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マニュアル作成ツールを導入するメリットとは|選定のポイントも紹介

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マニュアルを作成するためにツールの導入を考えているけれど、どのツールがよいのか分からず悩んでいませんか?
今回は、マニュアル作成ツールを利用するメリットや導入の際に確認するべきポイント、おすすめのツールを紹介します。

マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成・管理を助ける機能を持ったソフトウェアのこと

マニュアル作成ツールとは、業務上必要なマニュアルの作成や管理を助ける機能を持ったソフトウェアのことです。マニュアル作成ツールを使うことで、高品質なマニュアルの作成や作成時間の短縮ができるため、業務の効率化が図れます。さらに、マニュアルの作成だけでなく、作成後のマニュアル管理や共有が行えるツールもあります。

近年、働き方の多様化や新型コロナウィルスの流行によってテレワークが推進されています。これにより、生産性を保つためにもマニュアルの作成が重要視されています。

マニュアル作成ツールを利用するメリット

マニュアルのクオリティが一定に保てる

マニュアル作成ツールを利用することで、マニュアルのクオリティが一定に保てるというメリットがあります。マニュアル作成ツールに搭載されているフォーマットを利用すると、誰が作成してもマニュアルの様式を同じにすることができます。また、画像や動画が挿入できる機能を活用することで、より分かりやすいマニュアルの作成が可能です。

マニュアル作成にかかるコストが抑えられる

マニュアル作成ツールに搭載されているテンプレートを利用することで、効率的にマニュアルを作成できるため、コストが抑えられるというメリットがあります。テンプレートを利用すると、一からマニュアルを作成する必要がないため作成時間を大幅に短縮できるほか、作成者のスキルに関係なく質の高いマニュアルを作成できます。

情報を蓄積して共有できる

マニュアル作成ツールを利用することで、状況によって変化する情報を蓄積して共有できるというメリットもあります。マニュアルは一度作成して終わりではなく、状況に応じて改定しなければなりません。マニュアル作成ツールでは、情報がクラウド上に一括管理されているため、追加された内容の更新や共有が容易に行えます。

マニュアル作成ツールを導入する際に確認すべきポイント

マニュアルの形式や用途に合っているか

マニュアル作成ツールを導入する際には、作成したいマニュアルの形式や用途に合っているのかを確認しましょう。複雑な作業などは文章で伝えるよりも動画や画像で説明する方が伝わりやすい場合があります。この場合は、画像や動画マニュアルを作成できるツールを選ぶとよいでしょう。

また、作成したマニュアルを大人数で共有する必要がある場合には、オンラインに対応しているツールを選ぶなど、使用用途に合わせてツールを選びましょう。

マニュアル作成者が操作しやすいか

マニュアル作成時の操作性も、確認すべきポイントの一つです。画像や動画を作成できたり、QRコードを作成して共有できたりする機能もありますが、パソコン操作に慣れていない人にとっては扱いづらいおそれがあります。無料で利用できるトライアル期間などに、実際に必要な機能の操作性を確認するとよいでしょう。

マニュアル作成のサポート機能は万全か

マニュアル作成に関するサポート機能が万全かどうかを確認することも重要です。確認すべきサポートとして、操作方法に関するレクチャーや定期的な実践セミナーの有無、電話やメールでの問い合わせ体制の充実さなどが挙げられます。

マニュアル作成ツールを導入する際には、導入時のサポートやアフターケアなど、継続的なサポートが受けられるかどうかを確認しておくとよいでしょう。

おすすめのマニュアル作成ツール

Teachme Biz


(Teachme Biz公式サイト:https://biz.teachme.jp/?gclid=Cj0KCQiA3rKQBhCNARIsACUEW_Yc0pko3GxMEQmjbDgYxXtA2GlEorzt8aWciIpjZIq6TGgIhMHBGWMaAsMFEALw_wcB

株式会社スタディストが提供する「Teachme Biz」は、スマートフォンやタブレットで撮影した動画を切り出し、マニュアル化できるという点が特徴です。また、画像や動画に矢印やテキストを簡単に入れられるため、情報を視覚的に伝えられます。

COCOMITE(ココミテ)


(COCOMITE公式サイト:https://cocomite.konicaminolta.jp/

コニカミノルタ株式会社が提供する「COCOMITE(ココミテ)」は、基本のレイアウトに沿って情報を入力するだけで、マニュアルを作成することができます。また、最大5階層までフォルダが分けられ、フォルダごとにアクセス権限を設定することが可能です。

iTutor(アイチューター)


(iTutor公式サイト:https://itutor.jp/

株式会社ブルーポートが提供する「iTutor(アイチューター)」は、起動すればパソコンの画面を録画でき、操作説明が自動でテキスト化されるため、動画マニュアルを容易に作成できます。また、編集後のデータをMicrosoft Word、Microsoft Powerpoint、PDFなど様々な形式に変換し出力できる点も特徴です。

Axelute Document Assistant


(Axelute Document Assistant公式サイト:https://www.fujitsu.com/jp/solutions/business-technology/aow/document-assistant/

富士通株式会社が提供する「Axelute Document Assistant」は、キーボードやマウスの操作内容をスクリーンショットとともに記録し、フォーマットを統一化してドキュメントに出力する点が特徴です。また、キーボードやマウスで操作した内容をスクリーンショットとともに記録するため、作業を容易に記録できます。

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