からの退職メールが届いた場合、取引先とは今後もやり取りが続くため、より丁寧に返信することを意識してください。

○○○○株式会社 ○○部
○○ ○○様大変お世話になっております、株式会社●●●● ●●部の●●でございます。
ご多忙の中、丁寧なご挨拶をしていただき、ありがとうございます。

○○様には△△の発注の際など度々急なお願いをすることもございましたが、毎回丁寧に対応してくださり、感謝してもしきれません。
○年間、弊社の対応をしてくださり、ありがとうございました。

○○様の新天地でのご活躍をお祈りしております。
季節の変わり目ですので、お体にはお気をつけくださいませ。

株式会社●●●● ●●部
●● ●●

 

  • 避けるべき話題

取引先への返信時には、取引先の後任者など第三者が閲覧する可能性があるため、以下の話題には触れない方が良いです。

プライベートな話
例:「いつも飲み会の際に話してくださっていた会社の愚痴が聞けなくなるなんて、とても寂しいです。」

まとめ


いかがでしたか?

同僚・上司・取引先の3つのケースに対する退職メールの返信例を紹介しました。

この記事を参考に、表現に注意して退職する方に感謝の気持ちを伝えましょう。

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