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来社のお礼メールを送る際のポイント｜状況別の文例も紹介
取引先や顧客に来社いただいた際には、感謝の気落ちを伝えるためにお礼のメールを送ることがビジネスでのマナーです。また、感謝の気持ちを伝えることで、相手との信頼関係や関係性の発展にもつながります。
今回は、来社のお礼メールを送る際のポイントと状況別の文例を紹介します。
目次
来社のお礼メールを送る際のポイント
来社の当日中にメールを送信する
来社のお礼メールを送る際は、来社の当日中、もしくは遅くても24時間以内に送信しましょう。取引先や顧客などへ、交通費や移動時間をかけて来社してくれたことへの感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。
件名は内容が一目で分かるよう簡潔にする
ビジネスパーソンは日々大量のメールを受け取ります。そのため、相手が一目見て内容が分かるように、メール本文を要約した簡潔な件名をつけましょう。
また、誰からのメールなのか件名を見て理解してもらうために、社名や名前を入れることも効果的です。そうすることで、相手は送り主を理解したうえでメールを開封するため、内容の理解も早く進みます。
来社に対する感謝の気持ちを最初に伝える
来社のお礼メールを送る際には、まず来社いただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。具体的には「お足元の悪い中、来社いただきありがとうございました」「暑い中、弊社までお越しくださりありがとうございました」など、当日の天候や状況を入れると具体性が増し、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
会話の内容をメールに盛り込む
メールの文面に、商談や打ち合わせ内容、当日の会話内容を盛り込むと感謝の気持ちが伝わりやすくなります。パターン化した文面でなく、相手の考えや人柄、参考になった情報・知識などを盛り込み丁寧な文章を作成しましょう。
宣伝や案内は控える
お礼メールでは、来社への感謝の気持ちを伝えることが1番の目的です。そのため、商品の宣伝や新商品の案内、業務連絡などはできる限り控えるべきです。どうしても必要な業務連絡を本文に記載しなければならない場合は、件名に「データ添付」「契約書添付」「〇〇のご案内添付」とつけるなど、その旨が分かるようにしましょう。
【状況別】来社のお礼メールの文例
取引先が挨拶で来社したとき
| 件名：ご来社いただいたお礼【●●株式会社 営業部●●】
株式会社〇〇〇〇 いつも大変お世話になっております。 本日はお足元の悪い中 〇〇様のお顔をご拝見でき、心より嬉しく存じます。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ●●株式会社 営業部 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
取引先が打ち合わせに来社したとき
| 件名：「ご来社いただいたお礼」と「打ち合わせデータ添付」
株式会社〇〇〇〇 いつも大変お世話になっております。 本日は、ご多忙にもかかわらず来社いただきまして、 〇〇様のご要望を率直にお聞きすることができ、 先ほどの打ち合わせのデータを添付しておりますので、 その他、ご不明な点やご質問などございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ●●株式会社 営業部 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
営業パーソンが来社したとき
| 件名：ご来社いただいたお礼【●●株式会社 営業部●● ●●】
株式会社〇〇〇〇 いつも大変お世話になっております。 本日はご多用中にもかかわらず いただきましたご提案は、とても勉強になるご意見でした。 〇〇様からご提案いただきました内容につきましては、 引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ●●株式会社 営業部 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
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