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ナレッジマネジメントツールとは|利用するメリットや選ぶ際の注意点を紹介

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ナレッジマネジメントツールを利用したいけれど、どのツールが適しているか分からない方も多いかと思います。今回は、ナレッジマネジメントツールの機能・種類やメリット、選ぶ際の注意点を紹介します。

ナレッジマネジメントツールとは、知識やノウハウなどを組織内で共有するためのツールのこと

ナレッジマネジメント(Knowledge Management)とは、社員一人ひとりが蓄積してきた知識やノウハウなどを組織内で共有するための取り組みや概念のことです。知識やノウハウを効果的に共有し、社内のスキル向上につなげるためのツールがナレッジマネジメントツールと呼ばれるものです。

ナレッジマネジメントの詳細は、以下の記事をご参照ください。

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ナレッジマネジメントツールの代表的な機能

ナレッジマネジメントツールの代表的な機能には、以下のようなものがあります。

  • FAQ
    発生した質問に対して、社員同士が回答し合うための機能です。
  • ファイル共有
    ファイルを整理して共有できる機能です。
  • 検索機能
    高性能な検索エンジンを用いて、膨大なデータから必要な情報を見つけ出す機能です。
  • ナレッジ共有
    掲示板やメッセージを利用して、成功事例などのナレッジを共有できる機能です。
  • eラーニング
    社内で蓄積したナレッジを、eラーニングの教材として利用できる機能です。

ナレッジマネジメントツールの種類

ナレッジマネジメントツールは、用途に応じて使い分けることが必要です。ナレッジマネジメントツールの種類には、以下のようなものがあります。

  • 経営戦略策定型
    経営戦略を策定したり、経営判断を下したりするためのナレッジマネジメントツールです。
  • 業務改善型
    集まったナレッジを解析・検証し、類似事例に対しての改善点などを分析するためのナレッジマネジメントツールです。
  • 人材育成型
    優秀な社員が持つ知識やノウハウを集め、社員教育に利用するためのナレッジマネジメントツールです。
  • ヘルプデスク型
    社内でよくある質問に対してすぐに回答できるように、情報をデータ化し蓄積しておくためのナレッジマネジメントツールです。

ナレッジマネジメントツールを利用するメリット

業務の属人化が防げる

ナレッジマネジメントツールを利用すると、経験豊富な社員の知識やノウハウを社内で共有することができます。これにより業務の属人化を防ぐことができ、休職や異動・退職などの人員が入れ替わるタイミングでも引き継ぎを円滑に行えます。

業務効率が上がる

ナレッジマネジメントツールには、入力された膨大な量のナレッジを自動で整理する機能があります。そのため、ナレッジマネジメントツールを利用すると、蓄積されたナレッジを短時間で探すことができ業務効率が上がります。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際の注意点

誰にでも簡単に操作ができるか

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、社員全員が使いやすいツールかどうかを確認しましょう。ナレッジの登録作業や検索、共有などを誰でも簡単にできるかどうかが重要です。

使用目的に合っているか

ナレッジマネジメントツールは、種類によって搭載されている機能が異なります。自社にとって必要な機能が搭載されていることを確認しましょう。また、ナレッジマネジメントツールの機能が企業の規模や予算に見合っていることも大切です。

セキュリティ対策がしっかりしているか

社内で集めて蓄積したナレッジには機密情報が含まれている場合もあります。情報が外部に漏洩することがないよう、セキュリティ対策が施されているかを確認することが必要です。

おすすめのナレッジマネジメントツール

Confluence

(公式サイト:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Confluence(コンフルエンス)は、様々な社員が意見を交換できる「ソーシャル機能」などのナレッジマネジメントに必要な機能が搭載されています。社内共有チャットツールの「Slack」やファイル共有ツール「Google Drive」などと連携できる点も特徴です。

また、多数の海外企業に導入された実績や、業界の規格・規制に準拠している点など、データの安全性とコンプライアンスを確保している強みもあります。

Scrapbox

(公式サイト:https://scrapbox.io/

Scrapbox(スクラップボックス)は、基本的な検索機能やリンク機能に加えて、チーム内でリアルタイムに情報を共有できる機能を持ちます。また、複数人での同時編集機能や、タグ・リンクによる自動整理機能などもあります。

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