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ペーパーレス化によるデメリットや、失敗しないためのポイントを紹介

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最近では、書類などを電子データ化して管理を行う、ペーパーレス化が進んでいます。この記事では、ペーパーレス化の概要や推進される背景、メリット・デメリットなどを紹介します。

ペーパーレス化とは資料などを電子化して管理し、紙の使用を削減する取り組みのこと

ペーパーレス化とはオフィスなどで使用する資料を電子化して管理し、紙の使用量を削減する取り組みを指します。

ペーパーレス化が推進される背景

ペーパーレス化が推進される背景には、2015年9月に国連サミットで採択された「持続可能な開発目標」があります。持続可能な開発目標は別名「SDGs:Sustainable Development Goals」と呼ばれており、貧困や環境などに関して達成すべき17の目標と169のターゲットを定めたものです。

SDGsの目標とペーパーレス化の関連が深いものとして、「12:つくる責任 つかう責任」「13:気候変動に具体的な対策を」「15:陸の豊かさも守ろう」があります。

紙を使用せず電子データで取り扱うことで業務の生産性の向上や、テレワークの推進など仕事のしやすい環境づくりが可能になります。また、ペーパーレス化の推進は木々の保護にも繋がります。こういったSDGsの策定などにより、ペーパーレス化が推進されています。

SDGsについて解説した記事もございますので、あわせてご覧ください。

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ペーパーレス化を進めるメリット

印刷や郵送にかかるコストの削減

ペーパーレス化によって紙を使用しなくなるため、印刷や郵送にかかるコストを削減できます。具体的には用紙代やトナー代、プリンター代などのほか、郵送の際の費用や宛名貼りといった事務作業の削減にも繋がります。

業務の効率化

紙を使用せず電子データで書類などを扱うため、業務の効率化に繋がります。書類の検索の際にはキーワードを入力するだけでファイルを探すことが可能なほか、書類を管理するために必要なバインダーに閉じたりファイリングしたりする必要もなくなります。

また、電子データはパソコンやスマートフォンなどネット環境があればアクセスが可能であるため、現地まで書類を見に行く必要もなく、余計な手間を削減できます

セキュリティの強化

書類を紙で扱う場合、保管場所に鍵をかけるなどのセキュリティ対策が必要かつ、継続的に行わなければなりません。また、保存していたとしても不注意によって破損してしまったり、最悪の場合書類が消失することも考えられます。

書類を電子データで扱う際は、データにパスワードや保護機能を設定することで、ファイルの改ざん等を防止できます。また、データをクラウドに保存すれば、バックアップの復元も容易なほか、人的ミスや災害などによる書類の消失を防げます。

企業イメージの向上

現代ではSDGsの策定など、持続可能な社会への注目が高まっています。企業は「CSR(企業の社会的責任)」を果たすことを求められており、ペーパーレス化の推進を通じてSDGsへの積極的な取り組みをアピールでき、企業イメージの向上に繋がります

ペーパーレス化によるデメリット

導入コストがかかる

ペーパーレス化を進め、これまでと変わらず業務を行うためには環境の整備が必要不可欠です。具体的には、書類を管理するための新しいシステムや、書類の閲覧にあたってPC用のモニターやデバイスなどの導入が必要であるため、コストがかかります

資料の視認性が低下する

資料を紙ではなくPCなどのデバイス上で閲覧するため、拡大して表示はできるものの資料の全体像を掴むのは難しいというデメリットがあります。特に、字の細かい書類や大判サイズの書類などは、画面のサイズ上そのままでは見づらいため、視認性が低くなるおそれがあります。

視認性の低下を回避するためにも、デュアルモニターの導入などを行い、資料を閲覧できる面積を広げることが重要です。

機器やシステムの故障の影響を受ける

書類を電子化して扱うため、データを保管するサーバーやシステムが故障した場合に閲覧できなくなるなどの影響を受けます。また、データの一部が破損したり、最悪の場合データが消失するおそれもあります。

社員にITリテラシーが求められる

電子データを扱う上では、社員にITリテラシーが求められます。ITリテラシーとは、ネットワークやセキュリティなど、ITに関するものを理解したり適切に利用したりする能力を指します。ペーパーレス用のシステムやツールを導入するため、ITリテラシーが低いとなかなか操作に慣れずに使いこなせないことも起こりえます。

また、ITリテラシーが低い社員が機密性の高い情報などを取り扱うと、情報漏えいなどのセキュリティ面でのリスクが増加するため、社員のITリテラシーを高める取り組みを行う必要があります。

ペーパーレス化を失敗しないためのポイント

ペーパーレス化を進める意義や目的を定める

まずは、ペーパーレス化を進める意義や目的を定めましょう。業務の効率化や書類の管理などにかかるコストの削減、情報のアクセスしやすさを向上させるなど、目的を明確に定めそれに合ったシステムや機器の導入を行いましょう。

ペーパーレス化する書類の範囲を明確にする

ペーパーレス化を進める際には、電子データで保存する書類と紙で保存する書類をあらかじめ明確にしておくことが大切です。最初から全ての書類を電子化しようとしてしまうと、データ化するための作業量が膨大になり、他の業務に支障をきたすおそれがあります。

また、これまで紙で使用していた書類や資料がいきなり電子化した場合、視認性の悪化による業務効率の低下なども危惧されます。

段階的に進める

最初から企業全体でペーパーレス化を進めるのではなく、部署単位などの小さな単位からペーパーレス化を進めましょう。いきなり全社で導入するとシステムへの不慣れさから業務効率が低下したり、社員の負担が増えたりする可能性があります。

目的に合ったツールやシステムを導入する

ペーパーレス化を支援するツールやシステムは多数存在するため、自社のペーパーレス化の目的に合致したものを導入することが重要です。目的に合致したものではない場合や操作が複雑で使いこなせない場合には、ペーパーレス化が十分に進まずに無駄になる可能性があります。

システムの機能や使いやすさなどを十分に吟味し、目的にあったものを導入しましょう。

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