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ナレッジ共有とは?メリットや成功させるコツ、ツールの選び方を紹介

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ナレッジ共有は、業務の効率化やコスト削減に有効なプロセスです。しかし、実際にはどうすればいいか分からない、ということはありませんか?この記事では、ナレッジ共有のメリットや成功させるためのコツ、そしてナレッジ共有ツールの選び方を解説します。

ナレッジ共有とは、業務において必要な知識やノウハウを組織内で共有すること

ナレッジ(knowledge)は、直訳すると「知識」となります。ビジネスにおいては、単なる知識に加えて経験やテクニック、ノウハウも含めた意味合いで用いられます。

ナレッジ共有とは、このナレッジを組織内で共有することを意味します。業務においては、個人が持っている考え方やノウハウなどが成果をあげるのに重要である場合が多々あります。そういったナレッジを他の人でも活用できるよう、言葉や図式で表現し共有することで様々なメリットが得られるのです。

共有するナレッジの種類

共有するナレッジの種類としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 成功事例
    自社の成功事例を部署内や他部署に紹介します。過去の成功事例を参照できるようにします。
  • 専門知識
    特定のメンバーや専門家が持っている知識を共有します。これにより、その人に問い合わせることなく問題を解決できます。
  • 知的な資産
    汎用的なフレームワークなどの知的な資産を共有することで、組織全体の生産性を高めます。
  • 顧客情報
    顧客に関する情報を共有します。これにより、必要なアプローチを実行しやすくなり成果をあげられます。

ナレッジ共有を行うメリット

組織全体で業務を効率化できる

個人が持っている有用な知識を共有することで、他のメンバーもそれを活用して成果をあげられるようになり、組織全体で業務を効率化できます。また、業務に関わる情報を整理できるので、必要な情報を見つけるのにかかる時間を削減できます。

業務の属人化を避けられる

ナレッジが十分に共有されていないと、知識や経験がある特定のメンバーでしかその業務をこなせなくなってしまいます。その結果、その人が異動したり退職したりすると業務に支障をきたします。ナレッジ共有を行うことで特定のメンバーへの依存が避けられ、業務の属人化を防げます

人材育成や引き継ぎにかかるコストを削減できる

ナレッジ共有によって、個人が持っている知識やノウハウを蓄積しマニュアル化できます。こうして蓄積されたナレッジを新入社員の研修や引き継ぎに活用することで、それらにかかるコストを削減できます

ナレッジ共有を成功させるコツ

ナレッジ共有の担当者を決める

ナレッジ共有は幅広い範囲に関わるので、ナレッジ共有を社内に浸透させるためには専任の担当者を決めるのが効果的です。担当者はナレッジ共有が浸透しているかどうかを確認し、必要に応じて社員の意見などをもとに運用方法を改善します。

ナレッジ共有の目的を組織内で共有する

ナレッジ共有では組織全体にノウハウなどを伝えるため、特定の社員や部署だけでなく全ての社員にナレッジ共有の目的を伝えることが重要です。ナレッジ共有の実施手順に加えて、組織としての目標やナレッジ共有で得られるメリットを説明するとよいでしょう。

自社に適したナレッジ共有ツールを選ぶ

ナレッジ共有を効率的に行うには、ナレッジ共有ツールの導入が有効です。導入する目的や社員のITへの習熟度などをもとに適切なツールを選択しましょう。ナレッジ共有ツールへの書き込みと閲覧がスムーズにできると、手間を感じないのでナレッジ共有が自然と浸透していきます。

ナレッジ共有ツールを選ぶポイント

近年は、より効率的にナレッジを収集・整理できるナレッジ共有ツールが登場しています。ナレッジ共有ツールを導入する際は、使いやすさ、料金、セキュリティなどを考慮して決めましょう。

  • 使いやすさ・操作性
    ツールが使いにくいと組織内で浸透しませんし、ナレッジ共有を円滑に行えません。使いやすいツールを選ぶことで、ナレッジを書き込んだり閲覧したりする際の心理的ハードルを下げられます。組織のメンバーがどれくらいITに慣れているかも踏まえて考慮しましょう。
  • 料金
    ナレッジ共有ツールには、無料のオープン型と有料の月額型があります。無料だと初期投資は少なく済みますが、必要な機能が備わっていない場合もあります。一方、月額型だと、コストはかかってしまいますが十分に機能が備わっています。自社の規模や予算、必要な機能に応じて、適切なものを選びましょう
  • セキュリティ
    ナレッジ共有ツールには業務に関する情報を蓄積するため、それが外部に漏れてしまうと打撃を受けるおそれがあります。そのため、セキュリティがしっかりしているかも確認しましょう。また、必要なセキュリティは移り変わるので、サポートが提供されるかどうかにも着目します。

ナレッジ共有ツールの種類と具体例

社内SNS

社内SNSは、社員の間で利用できるビジネス用のSNSです。ナレッジ共有だけでなく、コミュニケーションの活性化も期待できます

社内SNSには、「Talknote」「Yammer」などがあります。

社内wiki

社内wikiとは社内版のWikipediaのようなもので、全社員が情報を書き込んだり、検索・閲覧したりできます

社内SNSとしては、「Qiita:Team」や「NotePM」などがあります。

オンラインストレージ

オンラインストレージでは、インターネット上でデータを保管・共有できます。データを一元管理できるのに加えて、パソコンだけでなくスマートフォンなどのデバイスでも閲覧できるのも便利です

オンラインストレージの具体例として、「Dropbox Business」「One Drive for Business」「Google Drive」などが挙げられます。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールとはマニュアルを作成できるソフトウェアのことです。手順に従うだけで簡単にマニュアルを作れるので、ナレッジ共有に対する心理的なハードルを下げられます

マニュアル作成ツールには、「Teachme Biz」「iTutor」「tebiki」などがあります。

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