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メール誤送信によるリスクとは?対処法や防止策も紹介

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メールの誤送信は個人情報や機密情報の漏洩など、さまざまなリスクの発生が考えられます。

この記事では、メールの誤送信によって起こりうるリスクや対処法、防止策を紹介します。

メール誤送信の発生は3パターンに分類できる

送信先を間違えてしまった

メール誤送信で多くみられるパターンです。送信先を間違えてしまうパターンの誤送信は、メールの宛先欄に間違った宛先を入れてしまうことで発生します。
「宛先を入力する際、誤って別の人を追加してしまった」「宛先の種類が適切ではなかった」
などが該当します。

宛先の種類として「To」「CC」「BCC」があり、使い方もそれぞれ異なります。複数人に同じ内容のメールを送りたい時、BCCに指定された人のメールアドレスは、ToやCCに指定された人からは見えません。
一方、
CCでは宛先に含まれている全員にそれぞれのメールアドレスが共有されてしまいます。
本来BCCに指定すべきだった宛先をCCやToに入れてしまい、受信者全員にメールアドレスが丸見えになってしまうという失敗は後を絶ちません。

内容に不備や誤りのある状態で送信してしまった

内容に不備がある状態で送信してしまうパターンの誤送信は、他社で利用した内容をコピー&ペーストで利用したところ、他社に関する情報などが修正されずに残されていたことが原因で起こりやすい失敗です。
「不完全な状態で送信してしまった」「誤字脱字がある状態で送信してしまった」「添付ファイルをつけ忘れてしまった」などが該当します。

内容を間違えてしまうパターンの誤送信は、不注意から起こることが多いです。
「打ち合わせの日程・日時を間違えていた」「添付するファイルを間違えていた」などが該当します。

社内セキュリティ運用ルールに違反してしまった

社内セキュリティ運用ルールとして「添付ファイルのメール送信時は必ず暗号化すること」「送信前に上司のダブルチェックを挟むこと」「CCには関係者を入れること」などのルールを定めている企業は多いかと思います。しかし、一日に何通もメールのやりとりをしていると、うっかりルールを忘れてしまうことがあるかもしれません。このうっかりが原因で、メールの誤送信を引き起こすケースもあります。

メール誤送信によるリスク

個人情報の漏洩

メール本文や添付ファイルに個人情報が含まれていた場合、宛先を間違えると個人情報の漏洩になってしまいます。その中でも特に、顧客リストなどファイルにまとめたデータを誤送信してしまうケースは、一度に大量の個人情報が漏洩することになるので大きな問題が生じます。

機密情報の漏洩

機密情報とは、取引先との企画内容や研究開発中の極秘情報など、開示されれば損害が生じうるような外部に知られてはならない情報を指します。
「取引先A社との企画内容や関係書類を取引先B社に送信してしまった」というケースでは、自社だけでなくA社の情報も漏洩させることになり、大きく信用を失います。

メール誤送信後の対処法

1. 上司に報告・相談

メールの誤送信に気づいたら、速やかに直属の上司に報告・相談するようにしましょう。自分だけで対処しようとするのは危険です。
メールの誤送信は企業にとって直接的な損害にはならなくとも、場合によっては大きく信用を低下させることに繫がってしまいます。上司に報告・相談することで会社の方針に沿った対応をすることができます。

2. 影響範囲の確認・整理

上司からの指示を仰いでいる間に、影響範囲の確認・整理を行います。
「いつ」「どこで」「誰に」「何の情報が」「どの程度」「どうやって」などの把握を速やかに行い、調査しましょう。

3. 関係者への謝罪・削除依頼

メール誤送信の謝罪は、まずは電話でするようにしましょう。これは、メールだと届いてから開封され読まれるまでにタイムラグが発生するからです。電話が繋がったら、正直に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。
電話がつながらない場合はメールで謝罪をすることになりますが、できるだけ早く開封してもらうため、件名の頭に【重要】などの言葉をつけるようにしましょう。

メール誤送信の防止策

オートコンプリート機能を無効にする

オートコンプリート機能とは、メール作成画面の宛先欄にメールアドレスを入力すると、候補が表示される機能です。オートコンプリート機能は便利である一方、宛先間違いを引き起こすこともあるので注意が必要です。
オートコンプリート機能を無効にすることによって宛先追加の利便性は低下するかもしれませんが、より確実に正確な宛先を追加することができます。

アドレス帳の登録ルールを固定する

メールの宛先間違いには、アドレス帳の登録ルールを固定するのが効果的です。2通りの方法を紹介します。

1つ目は漢字名での登録に統一することです。以下はその例です。

間違えやすい登録の例 改善後の例
Hanako Yamaguchi 山口 花子(山口製作所)
Hanako Yamashita 山下 華子(山下興業)

 

2つ目はアドレス帳を社内と社外に分けることです。こうすることで、社内と社外で同姓の人がいても、間違えて送信してしまうリスクを抑えることができます。

添付ファイルを暗号化する

添付ファイルを暗号化し、パスワードを知っている特定の相手にしか開封することができないようにしておけば、情報漏洩のリスクを抑えることに効果的です。

また、ファイルを添付したメールの本文でパスワードを伝えることはリスク管理上好ましいとは言えません。機密情報性の高いファイルを添付する際には、パスワードを別送することが望ましいでしょう。

ダブルチェックを導入する

メールの送信前に、自分で宛先や内容、添付ファイルの内容などが正しいかチェックするのは基本です。ここで終わりではなく、第三者である上司や同僚にもチェックしてもらうことで、人的なミスを最大限防止することができます。

メール誤送信防止ツールを活用する

メール誤送信防止ツールとは、人的な誤送信を防ぐための機能が備わったツールです。メール誤送信防止ツールには、オートコンプリート機能の無効化や添付ファイルの暗号化などの基本機能のほか、送信取り消し機能や、初めて利用する送信先アドレスの注意喚起機能などが搭載されています。

メール誤送信防止ツールには、以下のような製品があります。

 

まとめ

いかがでしたか?メールの誤送信は個人情報や機密情報の漏洩など、会社の信用低下にも関わります。この記事を参考に、誤送信の防止に努めましょう。

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