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ペーパーレス化を推進するために効果的なツールとは|選定ポイントも紹介

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みなさんの企業ではペーパーレス化は進んでいますか?適切なツールを導入することで、ペーパーレス化を推し進められます。

今回は、ペーパーレス化推進に効果的なツールや、選定する際のポイントを紹介します。

ペーパーレス化推進に効果的なツール

オンラインストレージ

インターネット上に書類や画像などのデータを保管できるサービスです。リアルタイムに同期されるため、ストレージ上のデータを複数人で同時に編集することも可能です。

容量や利用アカウント数によって料金が変動するサービスが多いため、会社の規模に合わせて無駄なく運用できます。

文書管理システム

紙の文書をスキャンして電子化し、保管から廃棄まで一元管理できるシステムです。書類をデータ化することで、管理コストを削減できるほか、どこからでもアクセスできるようになります。

文書管理システムの中にはOCR機能が搭載されているものもあります。OCRとは、プリントアウトされた文字や手書き文字をテキストデータに変換できるツールです。画像データではなくテキストデータとして電子化することで、目的の文書を検索しやすくなるというメリットがあります。

ワークフローシステム

社内の各種申請に関する業務を電子上で行うシステムです。業務手続きをオンラインで行えるため、担当者の外出による押印待ちなどが減らせます。

過去の書類を簡単に検索できるほか、同一の書類であれば過去の申請書類を複製することもできます。電子契約システムと連携できるものであれば、契約締結に必要となる社内の承認から契約の押印まで、すべてペーパーレス化が可能です。

Web会議システム

PCやスマートフォンを使用して、オンラインで会議を行うためのシステムです。端末のカメラを用いた顔を見ながらの通話のほか、画面共有機能やホワイトボード機能などを利用することで、オフラインでの会議と同じように会議を行えます。

Web会議については、こちらの記事でも詳しく説明しています。

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チャットツール

主に文字で社内間のやり取りを行うツールです。任意のメンバーでグループを作成し、その中でやり取りが行えます。また、複数人での通話が行えるツールもあります。メールや電話よりも気軽にやり取りができるため、業務連絡だけでなく、コミュニケーションにも活用できます。

経費精算システム

交通費などの経費をオンラインで申請・承認できるシステムです。紙の領収書を規定の形式で提出し、受け取った担当者が手作業で処理をするという従来のやり方では、時間がかかりミスも起こり得ます。経費精算システムを利用すれば、申請・承認作業が効率化する上に、ミスも防げます。また、会計システムと連携できるツールであれば、会計システム側への入力の手間を省けるものもあります。

電子契約システム

紙の契約書と同じ効力のある契約をオンラインで行えるシステムです。電子契約システムを利用することで、郵送の手間や時間など、従来の紙の契約書で必要だったコストを削減できます。

また、Web会議システムと合わせて使えば、商談から契約まで全てをオンラインで行えるため、リモートワークを導入したい企業には必須のシステムといえます。

ツールを選定する際のポイント

現状を把握し、導入目的を明確にする

やみくもにツールを導入しても、現場の問題にマッチしていなければ浸透しません。まずは現状の業務内容を整理し、ペーパーレス化を行う上でどのような問題があるのかを把握しましょう。抱えている問題に対して有効だと思われるツールを導入すれば、無駄なコストを払う必要がなくなります。

企業の規模や社員のITリテラシーに合わせる

従業員数や事業範囲など、企業の規模にあったツールを選びましょう。また、従業員のITリテラシーに合わせる必要もあります。例えば、従業員が50人程度で、PC操作がそこまで得意でない場合に、1,000人まで使える多機能ツールを導入しても、使いこなすことは難しいでしょう。

ツールは利用人数や機能数に応じて値段が変わるものが多いため、不必要に高額な費用を払うことにもなってしまいます。企業規模や従業員のITリテラシーを考慮して、自社にあったツールを選ぶようにしましょう。

ツール同士の連携を考慮する

ツールには他のツールとの連携機能が搭載されているものもあります。連携機能をうまく使えば、データ入力を一度で済ませられたり、一つのツールからいろいろな情報にアクセスしたりできます。費用や機能などに問題がなければ、他ツールとの連携機能を比較して導入するツールを決めるのも一つの手段です

また、すでに何らかのツールを導入していて、新しく別の機能を持ったツールを導入する場合は、既存のツールと連携できるものから選ぶとよいでしょう。

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