名刺を切らした際の対応方法とは？切らさないためのポイントも紹介

営業先で名刺を切らしていることに気づき、慌てた経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、名刺を切らした際の当日・後日の対応方法と切らさないためのポイントを紹介します。

【当日】名刺を切らした際の対応方法

名刺を切らしていることのお詫びを伝える

名刺を切らしていることに気づいた際は、まず名刺を切らしていることとそれに対するお詫びを伝えます。相手の目を見て「ただいま名刺を切らしております。申し訳ございません。」と正直に伝えましょう。

このとき、誠実な態度を取り落ち着いたトーンでお詫びを伝えることを意識しましょう。過度にへりくだり申し訳なさそうにし過ぎてしまうと、頼りない印象を与えてしまうおそれがあります。

口頭とメモで会社名・部署名を伝える

相手の名刺を受け取った後、名刺の代わりに口頭で「会社名」「氏名」「所属部署」を伝え、必要な情報をメモに書いて渡します。電話番号やメールアドレスなど聞き取り間違いが起こりやすい項目は、口頭で伝えずメモに書いて渡すとよいでしょう。このとき、「後日正式な名刺をお渡しいたします。」と一言断りを入れると丁寧な印象が与えられます。

後日送付してもいいか確認する

名刺を切らしており渡すことができない場合には、後日送付してもいいか確認をするのが一般的です。「後日名刺を送付させていただいてもよろしいでしょうか？」と相手にお伺いを立てるようにしましょう。

名刺を忘れた場合や支給されていない場合も、同じように対応する

名刺を持っているにもかかわらず持っていくのを忘れた場合や支給されていない場合も、切らしたときと同じように対応します。名刺を忘れてしまったことを正直に伝えてしまうと、忘れっぽい人だと思われ相手を不安にさせてしまうため、「忘れた」ではなく「切らした」を使いましょう。

また、新入社員や派遣社員、転職後間がなく名刺が支給されていない場合も基本的には切らしたときと同じ対応を取りましょう。「申し訳ございません。名刺を持っておらず本日名刺を交換することができません。後日、名刺ができ次第お渡しいたします。」などと伝えたあと、口頭で自己紹介します。

【後日】名刺を切らした際の対応方法

郵送する

後日名刺を送付することを了承してもらった場合、社内に名刺がある場合には基本的には帰社してすぐ名刺を郵送しましょう。また、名刺が手元にない場合は早急に名刺の手配をします。郵送する場合は名刺だけを送るのではなく、必ず送付状を付けて郵送します。名刺は送付状にクリップで留めておきましょう

以下は送付状の文例です。

株式会社○○ 営業部　○○様 いつもお世話になっております。 ●●株式会社　営業部の●●です。 先日はお忙しいところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 当方の不手際により名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。 あらためて名刺をお送りさせていただきますので、ご確認いただけますと幸いです。 今後とも、何卒よろしくお願いいたします。 ●●株式会社 営業部●●

メールで名刺情報を送る

メールで名刺を送る際にも、お詫びとともに名刺情報やデジタル名刺を送信します。メールを送る際は当日中、遅くても翌日には送信しましょう。ただし、相手が紙の名刺の場合や役職が上の場合などは、後日紙の名刺も手渡しか郵送でお渡しします。

以下はお詫びメールの文例です。

件名：名刺送付のご案内 株式会社○○ 営業部　○○様 本日はお忙しいところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 ●●株式会社　営業部の●●です。 先ほどは、当方の不手際により名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。 デジタル名刺を添付させていただきますので、ご確認いただければ幸いです。 何かございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後とも、よろしくお願いいたします。 ●●株式会社 営業部●● ─────────────────────────── 〒000-0000　京都府京都市0-0-0 TEL：075-000-0000/FAX：075-000-0000 Email：▲▲@xxx.co.jp URL：http://▲▲.co.jp/ ───────────────────────────

直接名刺を届ける

相手の会社が近隣の場合や、近くに立ち寄る際には、訪問して直接名刺を届ける場合もあります。このとき、事前のアポイントはとらずに訪問するのが一般的です。あらかじめお詫びを記したカードを用意しておき、相手が不在だった場合には名刺と一緒に渡しましょう。

次回会うときに渡す

相手が次回会うときに名刺を手渡して欲しいと返答した場合は、次回お詫びの言葉とともに名刺を渡しましょう。ただし時間が空きすぎるとビジネスチャンスを逃すおそれがあるため、注意が必要です。

名刺を切らさないためのポイント

名刺入れに多めに入れておく

名刺を切らさないためには、名刺入れにいつも多めに名刺を入れておきましょう。基本的には10〜20枚程度入れておくとよいですが、人に会うことの多い人は40〜50枚ほど入れておけば、すぐに切れる心配はありません。名刺入れの厚みを確認し、減ってきた際には補充する習慣をつけておきましょう。

普段持ち歩くビジネスバッグなどにも、数枚名刺を入れておく

常に持ち歩くものに3〜4枚程度名刺を入れておくと、予備として使用できます。普段持ち歩いているビジネスバッグや財布、手帳などに入れておくのがよいでしょう。

名刺の枚数を事前にチェックし、前もって発注しておく

名刺を切らさないためには、普段から名刺の残りを確認する習慣をつけるようにしましょう。また、名刺が少ない場合には上司に報告し発注しなければなりません。名刺は社内での発注の取りまとめや業者の都合により、手元に届くまで時間がかかる場合もあるため、早めに報告するようにしましょう。