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【例文付き】退職メールの送り方とは｜基本マナーと作成のポイントを紹介
メールで退職の挨拶を送信したいけれど、どのような内容を送ればよいのか分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回は、退職メールの基本的なマナーと、作成のポイントを例文付きで紹介します。
目次
退職メールの目的は、お世話になった方への感謝の気持ちを表し、最後の印象をよくするため
退職メールは、お世話になった上司・同僚・取引先に今までの感謝の気持ちを表すため、また最後の印象をよくするために送ります。
転職に際して退職する場合は、退職後どこかで取引先として仕事をする可能性も考えられます。特にメールは文面として残るので、あとから見直して相手が嫌な気分にならないよう注意して作成する必要があります。
退職メールを送信する際の基本マナー
退職メールを一斉送信する際は、宛先に注意する
退職メールは一斉に送信しても構いませんが、個人情報の流出に注意して送信しましょう。メールの宛先の種類としては、次のようなものがあります。
- 「TO」
メールの当事者という意思表示
複数設定することも可能 - 「CC」
TOの人に送信したが、確認してほしいという意思表示
TOの人やCC同士で宛先が表示される - 「BCC」
CCと同じ意味
TOの人やCCの人からは宛先が表示されない
他人同士で宛先を知られないようにすることができる
退職の挨拶を送る際には、送りたい相手を「BCC」に入れ、自分のアドレスは「To」に入れメールを作成しましょう。「CC」に入れたアドレスは他の受信者にも表示されてしまうので、メールが送信されている全員がお互いのアドレスを知っている状況で使用する必要があります。また、特にお世話になった人には、対面や個別のメールで感謝の気持ちを直接伝えるとよいでしょう。
メールの宛先の詳細は、以下の記事をご参照ください。
適切なタイミングで送信する
退職メールは、相手が社内の人か、社外の人かによって送信のタイミングが変わります。送信相手が社内の人の場合、退職メールは最終出勤日に送信しましょう。時間帯は業務に支障が少ないよう、定時の1時間前から退勤時間に送るのが一般的です。
また、送信相手が社外の人の場合には、最終出勤日の2～3週間前を目安に退職メールを送信しましょう。ただし、会社独自のルールを設けている場合があるので、上司に確認したり、今まで受け取った退職メールを参考に送信するのがよいでしょう。
退職メール作成のポイント・文章例
社内向け
社内向けの退職メールを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 件名
読み飛ばされないよう退職の挨拶だと一目でわかる件名にする
名前もあわせて記載するとよい - 退職理由
退職理由は詳しく書かず「一身上の都合」にとどめておく - 退職後の連絡先
退職後連絡をとる可能性のある人には、私用の連絡先を記入してもよい - メールの内容
会社の愚痴や苦言は厳禁
件名：退職のご挨拶（田中）
本文：
○○部○○課の皆さま、お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により3月末で退職することになり、本日が最終出勤日となりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼します。
在職中は至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。
皆様から温かい叱咤激励の言葉をいただき、感謝しております。
今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思っております。
退職後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡を頂けると幸いです。
メールアドレス：○○○○＠△△.△△
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
〇〇 〇〇
〒000-0000 東京都渋谷区0-0-0
TEL:03-0000-0000・FAX:03-0000-0000
Email:△△@xxx.co.jp
上司向け
上司への退職メールを作成する場合、ポイントは基本的には社内向けと同じですが、より強い感謝の気持ちを表しましょう。
件名：退職のご挨拶（鈴木）
本文：
○○部○○課 課長●●様
お疲れ様です。営業部の鈴木です。このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
●●課長には、入社当初より至らぬ私のためにご指導ご鞭撻を頂き、大変感謝しております。
私が中々営業で数字が出せなかった際には、温かい叱咤激励の言葉をいただいたこと、大変感謝しています。お世話になりありがとうございました。
今後も●●課長から教えていただいた貴重な経験を、今後に生かして励んでまいりたいと思います。
退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。
メールアドレス：○○○○＠△△.△△
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
最後になりましたが、●●課長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
◇◇株式会社 営業部
〇〇 〇〇
〒000-0000 東京都渋谷区0-0-0
TEL:03-0000-0000・FAX:03-0000-0000
Email:△△@xxx.co.jp
社外向け
社外向けに退職メールを作成する際には、以下のポイントに注意しましょう。
- 退職日
業務上で連絡が必要な場合があるので、いつ退社するのか明記する - 後任者の紹介
引継ぎがスムーズに行えるよう、後任者の名前は必ず記載する
できれば、退職前に後任者と一緒に直接挨拶に伺うのがよい - 退職後の連絡先
顧客の取り合いを招くなど、トラブルにつながりかねないので記載しない
書く必要がある場合には、上司に相談し了承を得てから記入する
件名：退職のご挨拶（○○株式会社 木村）
本文：
株式会社○○ ●●様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の木村です。私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月31日を持って退社することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。ここに改めてお礼を申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご連絡になりましたことをお詫び申し上げます。後任は、同じ部署の△△が務めさせていただきます。
後日改めて△△がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
◇◇株式会社 営業部
〇〇 〇〇
〒000-0000 東京都渋谷区0-0-0
TEL:03-0000-0000・FAX:03-0000-0000
Email:△△@xxx.co.jp
退職メールへの返信は必要に応じて行う
退職メールを受け取った際は、必ず返信しなければいけないことはありませんが、以下の場合には返信するのがよいでしょう。
- 個人宛に退職メールが届いた場合
- 取引先の担当者など、今後も関係が続く人から退職メールが届いた場合
- 個人的にお世話になり返信の必要があると感じた場合
退職メールへの返信方法については、以下の記事を参照してください。
いかがでしたか？
今回は、退職メールに関する基本的なマナーと作成のポイントを紹介しました。退職のメールは今までの感謝の気持ちを伝え、最後の印象をよりよいものにするため重要なメールです。
この記事を参考に、感謝の気持ちが伝わるメールを作成してみてください。
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