【徹底解説】KPI・KGIとは？成果を出すためのKPIの設定方法を紹介

ビジネスパーソンにとって、一度は聞いたことある「KPI」という言葉ですが、「KPIには、どのようなメリットがあって、どうやって設定すればいいのか分からない」という方も多いのではないでしょうか？

今回は、KPIの設定方法を紹介したいと思います。

KGIは、最終目標の達成度を測る指標

KPIについて理解するためには、先に「KGI」について把握しておく必要があります。KGI（Key Goal Indicator）とは、ビジネスの最終目標を達成することができたのかを計測する指標のことです。

KGIは企業単位で設定されることが多く、主に売上高や利益率、成約件数などが設定されます。

KPIは、最終目標までのプロセスの達成度を測る指標

KPI（Key Perfomance Indicator）とは、最終目標（KGI）までのプロセスの達成度を計測するための中間指標のことで、具体的な数値を用いて設定されます。チームや個人単位で設定されることが多く、クリック数や解約件数、サイト訪問者数などがKPIとして利用されます。

例えば「成約件数」をKGIとする場合、成約件数を伸ばすために必要な指標をKPIとして設定します。したがって、営業パーソンは「コール数」「商談数」などがKPIに、マーケターは「集客数」「リード獲得数」などがKPIになるでしょう。

KPIを設定するメリット

目標数値と現状の差を認識することができる

定量的な目標設定により、現状と目標の乖離（ギャップ）を認識できるようになります。また、現状と目標との差を定期的に計測することで、進捗状況を把握したうえで業務に取り組めます。

目標達成までのプロセスを細分化することで、具体的なタスクが明確になる

目標達成に必要な業務やタスクを明確にすることが可能です。KPIは最終目標までのプロセスの達成度を評価するため、設定する際には、目標達成までに必要なプロセスを細分化する必要があります。

例えば、法人営業部で「売上を伸ばす」という目標に対するKPIの一つに、「新規顧客の売上を伸ばす」と設定したとします。このKPI達成のためのプロセスを細分化すると、「コール数を増やす」や「商談率を高める」などが挙げられます。

このように、最終目標までのプロセスを細分化することで、業務レベルの具体的なタスクに落とし込むことができます。

タスクの優先順位が明確になる

メンバーが目標達成のためにすべきことを把握し、タスクの優先順位を決めることができます。KPI達成に向けて「誰がやるのか」「期限はいつまでなのか」など具体的に設定することで、タスクにすぐに取り掛かれる状況を作り出すことができます。

日々の業務では多くのタスクをこなさなければならず、その内いくつかには目標達成に向けて不要なものもあるでしょう。しかし、KPIを具体的に設定しておくことで、目標達成に必要なタスクや、タスクの優先度を見極められるため、目標達成を最短距離で目指せます。

KPIを設定する前に明確にしておくべき「KSF」とは

次に、KPIの設定方法の話に入る前に「KSF」について少し触れておきたいと思います。

KSF（Key Success Factor）とは、目標（KGI）を達成するための成功要因のことで、目標に達成するために必要な要素を指します。

KSFを洗い出すことでKPIが設定しやすくなる

例えば、「売上を伸ばす」ためには、どのような成功要因（＝KSF）が必要でしょうか？新規顧客を増やす場合であれば「低価格」が、既存顧客の売上を伸ばす場合であれば「リピート客への割引」や「接客の良さ」が考えられます。

このように、KSFを洗い出すことでKPIの設定時に役立てることができます。上記の例の「接客の良さ」に着目するのであれば、「問い合わせに〇分以内に対応する」などがKPIとして考えられます。

KPIは「SMART」に沿って設定する

KPIを設定する際には以下の5つのポイントがあり、それぞれの頭文字をとって「SMART」と呼ばれています。

• Specific
• Measurable
• Achievable
• Related
• Time-bound

それぞれについて詳しく紹介します。

Specific（明確性）

KPIは具体的に設定する必要があります。

漠然としたKPIを立ててしまうと、結局何をすればよいのかわかりません。しかし、「毎日テレアポの電話を20件掛ける」のように具体的なKPIを設定することで、行動に移すことができます。

Measurable（測定可能性）

KPIは定量的なデータを用いて設定する必要があります。

KPIを設定するときは「成約率を10%にする」のように数値を使って設定することで、現状とのギャップを把握することができますし、どれくらいまで達成できたのか判断することができます。

Achievable（達成可能性）

KPIを設定するときは「達成できるかできないか」、ある程度妥当性のあるものにしましょう。

仮に、非現実的なKPIを設定してしまうと達成する前から「無理だろう」と感じられてしまい、現場のモチベーションが下がるなど、失敗につながるおそれがあります。逆に、低すぎる目標だと簡単に達成できてしまい、KPIを設定する意味がなくなります。

したがって、ギリギリ達成できそうなKPIの設定が重要です。

Related（関連性）

最終目標であるKGIに関連しているものを設定する必要があります。

KPIを設定する上で重要なことは、「KPIを達成し続けることで最終目標を達成できるか」ということです。仮に、KPIを達成したところで最終目標まで近づくことができなければ、そのKPIに価値はありません。

前述したKSFをうまく活用することで、最終目標と関連するKPIを立てることができます。

Time-bound（期限）

KPIで設定したタスクを実行する期間を設定する必要があります。

「いつまでにKPIを達成すべきか」を明確にしておくことで、取り組むべき施策が変化します。例えば、「見込み客を1000人獲得する」というKPIを設定した場合でも、期限が1か月か半年かで、行うべき施策は変化するでしょう。