ビジネスメールの基本的な文末の「結び」「締め」の書き方

ビジネスメールは文末の「結び」「締め方」によって、メール全体の良し悪しが決まるといっても過言ではありません。文面上でも気持ちのよいコミュニケーションが取れるよう、目的に沿った言葉で締めましょう。

今回は、ビジネスメールの締め方について例を挙げて紹介します！

覚えておくべき締め方のコツ

「取り急ぎ」は使わないのが無難

ビジネスメールの文末に「取り急ぎ」という言葉をよく見かけることがあります。
しかし、「取り急ぎ」という言葉は「準備などが不十分だが、急いで連絡を取りたい」という意味のため、失礼に当たることがあります。上司や取引先などのメールには使用しないのが無難です。

使用しないのが無難とされますが、上司や取引先に「取り急ぎ」という意思を伝えたい際は
「取り急ぎ」を「まずは」に言い換えれば言葉が柔らかくなります。

• 取り急ぎ、メールにて失礼します。
  →まずは、メールにて失礼します。

このように、「取り急ぎ」というフレーズの使用には注意が必要です。

冒頭と締めの言葉に一貫性を持たせる

冒頭は丁寧で締めがカジュアル、冒頭はカジュアルで締めが丁寧など、冒頭と締めの言葉に一貫性が無いと、ビジネスパーソンとしての常識に欠けると思われかねません。冒頭と締めの言葉の丁寧さには一貫性を持たせるようにしましょう。

• 冒頭が「お疲れ様です」の場合
  →カジュアルな言葉遣いなので、締めも「よろしくお願いします。」などで統一する
• 冒頭が「いつもお心遣いいただき、誠にありがとうございます」の場合
  →丁寧な言葉遣いなので、締めも「何卒よろしくお願いいたします。」などで統一する

クッション言葉を用いる

クッション言葉とは相手に対し、依頼や催促をする際に文頭で使う「お忙しいところ恐縮ですが」や「お手数をおかけしますが」などの言葉です。クッション言葉で相手への配慮を表現することで、文面上での気持ちのよいコミュニケーションが可能になります。

この一言があるだけでお願いの内容は同じでも受け取った際の印象は変わるので、積極的に活用していきましょう。

シチュエーション別の締め方

基本的なフレーズ

まずは、どのようなメールでも使用できる基本のフレーズを紹介します。
基本的なフレーズは「よろしくお願いいたします。」という言葉です。お礼や報告など内容を問わず、使用することができます。

• 今後ともよろしくお願いいたします。
• お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

「お願いします」＜「お願いいたします」＜「お願い申し上げます」
という順番で丁寧度は上がっていきます。相手によって使い分けることも有効です。

依頼や問い合わせのフレーズ

メール本文で何かを依頼する際の文末は「よろしくお願いいたします。」のフレーズを基本的に使用することができます。

• お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
• お力添えのほど、よろしくお願いいたします。
• 大変お手数ではございますが、ご返信のほどよろしくお願いいたします。
• ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。
• ご検討の上、10月23日（水）17時までに、ご返答いただきますようお願い申し上げます。
• 前向きにご検討いただければ幸いです。

相手の時間をいただいて何かをしてもらうわけですから、「お手数をおかけしますが」や「お忙しいところ」など相手を思いやる言葉を入れることを意識しましょう。また、用件と期限を入れることで、後のトラブルを避けることができます。

催促するフレーズ

依頼や問い合わせを行った後、相手の連絡がない場合には催促をしなければなりません。その際に使用できるフレーズです。

• お忙しいとは存じますが、ご連絡いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。
• ご多用のところ大変申し訳ありませんが、至急ご一報いただけますようよろしくお願い申し上げます。

依頼や問い合わせのフレーズ同様に、相手を思いやる「お忙しいとは存じますが」や「ご多用のところ」などを入れ、表現を柔らかくさせることをオススメします。

返信不要のフレーズ

返信が不要な重要度の高くないメールは、相手に返信不要を伝えることで手間を減らすことができます。

• 特に問題がなければ、ご返信は無用です。
• なお、ご返信は不要です。
• では、またこちらからご連絡いたします。
• ご返信は不要ですので、何か不都合がございましたらご連絡くださいませ。

謝罪やお詫びのフレーズ

メール本文で謝罪などを入れますが、締めで改めて謝罪やお詫びの気持ちを伝えることが大切です。そのようなシチュエーションで使用できるフレーズです。

• 多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
• 心よりお詫び申し上げます。
• この度は大変申し訳ございませんでした。

「心より」「誠に」などを付け加えることで、丁寧な印象を与えます。

断りのフレーズ

相手からの依頼に対し、条件が合わないなどの理由で断る際に使用できるフレーズです。

• 誠に申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
• ご期待に沿えず申し訳ございません。
• ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
• またの機会がございましたら、よろしくお願いいたします。

「またの機会が～」のフレーズは、今回は断ることになってしまったものの今後取引等を行う可能性がある場合などに使用できます。

了承を求めるフレーズ

相手に納得してほしい場合など、了承を得たい際に使用できるフレーズです。

• 何卒ご了承くださいませ。
• ご了承のほどお願い申し上げます。

了承をすることを相手に強制しているようなニュアンスに取られる場合もあるので、目上の人に使うのはやめておきましょう。

感謝や愛顧のフレーズ

上司や取引先にメールで感謝を伝える際に使用できるフレーズです。

• 本当にありがとうございました。
• 心より感謝申し上げます。
• 厚く御礼申し上げます。
• 今後ともご指導よろしくお願いいたします。
• ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
• 本当にありがとうございました。今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
• 今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

上司などには感謝のフレーズの後に「今後ともご指導よろしくお願いいたします」などを加えることで良い印象を与えます。取引先など今後も関係が続く場合は、後ろに「今後ともご愛顧のほどよろしくお願いいたします。」などのフレーズをつけることも有効です。

季節に合った締めで丁寧度アップ

ビジネスメールには季節に合った文末や締め方もあります。これらを使用することで、表現に幅が出ます。

• 年度の変わり目でお忙しい時期かとは存じますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
• 梅雨が長引いております。体調には気をつけてお過ごしください。
• 蒸し暑い日が続いておりますが、どうかくれぐれもご自愛ください。
• 寒暖差が激しい日々が続きますが、体調を崩さぬようお過ごしください。
• 年末でお忙しいと存じますが、よろしくお願いいたします。
• 本年は大変お世話になりました。どうぞ、来年もよろしくお願い申し上げます。

 

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