【シーン別】お礼・感謝を伝えるビジネスメールの書き方を紹介！

ビジネスの様々な場面でお礼メールは必要不可欠です。タイミングや件名などを工夫することで、相手方との関係性をより良いものにできます。

今回はビジネスにおけるお礼メールのポイントや、シチュエーション別の例をご紹介します。

お礼メールに関する３つのポイント

送付するタイミングは「24時間以内」に

お礼メールはなるべく早めに送ることが良いとされています。原則「24時間以内」に送信するようにしましょう。午前中の出来事に対するお礼メールはその日の夕方までに、午後の出来事に対するお礼メールは翌日の午前中までにお礼メールを送るようにします。相手の記憶が新しい間に送ることで、印象も良くなり、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

件名は一目でお礼メールと理解できるように

相手は1日に多くのビジネスメールを受信します。そのため、件名は一目でわかりやすく書くことがマナーです。それはお礼メールでも変わりません。
悪い例として「本日はありがとうございました」という件名があります。これでは、どの案件についての話なのか一目で判断ができません。「〇〇の打ち合わせについてのお礼」などと具体的に明示しましょう。さらに、相手に用件を思い出させるためにも、件名に自分の会社名と名前を入れることもおすすめです。

昨日のお食事のお礼 〇〇の打ち合わせのお礼【株式会社◇◇・××】

他の用件と混同しない

ビジネスメールは、1メールに1案件が基本です。お礼メールに他の用件に関する質問などを加えると、内容が複数になり読みづらくなります。また、お礼の印象が薄れてしまうおそれもあります。どうしても別の案件を送りたい場合は、「別件にて、改めてメールをお送りいたします」などの一文を加えメールを分けることで、丁寧な印象を与えられます。

シチュエーション別のお礼メール例

訪問・打ち合わせのお礼

件名：〇〇の打ち合わせについてのお礼 株式会社×× 営業部　部長　××様 お世話になっております。 本日、〇〇についての打ち合わせをさせていただきました 株式会社△△の△△と申します。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 弊社がご提案させていただきました〇〇について、 ××様よりご指摘いただいた点を踏まえ、改めて社内で検討し、お伝えします。 他に何か気になる点がございましたら、ご連絡くださいませ。 今後ともよろしくお願い申し上げます。

時間を割いて対応していただいた、という感謝が伝わるよう、簡潔に文章を作成しましょう。

また、アポイントなく急に訪問する場合もあります。その際のお礼メールには、「本日は突然の訪問にも関わらず、貴重なお時間をいただき厚く御礼申し上げます」など、突然の訪問に対する謝罪の言葉を加えると良いでしょう。

来社された際のお礼

件名：ご来社いただいたお礼 株式会社×× 営業部　部長　××様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の△△です。 本日はご多忙の中、弊社までお越しくださり心より感謝申し上げます。 貴社の〇〇についての取り組みを伺い、大変勉強になりました。 今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。

来社していただいたお礼と共に、打ち合わせ内容などの会話に触れる言葉を加えることもおすすめします。

会食など食事のお礼

件名：昨日の食事会のお礼／株式会社△△・△△ 株式会社×× 営業部　部長　××様 平素より大変お世話になっております。 株式会社△△の△△です。 昨日は食事会にお招きいただき、ありがとうございました。 普段お聞きすることのないお話も伺え、弊社にとっても大変参考になりました。 機会がございましたら、ぜひお返しなどさせていただければと思います。 今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

上記の例は、食事会を受けた場合です。会話の内容や心に残ったことなどをメールの本文に加えると、より良い印象を与えられます。

また、会食などは自分が招く場合もあります。招いた場合のお礼メールでは「お忙しいところ、参加いただきありがとうございました。」「遅くまでお付き合いいただき、誠にありがとうございました。」などの言葉を添えると良いでしょう。

契約・注文された際のお礼

件名：「〇〇」ご契約のお礼／株式会社△△・△△ 株式会社×× 営業部　部長　××様 日頃より大変お世話になっております。 株式会社△△の△△です。 この度は、弊社商品の「〇〇」をご契約いただき、誠にありがとうございます。 ご注文いただきました「〇〇」はご指定いただいた日時に納品いたします。 今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。 なお、ご不明な点などございましたらお気軽にお申し付けくださいませ。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

契約や注文を受けたということは、相手とこれからも連絡が続きます。契約後の流れや注文内容の詳細などを加えて記載すると、丁寧な印象を与えられます。

上司へのお礼

件名：打ち合わせのお礼 ××部長 お疲れ様です。 △△です。 本日はお忙しい中、〇〇の打ち合わせに貴重なお時間をいただきありがとうございました。 部長からのご意見をもとに、再度話し合い今後の改善に努めて参ります。 引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

上司へのお礼メールは様々なシチュエーションがあります。上記は打ち合わせについてですが、営業同行やアドバイスおよび食事のお礼など、シチュエーションに合わせた文章を作成しましょう。

また、直属の上司や近くにいる場合は、メールではなく直接お礼を行ったほうが丁寧ですので、近くにいない場合やフロアが違う場合などにお礼メールを送信するようにしましょう。

社内で協力してもらった際のお礼

件名：〇〇のご協力のお礼 企画部各位 お疲れ様です。 営業部の△△です。 この度は〇〇につきまして、お忙しい中、ご協力をいただき誠にありがとうございました。 おかげさまで、目標の〇〇を達成することができました。 皆様のお力添えによるものと感謝申し上げます。 今後もご協力をお願いする機会もあるかと存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

社内の関連部署などへのお礼メールは、お礼の後に協力によってどのように仕事が動いたのかなど詳細に記載しましょう。