ビジネスメール

失敗しない!ビジネスメール「返信」の基本的マナーを紹介

ビジネスメールは毎日、何十通とやり取りを行いますよね。どこまで返信してよいのか、など悩む場面は多いかと思います。知らぬ間にオリジナルのルールで返信しているかもしれません。

今回は、ビジネスメールの「返信」について基本的なマナーを紹介します。自身が送信している返信メールと見比べて、確認してみましょう!

 

詳細に回答できなくても「24時間以内」に返信する

ビジネスメールは「24時間以内」に返信することが原則です。
しかし、返信には上司の確認が必要であったり、時間がかかってしまう場合もあります。その場合は、時間がかかるという意を込めたメールで返信しましょう。また、いつ頃までに回答ができるのか、と以下のように日時を入れることで丁寧な印象を与えます。

  • メールを拝見いたしました。
    お問い合わせの件は社内で検討し、
    11月6日(水)までに改めてご連絡いたします。

件名は書き換えずそのままで!

返信の際の件名についてどのように対応すればよいのかと悩む方もいるのではないでしょうか?ビジネスメールの件名は書き換えず「そのまま」にしておくことが基本です。なぜなら、相手がどの案件の返信かを一目で判断できるからです。
また、メールソフトによりますが「Re:」にはメールを関連付けて一気に見ることができるツリー構造やスレッド形式の機能があります。そのため「Re:」を消すと、検索することができずメールを見落としてしまう可能性も生じます。
件名は変えず、そのままにしておきましょう!

「Re:」が続く場合は省略してもOK

上記で、「件名はそのまま」にしておきましょうと話しました。
しかし、やり取りが多くなると件名一覧には「Re:Re:Re:・・・」と続いてしまうことがあります。これでは、一目で件名が分からなくなってしまいます。
このような状況では、「減らす方法」「書き方を変更する」という解決方法があります。

  • 〈減らす方法〉
    「Re:Re:Re:Re:Re:Re:〇〇について」
    →「Re:Re:Re:〇〇について」
  • 〈書き方を変更する〉
    「Re:Re:Re:Re:Re:Re:〇〇について」
    →「Re:○○について(6)」

「Re:」が続く場合は以上のように表記を変更するのも良いでしょう。
さらに、やり取りの途中で話題が変わっていく場合があります。その際は、メールの内容がわかりやすいよう変更しても構いません。

部分引用で、わかりやすく返信する

ビジネスメールの返信には「部分引用」を有効的に活用してみましょう。
部分引用で返信した場合、質問と回答が並んでいるため読みやすくなります。引用する際は、引用した部分が分かるように記号を入れましょう。「>」「>>」を使うのが一般的です。

  • > 次回の打ち合わせの開始時間についてですが
    > ①11月6日(水)11時~
    > ②11月8日(金)13時~
    > どちらの時間がよろしいでしょうか?
    ②11月8日(金)13時、でお願いいたします。
  • > 11月7日(木)の14時頃お伺いしてもよろしいでしょうか。
    はい、問題ありません。お待ちしております。

「ミラー返信」で丁寧度を探る

メールの返信は、相手との距離感が重要です。相手が丁寧な文言に対し、自分がカジュアルな文言で返信をしてしまうと、双方に温度差が生じてしまいます。このような状況に陥らないよう、「ミラー返信」を使用しましょう。

「ミラー返信」とは相手の丁寧度や言い回し、および文章量などを鏡のように合わせて返信を行うことです。
例えば、相手が敬称を「様」と使用していた場合は、こちら側からの返信にも「様」を使用します。また、時候の挨拶を入れたメールで送られてきた場合は、同じように時候の挨拶を入れたメールで返信をしたり、文章量を相手と揃えるなどの工夫を行います。

このように「ミラー返信」を使用して、相手との丁寧度を探り合い、失礼のないメールを返信しましょう。

やり取りは自分で終了させ、最小回数で行う

ビジネスメールは、なるべく相手との往復回数は少なくしたいものです。では、やりとりを最小回数で終わらせるためにはどのような工夫が必要なのでしょうか?

それは、最初に送るメールの内容を工夫することが重要です。例えば、打ち合わせの日程を決める際のメールを送る場合は「いつがよろしいですか?」とメールするのではなく、最初のメールで日程を複数提示して、相手に選んでもらうという方法を取ります。

  • 〈自分が送信〉
    次回の打ち合わせの開始時間についてですが、
    ①11月6日(水)11時~
    ②11月8日(金)13時~
    どちらの時間がご都合よろしいでしょうか。
  • 〈相手が返信〉
    ②11月8日(金)13時~、でよろしくお願いします。
  • 〈自分が返信の返信〉
    承知いたしました。
    では、11月8日13時からよろしくお願いします。

他に、メールの返信で聞かれるであろう先を予想して送ることも工夫の一つです。
打ち合わせについての場合は、「時間が決定した場合は、場所の確認も必要だろう」と予想するということです。そのような場合は以下のようなメールの文章になるでしょう。

  • 〈自分が送信〉
    次回の打ち合わせの開始時間についてですが、
    ①11月6日(水)11時~
    ②11月8日(金)13時~
    どちらの時間がご都合よろしいでしょうか。また、場所は以前と同じ、本社2F会議室でよろしいでしょうか?
  • 〈相手が返信〉
    ②11月8日(金)13時~、でよろしくお願いします。
    また、場所は弊社の会議室で構いません。
  • 〈自分が返信の返信〉
    承知いたしました。
    では、11月8日(金)13時より、本社2F会議室でお待ちしております。

 

まとめ

いかがでしたか?
メールの返信は、相手との距離感が重要になります。
件名を工夫し、部分引用やミラー返信などのポイントを踏まえ、相手の負担にならないようなメールの返信を行いましょう。