ビジネスメール【書き出し・冒頭】のマナーとシーン別の例を紹介！

ビジネスメールの書き出しは、相手が本文中で一番最初に目にする重要な部分であり、言葉によっては、全体の良し悪しに影響します。マナーを守ったビジネスメールを送り、良い第一印象を与えましょう。

今回は、ビジネスメールの書き出し・冒頭について例を挙げながら紹介します。

書き出しの構成にはマナーがある

基本的な構成は、宛名→挨拶→名乗り

ビジネスメールの書き出しにはルールがあります。基本的な構成は「宛名→挨拶→名乗り」です。

まず、誰に宛ててのメールか明確にするため相手の宛名を示します。万が一、送り先が間違っていた場合にも、相手がすぐ間違いに気付くことができるため有効です。次に挨拶のフレーズを書いたあと、自分が何者であるかを名乗ります。挨拶のフレーズについては記事の後半で説明します。

この流れはメールだけでなく、電話でも通用するマナーです。例を挙げるので、参考にしてみてください。

株式会社〇〇（宛名） 営業部　部長　△△△△様 いつもお世話になっております。（挨拶） 株式会社□□　営業部　××です。（名乗り）

宛名の順番は、会社名→部署名→役職名→名前

宛名にも構成の順番があります。基本的な形は「会社名→部署名→役職名→名前」です。名前はフルネームのほうが丁寧な印象を与えます。また、何度もやり取りを行う相手などは「さん」付けに変更したり、部署名および役職名を省く場合もあります。なお、担当者名が不明の場合は、「ご担当者様」を使用しましょう。

株式会社〇〇 営業部　部長　△△△△様 株式会社〇〇 営業部　△△さん

 

また、組織全体に送る場合は「御中」や「各位」も使用できます。「御中」は組織や部署など団体に宛てる際に使用します。個人を特定することなく、その組織の中であれば誰でも良いので確認してほしいという際に有効です。また「各位」は複数の人を対象とし、それぞれを敬う際に使用することが可能です。

株式会社〇〇　営業部　ご担当者様 株式会社〇〇　営業部御中 社員各位 お客様各位

拝啓・敬具と時候の挨拶は不要

手紙では「拝啓」「敬具」などの頭語・結語や、季節に応じた話題を述べる時候の挨拶を入れるのがマナーですが、ビジネスメールの書き出しでは原則省略します。その代わり、常日頃の感謝を伝える意味合いで「いつもお世話になっております。」などの挨拶を入れます。

感謝や謝罪の言葉を添えると丁寧

感謝や謝罪などが本題ではないビジネスメールを送る際にも、日頃の感謝や心遣いなどを表す一言を添えると丁寧な印象を与えることができます。実際に使用できるフレーズを以下に記載するので参考にしてみてください。

【相手別】基本の書き出し・冒頭

挨拶は社内の人や社外の人など、相手に合ったものを選ぶのがマナーです。例を挙げて見ていきましょう。

社内メールは「お疲れ様です」が基本

社内メールはシチュエーションを問わず「お疲れ様です」から始めることが基本です。朝いちばんに出すメールであれば「おはようございます」を使用しても構いません。

間違えの例としてよく挙げられるのが、「ご苦労様です」というフレーズです。これは目上から目下に対して使われる言葉のため、使わないのが無難です。

社外へのメールの基本的フレーズ

取引先など社外へのメールで使われる基本的な書き出しフレーズです。相手との関係性や状況によって使い分ける必要があります。

いつもお世話になっております。 いつもご利用ありがとうございます。 いつもお気遣いいただき、誠にありがとうございます。 日頃よりご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。

初めて連絡する相手に使用するフレーズ

新しい取引先など、初めてビジネスメールを送る際には書き出しの印象は特に重要です。以下のフレーズを参考にしてみてください。

初めてご連絡いたします。 初めてメールを差し上げます。 突然のご連絡失礼いたします。 突然のメールをお送りして、大変申し訳ありません。 お忙しいところ、突然のメールをお許しください。

相手が初回のメールだと理解できるようなフレーズや、突然の連絡を詫びるフレーズをつけることが大切です。「はじめまして」のみではカジュアルな印象を与えるので避けましょう。また、その後の名乗りも比較的丁寧に書くとよいでしょう。

久しぶりに連絡する相手に使用するフレーズ

「はじめまして」と同様に、「お久しぶりです」もややカジュアルな印象を与えます。「ご無沙汰しております」といったフレーズを使用しましょう。

ご無沙汰しております。 ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。 大変ご無沙汰をいたしまして、申し訳ございません。 〇〇の際にお会いして以来、大変ご無沙汰しております。

「〇〇の際に～」と書き添えると、いつ会ったのかを相手に思い出させることができるので、より親切な印象を与えます。

【シチュエーション別】書き出し・冒頭

挨拶は相手の他に、シチュエーションに合ったものを選ぶことも重要です。こちらに関しても例を挙げて見ていきましょう。

返信があった際に使用できるフレーズ

相手からメールの返信があった際に使用できるフレーズです。状況毎に適切に使い分けましょう。

ご連絡ありがとうございます。 早速のご連絡ありがとうございます。 迅速なご対応、ありがとうございます。

何度もやり取りする際に使用するフレーズ

相手と1日に何度もメールをやり取りすることもあります。毎回「いつもお世話になっております」と書き出し始めるのではなく、状況に応じたフレーズを使用しましょう。

度々失礼いたします。 何度も申し訳ございません。

電話でやり取りした後に使用するフレーズ

電話でやり取りをした後に追加で伝えたいことがあった場合や、不在でつながらなかった場合に送るメールで使用できるフレーズです。

先ほどはお電話にて失礼いたしました。 先日は貴重なお時間を頂戴いたしまして、ありがとうございました。 ご不在でしたので、メールにてご連絡いたします。

依頼や確認の際に使用するフレーズ

相手に依頼や確認をする際に送るメールでは、最初にその旨を伝えることがポイントです。

先日の〇〇の件でご相談させていただきたく、ご連絡をいたしました。 本日は〇〇の件を確認させていただきたいのですが、よろしいでしょうか。 〇日にお送りいただいた〇〇の件に関して、確認したい点がございます。 先日お送りしました〇〇はご確認いただけたでしょうか。

謝罪の際に使用するフレーズ

謝罪のメールも、依頼や確認のメール同様、冒頭で謝罪の旨を伝えることがポイントです。謝罪の際に使用できるフレーズは以下の通りです。

この度は〇〇の件で多大なるご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。 この度は弊社の不手際で、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

英語のメールを送る際に用いるフレーズ

グローバル化に伴い、近年では英語でメールを送る機会も増えてきました。英語での書き出しもしっかりと押さえておきましょう。

I have some questions about ～. ～について質問があります。 Thank you for contacting us. ご連絡ありがとうございます。 I am writing to ask you to ～ この度は～して頂きたいと思い、ご連絡いたしました。 I would like to confirm ～ ～の確認をさせて頂きたく存じます。