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ペーパーレス化の成功事例｜成功に導くポイントも紹介
ペーパーレス化を推進したいけれど、どのように行えばよいか分からず困っていませんか？
今回は、ペーパーレス化の成功事例と成功に導くポイントを紹介します。
目次
ペーパーレス化とは、紙ベースの書類を電子化する取り組みのこと
ペーパーレス化とは、紙ベースの書類を電子化して保存・管理・利用する取り組みのことです。紙ベースの書類を電子化して紙の利用を減らすことで、コスト削減や業務効率化につながります。
ペーパーレス化の詳細は、以下の記事をご参照ください。
ペーパーレス化の成功事例
コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社
コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社は、紙書類の保存・破棄ルールを定めペーパーレス化に取り組み、紙資料の削減に成功しました。
具体的には、電子化できるすべての書類を電子化したり、不要な紙資料を増やさないためにIDカードをかざさないと印刷できない複合機を導入したりしました。また、以前は社内規約の観点から、保存期間が定められている書類が膨大な量になっていましたが、年度ごとにファイルボックスに保存し破棄するようルールを見直しました。
これらのペーパーレス化の取り組みによって、東京タワー1本分の厚みの紙資料の廃棄に成功しました。
アサヒグループホールディングス株式会社
アサヒグループホールディングス株式会社では、ペーパーレス会議を導入し省資源・情報漏洩リスクの軽減に取り組みました。
まず、会議資料を紙ベースから電子化にしたことで、年間約4万枚の紙代の削減につながりました。さらに、ペーパーレス会議を導入したことで、会議の準備や後片付けにかかる費用の約50％削減に成功しました。また、機密情報が書かれた会議資料を電子化することで、紛失や置き忘れによる情報漏洩も防止しています。
ペーパーレス会議の詳細は、以下の記事をご参照ください。
株式会社明治
株式会社明治は、会計システムを導入し経理に関する業務を行うことでペーパーレス化に取り組みました。
Sansan株式会社が提供する請求書管理システムの「Bill One」や、株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズが提供するクラウド型のワークフローシステム「HUE」を導入し、請求書の受領など会計システムを一貫してペーパーレス化しました。
この取り組みにより、経理に関する承認作業が自動で行えるようになり、承認業務を8割削減することに成功しました。
株式会社伊藤忠テクノソリューションズ
株式会社伊藤忠テクノソリューションズでは、申請・承認業務の煩雑化を解消するためにワークフローシステムを導入し、ペーパーレス化に取り組みました。
あわせて、内部統制の強化やリモートワークの推進にも取り組んだ結果、導入7ヶ月で4万時間以上の業務時間の削減、5万枚以上の紙の削減に成功しました。
株式会社カオナビ
株式会社カオナビは、電子契約サービスの導入によって契約書のペーパーレス化に成功しました。テレワークが推進される中で、紙ベースの契約書では直接捺印できないという問題が発生したほか、契約書の確認や修正に時間がかかるという課題がありました。
しかし、電子契約サービスを導入することによって、直接捺印が不要になり、事務作業の工程も大幅に削減できました。
電子契約サービスに関しては、こちらもご参照ください。
ペーパーレス化を成功に導くためのポイント
用途に合わせたツールを選ぶ
ペーパーレス化を進める際は、用途に合わせたツールを選ぶことが重要です。
例えば、稟議書や申請書の作成に関する業務をペーパーレス化する場合には、ワークフローサービスを導入するとよいでしょう。また、業務の報告書の作成・共有などを行う場合には文書共有サービス、勤怠管理に関する業務にはクラウド勤怠管理システムを導入します。
段階的にペーパーレス化を進める
ペーパーレス化する際は、自社だけでなく取引先との契約に関するものもあるため、段階的に進めましょう。例えば、取引先と紙書類でやりとりしている場合には、一方的にペーパーレス化するのではなく、相手にも許可を取ってからペーパーレス化を進める必要があります。
ITリテラシーの低い従業員をサポートする
ペーパーレス化にはデジタル端末を使用するため、情報漏洩やタブレット端末の紛失・盗難のリスクなどに備えられるよう、ITリテラシーの低い従業員をサポートする必要があります。
ペーパーレス化ツールの利用をサポートしたり、マニュアルを作成したりして、デジタル端末の利用に慣れていない社員でも使えるよう環境を整えましょう。
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