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メール誤送信時のお詫び方法｜場面別のメール例文も紹介
「メールを誤送信してしまったが、どう対処すればいいか分からない」と困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、メール誤送信のお詫び方法やポイント、場面別のメール例文を紹介します。
目次
メールを誤送信した場合は、可能な限り電話でお詫びする
メールの内容や宛先などの誤りに気が付いたときは、まずはすぐに上司に相談したうえで、電話で誤送信の報告とお詫びをするのがマナーです。メールの誤送信は、セキュリティの観点からも重大なミスだと言えるので、可能な限り誤送信先の相手には電話で連絡しましょう。
電話で連絡がつかない場合、誤送信を報告する前に誤送信先の相手がメールを開封してしまう可能性があります。そのため、「【至急】メール誤送信のお詫び」などといった件名をつけたメールで、誤送信をお詫びし、メールの削除を依頼しましょう。
メール誤送信をお詫びする際のポイント
迅速な対応を心がける
メールを誤送信してしまったときには、迅速な対応によって被害を最小限に抑えることができます。送信してしまったメールは取り消すことができないので、送信した相手が誤送信したメールを開封する前に謝罪と削除依頼を行い、誤った情報が伝わらないように対応することが重要です。
特に、打ち合わせや訪問日時のミスなどは、正しい内容が相手に伝わらないことでトラブルにつながる危険があるため、確実な対応が求められます。
メールには必要なことのみ記載する
メール誤送信を電話やメールでお詫びする際、ミスの内容やその経緯は簡潔に説明するようにしましょう。また、普段送るメールでは冒頭に時候の挨拶をつけることが一般的ですが、誤送信をお詫びするメールでは一刻も早い対応が求められるため、必要な内容だけを記載します。
再発防止策を提示する
メールの誤送信は情報漏洩などにつながりかねない重大なミスであるため、会社の信用問題にも関わる恐れがあります。同様のミスを繰り返してしまうと、取引先からの信頼を失うなど、大きな損害を引き起こす可能性があります。そのためお詫びのメールの中で再発防止に努める姿勢を見せるようにしましょう。
【場合別】メールを誤送信した場合のお詫びメール例
宛先を誤って送信した場合
件名：【至急】メール誤送信のお詫び
株式会社○○ ○○部○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△でございます。先ほど送付いたしました下記メールにつきまして、宛先の入力を誤って○○様にお送りしてしまいました。心よりお詫び申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーー
送信日時：20xx/x/x 13:00
差出人：△△
件名：○○
ーーーーーーーーーーーーー
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除していただけますと幸いです。また重ねて恐縮ではございますが、当該メールの削除後に、私のアドレスに削除が完了した旨ご一報いただきたく存じます。
私の確認不足により、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
同様の不手際が起こらないように、今後はメール送信の際のダブルチェックを徹底していくよう努めてまいります。
繰り返しになりますが、この度は誠に申し訳ありませんでした。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
本件に関するお問い合わせは、下記までお願い致します。
メールアドレス：○○
電話：○○○
担当：○○
本文に記載する内容を誤って送信した場合
件名：【お詫び】メール内容の誤りについて
株式会社○○ ○○部○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△でございます。先ほどお送りしました下記メールにつきまして、内容を誤った状態で送信してしまったものでございます。混乱を生じさせてしまい、大変申し訳ございません。
ーーーーーーーーーーーーー
送信日時：20xx/x/x 13:00
差出人：△△
件名：○○
ーーーーーーーーーーーーー
お手数をおかけし大変恐縮ではございますが、上記メールを削除していただけましたら幸いでございます。後ほど正しい内容のメールをお送りいたします。
私の確認不足により、お手数をおかけしてしまい心よりお詫び申し上げます。今後は同様のミスがないように十分注意してまいりますので、何卒ご容赦いただけますようよろしくお願い申し上げます。
繰り返しになりますが、この度は誠に申し訳ありませんでした。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
本件に関するお問い合わせは、下記までお願い致します。
メールアドレス：○○
電話：○○○
担当：○○
添付ファイルを誤って送信した場合
件名：【お詫び】メール添付ファイルの誤りについて
株式会社○○ ○○部○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△でございます。先ほどお送りしました下記メールに添付しておりました「ファイル名○○」は、誤って添付してしまったものでございます。誠に申し訳ございません。
ーーーーーーーーーーーーー
送信日時：20xx/x/x 13:00
差出人：△△
件名：○○
ファイル名：「○○」
ーーーーーーーーーーーーー
正しいファイルをこちらのメールに添付いたしましたので、お手数をおかけし大変恐縮ではございますが、上記ファイルを削除していただけますと幸いです。
私の確認不足により、お手数をおかけしてしまい心よりお詫び申し上げます。今後はメール送信前のファイルチェックを十分注意して行いますので、何卒ご容赦いただけますようよろしくお願い申し上げます。
本件に関するお問い合わせは、下記までお願い致します。
メールアドレス：○○
電話：○○○
担当：○○
いかがでしたか？メールの誤送信は企業の信頼にも関わる重大なミスであるため、迅速で丁寧なお詫びをする必要があります。今回紹介したポイントを参考にして、適切なお詫びを行いましょう。
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