これだけ押さえれば怖くない！名刺交換の基本マナー

名刺交換は営業活動の入り口です。相手との信頼関係構築の第一歩となる名刺交換ですが、実は正確なやり方がわからないという方もいるのではないでしょうか。

今回は、名刺交換の目的と正しい方法について紹介します。

名刺交換の目的

自己紹介のため

名刺は、相手に自分の氏名、所属、役職といった情報を正確に伝える手段です。正しく名刺を渡すことで、自分に対する不審感を多少なりとも払拭できます。また、相手の情報を正確に知る手段でもあります。

連絡先を交換するため

名刺には、電話番号やメールアドレスといった連絡先が記載されています。名刺を交換しておくことで、ビジネスに一旦区切りがついてからも相手と連絡が取りやすくなります。新しいビジネスを始める際に連絡を取ることもできますし、反対に相手から声をかけてもらう場合も考えられます。

何気なく交換している名刺も、見方次第では宝の山となりうるのです。名刺を活用して人脈を広げていくと、新たなビジネスチャンスも生まれてきます。

ビジネスパーソンとしての常識を示すため

マナー通りに名刺交換をすることで、第一印象がよくなりその後のビジネスを進めやすくなります。反対に、正しく名刺交換ができないと、それだけでビジネスパーソンとしての信用を失い、せっかくのビジネスチャンスを不意にしてしまうおそれもあります。

名刺交換の方法

事前準備

名刺交換は挨拶とともに始まりますので、訪問先に到着したらいつでも交換できるよう、名刺入れを準備しておきましょう。

名刺交換は立って行います。最初の挨拶を交わした後は、交換しやすい場所に移動しましょう。このとき、テーブル越しに名刺交換をしないように注意しましょう。

1対1での名刺交換

名刺交換は、目下の人から目上の人に差し出すことが基本となります。そのため、自分が営業を行う立場の場合は、必ず自分から差し出しましょう。名刺は名刺入れの上に乗せ、両手で胸の高さに持ち、「社名」「部署名」「フルネーム」を省略せずに名乗り、軽く会釈をしながら差し出します。

万が一、先に目上の人に名刺を差し出された場合には、まずは慌てずに受け取りましょう。
受け取らないことは大変失礼に当たりますので、受け取ってから「申し遅れました」などと一言添えて差し出すとよいでしょう。名刺を受け取る際は、「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取ります。このとき、できる限り指が文字にかからないようにしましょう。

また、同時に受け渡しをする場合には、お互いに右手で差し出して左手で受け取ります。このとき、目上の人よりも若干低く差し出すことで謙虚さを示します。

相手の名前の読み方がわからない場合には、受け取ったタイミングで確認します。これ以降で読み方を聞き直すことは失礼に当たりますので、注意しましょう。

複数名同士での名刺交換

複数名同士で交換する場合には、地位が高い人同士から交換を始め、役職順に交換していきます。名刺は予め人数分を名刺入れから取り出しておきましょう。

例えば、相手：部長・係長/自社：課長・新入社員という状況で、こちらが営業を行う立場の場合は、以下の順番で交換します。

1. 先方の部長─自社の課長
2. 先方の部長─自社の新入社員
3. 先方の係長─自社の課長
4. 先方の係長─自社の新入社員

なお、実際には2と3は同時に行われます。交換する際は、目下である自社の社員が移動して受け渡しをします。

名刺交換後

頂いた名刺は、すぐには名刺入れにしまわず名刺入れの上に置いておきましょう。複数の相手と交換した場合には、最も役職が高い方の名刺を名刺入れの上に置き、残りは机の上に着席順に並べます。

名刺をしまうのは、商談等が終わったタイミングです。相手がしまうのに合わせ、さりげなく自分もしまうとよいでしょう。

名刺交換の注意点

名刺切れを避ける

名刺切れは大変失礼にあたるため、予め枚数を確認しておきます。常に10枚は入れておくとよいでしょう。

万が一、名刺を切らした状態で名刺交換をする場合には、「申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして」と素直に謝罪しましょう。そして、できる限り早く名刺を持って訪問するか、お詫び状とともに郵送しましょう。

名刺は名刺入れから出す

名刺はポケットや財布から出さず、必ず名刺入れから出します。名刺入れがない場合は、同僚から借りたり、近くの店で購入するなどして代用しましょう。

名刺入れは派手なものを避ける

名刺入れは無難なものが一番です。100円ショップで売っているようなプラスチックやアルミのものは避け、革製のものを使いましょう。色は、黒や茶、紺などで、デザインは無地のものがビジネスシーンに適しています。また、自分の名刺と頂いた名刺を分けられるため、ポケットが2つあるものが便利です。

きれいな名刺を渡す

汚れていたり、折れ曲がっている名刺を渡してはいけません。予備として手帳などに入れていた名刺を渡す場合は、一度確認してきれいなものを渡すようにします。

目の前で名刺に書き込みをしない

名刺は相手の顔ですので、目の前で書き込みをすることは失礼に当たります。相手のいない場所での書き込みは問題ありませんので、帰社後などに相手の特徴や会話の内容をメモしておくと、のちのち役立ちます。