ビジネスメール

【シーン別】お礼・感謝を伝えるビジネスメールの書き方を紹介!

ビジネスの様々な場面で「お礼メール」は必要不可欠です。タイミングや件名などを工夫することで、相手方との関係性をより良くすることができます。そのため、シチュエーションに合ったお礼メールを送付しましょう。

今回はビジネスで使用する「お礼メール」の書き方についてポイントを踏まえた上で、シチュエーション別にご紹介します!

 

お礼メールに関する3つのポイント

送付するタイミングは「24時間以内」に

お礼メールはなるべく早めに送ることが良いとされています。それも「24時間以内」に原則送りましょう。午前中に行われたものはその日の夕方までに送り、午後に行われたものは翌日の午前中までにお礼メールを送るようにしましょう。相手の記憶が新しい間に送ることで、印象も良くなり、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

件名は一目で「お礼メール」と理解できるように

相手は1日に多くのビジネスメールを受信します。そのため、件名は一目でわかりやすく書くことがマナーです。それはお礼メールでも変わりません。
悪い例に「本日はありがとうございました。」という件名があります。これでは、どの案件についての話なのか一目で判断することができません。「〇〇の打ち合わせについてのお礼」などと具体的に明示することが望ましいでしょう。さらに、相手に用件を思い出させるためにも、件名に自分の会社名と名前を入れることもオススメです。

  • 昨日のお食事のお礼
  • 〇〇の打ち合わせのお礼【株式会社◇◇・××】

他の用件と混同しない

ビジネスメールは、1メールに1案件が基本です。お礼メールに他の用件に関する質問などを加えると、内容が複数となり読みづらくなります。また、お礼の印象が薄れてしまう可能性もあります。どうしても、別の案件を送りたい場合は「別件にて、改めてメールをお送りいたします。」などの一文を加え、メールを分けることで丁寧な印象を与えることができます。

 

シチュエーション別のお礼メール例

訪問、打ち合わせのお礼

件名:〇〇の打ち合わせについてのお礼

株式会社××
営業部 部長 ~~様

お世話になっております。

本日、〇〇についての打ち合わせをさせていただきました
株式会社◇◇の△△と申します。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

弊社がご提案させていただきました〇〇について、
~~様よりご指摘いただいた点を踏まえ、改めて社内で検討し、お伝えします。

他に何か気になる点がございましたら、ご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

時間を割いて対応していただいた、という感謝が伝わるよう、簡潔に文章を作成しましょう。
また、アポイントなく急に訪問する場合もあります。その際のお礼メールには「本日は突然の訪問にも関わらず、貴重なお時間をいただき厚く御礼申し上げます。」など突然の訪問に対する謝罪の言葉を加えることも良いでしょう。

来社された際のお礼

件名:ご来社いただいたお礼

株式会社××
営業部 部長 ~~様

いつもお世話になっております。

株式会社◇◇の△△です。

本日はご多忙の中、弊社までお越しくださり心より感謝申し上げます。
貴社の〇〇についての取り組みを伺い、大変勉強になりました。

今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。

来社していただいたお礼と共に、打ち合わせ内容などの会話に触れる言葉を加えることもオススメです。

会食など食事のお礼

件名:昨日の食事会のお礼/株式会社◇◇・△△

株式会社××
営業部 部長 ~~様

平素より大変お世話になっております。

株式会社◇◇の△△です。

昨日は食事会にお招きいただき、ありがとうございました。
普段お聞きすることのないお話も伺うことができ、
弊社にとっても大変参考になりました。

機会がございましたら、ぜひお返しなどさせていただければと思います。
今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

上記の例は、食事会を受けた場合です。会話の内容や、心に残ったことなどをメールの本文に加えることもオススメです。
また、会食などは自分が招く場合もあります。招いた場合のお礼メールでは「お忙しいところ、参加いただきありがとうございました。」「遅くまでお付き合いいただき、誠にありがとうございました。」などの言葉を添えると良いでしょう。

契約や注文された際のお礼

件名:「〇〇」ご契約のお礼/株式会社◇◇・△△

株式会社××
営業部 部長 ~~様

日頃より大変お世話になっております。
株式会社◇◇の△△です。

この度は、弊社商品の「〇〇」についてご契約いただき、
誠にありがとうございます。

ご注文いただきました「〇〇」はご指定いただいた日時に納品いたします。
今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。

なお、ご不明な点などございましたらお気軽にお申し付けくださいませ。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

契約や注文を受けたということは、相手とこれからも連絡が続きます。契約後の流れや注文内容の詳細などを加えて、記載するのも丁寧な印象を与えます。

上司へのお礼

件名:打ち合わせのお礼

××部長

お疲れ様です。
△△です。

本日はお忙しい中、〇〇の打ち合わせに
貴重なお時間をいただきありがとうございました。

部長からのご意見をもとに、再度話し合い
今後の改善に努めて参ります。

引き続きご指導ご鞭撻のほど
よろしくお願い申し上げます。

上司へのお礼メールは様々なシチュエーションがあります。上記は打ち合わせについてですが、他に営業同行やアドバイスおよび食事のお礼など、シチュエーションに合わせた文章を作成しましょう。また、直属の上司や近くにいる場合は、メールだけではなく直接お礼を行ったほうが丁寧ですので、近くにいない場合やフロアが違う場合など送る際には気をつけてください。

社内で協力してもらった際のお礼

件名:〇〇のご協力のお礼

企画部各位

お疲れ様です。
営業部の△△です。

この度は〇〇につきまして、お忙しい中、
ご協力をいただき誠にありがとうございました。

おかげさまで、目標の〇〇を達成することができました。
皆様のお力添えによるものと感謝申し上げます。

今後もご協力をお願いする機会もあるかと存じますが、
どうぞよろしくお願いいたします。

社内の関連部署などへのお礼メールは、お礼の後に協力によってどのように仕事が動いたのかなど詳細に書くことをオススメします。

まとめ

いかがでしたか?
今回はお礼や感謝を伝えるビジネスメールの例を紹介しました。
「件名でお礼メールと理解できるよう、他の用件と一緒にせず工夫を行い、24時間以内に送ること」を心掛けましょう。
お礼や感謝の気持ちが伝わるように、メールの作成を丁寧に行うことを意識してみてください!

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