ワークフローシステムとは｜比較する際のポイントや代表例を紹介

ワークフローシステムを選ぶ際に、どのような基準で比較すればよいか分からないといった困り事はありませんか。
今回は、ワークフローシステムを導入するメリットや比較する上で検討すべきポイント、代表例などを紹介します。

ワークフローシステムとは、申請書を電子化して効率的に作成・承認するためのシステムのこと

ワークフローは業務の一連の流れを指す言葉です。最近では、特に申請に関する業務の流れをワークフローと呼ぶことが多く、例えば稟議の場合、「担当者が稟議書の作成・申請→上司が承認・申請→部長が承認・申請→役員が承認」という流れになります。

ワークフローシステムは、このような業務フローで扱われる申請書を電子化し、作成・管理・承認といった業務を効率化するためのシステムです。また、ワークフローシステムを電子稟議システムと呼ぶこともあります。

ワークフローシステムの基本的な機能

ワークフローシステムでは、稟議書・見積依頼書・経費精算書・出張報告書・旅費精算書などの申請書を電子化します。そして、これらの申請書を作成したり、一つのデータベースで管理したりすることができます。

また、申請書ごとに承認者や承認時期といった詳細を記録でき、その申請書に関わる業務の履歴を見ることも可能です。そのほか、誰かが申請書を作成・承認した際に通知を送れるため、申請業務が放置されてしまうリスクも減らせます。

ワークフローシステムを導入するメリット

申請書に関わる業務を効率化できる

ワークフローシステムを導入すると、申請書や関わった社員などの情報を一元管理することができます。申請業務の履歴を取り出したいとき、瞬時に情報を見つけられるほか、申請書のステータスを把握できるため放置されていた際の早期発見につながり、業務にかかる手間を省けます。

また、ワークフローシステムを導入すれば申請業務が可視化されるため、現在の業務の無駄を削減できるメリットもあります。

内部統制の強化やコンプライアンスの遵守につながる

紙媒体による申請業務では、申請書の紛失や承認漏れといったリスクを伴います。これらは情報漏洩や金の流れの不透明性を引き起こしてしまうため、コンプライアンス違反につながる可能性もあります。

ワークフローシステムを導入すれば、申請書や金の流れを適切に管理できるため、内部統制が強固になるメリットも得られるでしょう。

ワークフローシステムを比較する際に確認すべき項目

自社の申請フローに対応しているか

まずは申請業務・フローを洗い出して、申請書の流れや関わる役職などを把握しましょう。申請業務を整理することは、ワークフローシステムを導入しない結論に至った場合でも無駄の発見につながるため、これを実施すること自体にも意味があります。

既存の申請書全てに対応しているか

申請書の一部のみをデジタル化してしまうと、紙媒体とデータが混在し、管理や抽出業務がかえって煩雑になります。そのため、現在扱う申請書全てに対応しているか、将来導入を検討している申請書も管理できるかどうかを確認しましょう。

一方で、一部の申請書が対応していない場合は、対応範囲を拡張できるワークフローシステムを選ぶことも検討しましょう。この場合、システムに詳しい人材が社内にいない際は、ノーコードのシステムを導入しましょう。

基本操作を誰でも簡単に行えるか

ワークフローシステムは、申請書を作成する現場の社員から、決裁権を持つ役員まで、幅広い年層の方が扱います。そのため、全社員が申請・確認・承認といった基本操作を容易に行えるシステムであるかどうかを確認しましょう。

ワークフローシステムの代表例

SmartDB

出典：「SmartDB」公式サイト（https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/）

株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」では、部門ごとの申請業務、および部門を跨ぐ申請業務を管理することができます。申請書とともに案件も管理できるデータベースを有することも特徴です。

また、ノーコードでの開発にも対応しているため、用途に合わせた管理を行えます。

楽々Workflow Ⅱ

出典：「楽々Workflow Ⅱ」公式サイト（https://www.sei-info.co.jp/workflow/）

住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Workflow Ⅱ」は、大規模かつ長期間の申請フローを扱うことができ、大企業に適したシステムです。グローバルな承認や決裁にも対応しています。

Create! Webフロー

出典：「Create! Webフロー」公式サイト（https://www.createwebflow.jp/）

インフォテック株式会社が提供する「Create! Webフロー」では、既存の申請フローをそのまま、ノーコードでデジタル化することができます。また、申請書のレイアウトも自由に作成できます。

X-point Cloud

出典：「X-point Cloud」公式サイト（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/）

株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」では、既存の申請フローや申請書をノーコードで作成することができます。また、スマホアプリにも対応しているため、ステータスを簡単に確認できる点も特徴です。