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失敗しない！ビジネスメール「返信」の基本的マナーを紹介
ビジネスメールは毎日、何十通とやり取りを行います。基本的なマナーを守れているか、ふと不安になることはありませんか？
今回は、ビジネスメールの「返信」について基本的なマナーを紹介します。自身の返信メールと見比べて、確認してみましょう。
目次
詳細に回答できなくても「24時間以内」に返信する
ビジネスメールは「24時間以内」に返信することが原則です。しかし、返信には上司の確認が必要であったり、時間がかかってしまったりする場合もあります。その場合は、時間がかかるということを伝えるメールを返信しましょう。また、いつ頃までに回答ができるのかも合わせて伝えると、丁寧な印象を与えられます。
| メールを拝見いたしました。 お問い合わせの件は社内で検討し、11月6日（水）までに改めてご連絡いたします。 |
件名は書き換えずそのままにしておく
返信の際の件名について、どのように対応すればよいのかと悩む方もいるのではないでしょうか？ビジネスメールの件名は書き換えずそのままにしておくことが基本です。なぜなら、相手がどの案件の返信かを一目で判断できるからです。
また、メールソフトにもよりますが「Re:」にはメールを関連付けて一気に見られるツリー構造やスレッド形式の機能があるものも存在します。そのため「Re:」を消すと、検索できずメールを見落としてしまう可能性も生じます。件名は変えず、そのままにしておきましょう。
「Re:」が続く場合は省略してもOK
上記で、「件名はそのまま」にしておきましょうと説明しました。
しかし、やり取りが多くなると件名に「Re:Re:Re:……」と続いてしまうことがあり、一目で件名が分からなくなってしまいます。
このような状況では、「減らす」「書き方を変更する」という解決方法があります。
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「Re:」が多く続く場合は、以上のように表記を変更するのも良いでしょう。さらに、やり取りの途中で話題が変わっていく場合があります。その際は、メールの内容がわかりやすいよう件名を変更しても構いません。
部分引用でわかりやすく返信する
ビジネスメールの返信には「部分引用」を有効活用しましょう。
部分引用を使用すると、質問と回答が並ぶため読みやすくなります。引用する際は、引用した部分が分かるように記号を入れましょう。「>」や「>>」を使うのが一般的です。
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「ミラー返信」で丁寧度を探る
メールの返信は、相手との距離感が重要です。相手が丁寧な文言に対し、自分がカジュアルな文言で返信をしてしまうと、双方に温度差が生じてしまいます。このような状況に陥らないよう、「ミラー返信」を使用しましょう。
「ミラー返信」とは相手の丁寧度や言い回し、および文章量などを鏡のように合わせて返信を行うことです。
例えば、相手が敬称を「様」としていた場合は、こちら側からの返信にも「様」を使用します。また、時候の挨拶を入れたメールで送られてきた場合は、同じように時候の挨拶を入れたメールで返信をしたり、文章量を相手と揃えたりなどの工夫を行います。
このように「ミラー返信」で、相手との丁寧度を探り合い、失礼のないメールを返信しましょう。
やり取りは最小回数で行う
ビジネスメールでは、なるべく相手との往復回数は少なくすることが重要です。最初に送るメールの内容を工夫し、やりとりを最小回数で終わらせましょう。
例えば、打ち合わせの日程を決める際のメールを送る場合は「いつがよろしいですか？」とメールするのではなく、最初のメールで日程を複数提示して、相手に選んでもらうという方法を取ります。
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そのほか、メールの返信で聞かれるであろう先を予想し、文面を工夫することも有効です。
例えば打ち合わせについてのメールであれば、「時間が決定した場合は、場所の確認も必要だろう」と予想できます。そのような場合は以下のようなメールの文章になるでしょう。
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いかがでしたか？
メールの返信では、相手との距離感が重要です。
件名を工夫し、部分引用やミラー返信などのポイントを踏まえ、相手の負担にならないようなメールの返信を行いましょう。
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