会議におけるファシリテーターの役割とは｜求められる能力も解説

ファシリテーターという言葉をご存じでしょうか？ファシリテーターは、物事を円滑に遂行し目的を達成するために重要な役割として近年注目されています。
今回は、会議におけるファシリテーターの役割と求められるスキルを解説します。

会議におけるファシリテーターとは、中立的な立場で結論に到達させる進行役を担う人のこと

ファシリテーターとは、組織で物事を進める際に中立的な立場で会議などの進行を行い、よりよい結論へ導いていく役割を担う人のことです。

会議や研修において参加者の発言を引き出し、意見やアイデアをまとめます。さらに、参加者が考えを共有できているのかを確認し、最終的に会議や研修の目的に確実に導く役割を担います。

ファシリテーターと司会の違い

司会は、会議や研修などを進行する役割を担い、滞りなく進めることが求められます。ファシリテーターは参加者の意見を引き出す必要がある一方、司会はスムーズ進行を行うことが重要で意見を引き出す必要はありません。
ファシリテーターと司会は、参加者の意見を引き出す必要があるかどうかが大きな違いと言えます。

会議におけるファシリテーターの役割

会議の準備を行う

会議においてファシリテーターはまず、会議が円滑に進むよう前準備を行います。参加者が意見やアイデアを出しやすいように、事前に議題や研修内容を参加者に周知しておきます。また、会議におけるルールを確認し、参加者が遵守できるようサポートします。

発言を促し意見を引き出す

会議において参加者全員に多くの意見を出すよう促します。また、参加者の発言を否定したり遮ったりせずに最後まで聞き、頷いたり相槌を打ったりして参加者が話しやすい雰囲気を作ります。

全員が積極的に参加できるよう、特定の参加者のみ発言している場合や、批判的な意見が出た場合などは、中立な立場を取り会議を進行し多くの意見を吸い上げる必要があります。
例えば、「1のパターンだと●●のようなことが考えられますが、○○さんはどのように考えていますか？」「●●のような状況に陥った場合にはどうしますか？」「●●を想定して考えてみるのはいかがですか？」など、具体的な意見やアイデアが出しやすいような質問を投げかけましょう。

さらに、会議の内容から話が逸れた場合には軌道修正したり、会議の論点が参加者全員に伝わるようにサポートしたりすることも大切です。

意見を整理しまとめる

会議の終盤で、得られた意見やアイデアを整理し、まとめます。この時、ファシリテーターはあくまでサポートに徹し、参加者主導のもとで答えを導き出すことが重要です。そのためには、出された意見やアイデアを適時確認・整理し、参加者の意見が一致したことを確かめながら会議を進める必要があります。

最後に、会議の内容を簡潔に振り返り、参加者主導のもと出された答えに対して、今後どのようなアクションが必要なのかを認識し全体で共有しましょう。

ファシリテーターに求められる能力

傾聴力

ファシリテーターは、参加者のアイデアを引き出さなくてはなりません。そのためには、話しやすい雰囲気を作る傾聴力や、参加者の気持ちや会議の場の空気を読む力が必要とされます。

参加者の意見が出にくい場合には、意見喚起やアイデアが出やすいような質問を投げかける力も必要です。その1つの方法として、「ブレインストーミング」を用いて、自由な発言や意見交換を促し、新たなアイデアを生み出すことが挙げられます。

ブレインストーミングの詳細はこちらの記事をご参照ください。

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アイデアをまとめる能力

ファシリテーターには、参加者の意見を簡潔にまとめる能力が求められます。出されている意見やアイデアを客観的に見直し、必要であれば新たな発言を促します。これを繰り返して参加者の意見を引き出しながら、目的達成のために共通認識を形成する力が求められます。

時間を管理する能力

ファシリテーターには、会議や研修などの時間を管理する能力が求められます。タイムスケジュールを組み進捗状況を確認しながら、会議や研修を進めましょう。

会議の終了時間やディスカッションの時間を延ばさず時間内に終わらせることを意識すると、無駄な話し合いを防いで効率的に会議や研修を進められます。さらに、時間内での目的到達を意識すると、議論の質も上がります。