ビジネスメール

スルーされない!ビジネスメール「件名」の書き方とは

1日に多くのビジネスメールを受信する中で、「件名」はすぐに開封しなければならないかという緊急性などを判断する材料になります。それは、その後の行動スピードにも関わります。相手にとってわかりやすい件名にするため、工夫を凝らして書きましょう。

今回は、スルーされないビジネスメールの「件名」の書き方について紹介します!

 

「件名」はシンプルに!

相手は多くのビジネスメールを受信するため、緊急性や重要度が高いものから読むという優先順位をつけます。そのため、相手が一目で見て判断できるよう、メール本文の要約と考えシンプルに書きましょう。

また、本文のような文言で書かないことに注意してください。以下のようにキーワードなどで端的にまとめましょう。

  • 〈悪い例〉
    2018年度の〇〇に関する顧客アンケートについて、結果のご確認をお願いします。
  • 〈良い例〉
    (2018年度)〇〇 顧客アンケート結果のご連絡

日時や要望を入れる

上記で件名はシンプルにするべきとお話ししました。
しかし、シンプルすぎて極端に短い「先日はありがとうございました。」や「〇〇さんへ」などの件名は相手にとって具体性に欠けます。また、スパムメールと間違われたり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあるでしょう。

〈悪い例〉

  • 先日はありがとうございました。
  • 〇〇さんへ
  • 株式会社〇〇の~~です。
  • 10日の件

相手にとってわかりやすい件名とは、「いつ」「何を」「どうしたいのか」が明記されているものです。
「いつ」とは「11月8日開催」や「第2回」「12月3日厳守」などの日程や締め切りを示します。後からメールを検索する際にも有効な手掛かりになります。
「何を」とは「〇〇の打ち合わせ」や「新製品のご案内」などの内容に当たります
そして「どうしたいのか」というのは「~のご報告」や「~のご提案」など、メールを送る相手に何をしてほしいのかなどの要望や、何を伝えたいのかを明示するものになります。

〈良い例〉

  • 第2回、〇〇の打ち合わせについてのご連絡
  • 昨日のお食事会についてのお礼
  • 【要確認】11月8日〇〇会議の議事録
  • 〇〇の説明会の参加可否について(12月5日締切)

これらを踏まえることで、相手にとって具体性があり、一目で理解できる件名となります。

文字の目安は、25文字程度

件名はメール本文の要約と考えられるため、漏れがないように長く書いてしまうということがあります。しかし、件名は「25文字程度」が良いでしょう。

相手のメールソフトにもよりますが、長すぎる件名は受信フォルダから見切れてしまう可能性があります。表示できない部分があると、内容が一目で理解できません。

【〇〇】は重要な件などに使用する

件名の初めに【】をつけると、目を引きやすく開封してもらいやすくなるでしょう。そのため、重要度や緊急性が高く、早く確認してほしいメールは【重要】【要確認】【至急】などを使うことをオススメします。

  • 【要確認】〇〇会議の日程変更のご案内
  • 【緊急】△△システムトラブルのご連絡

しかし、多用してしまうと相手にとって何が大事なのか、判断が難しくなります。必要に応じて使用するよう十分に注意してください。

社名や名前を入れるのも効果的

初めて送る際や、久しぶりに送る際など相手にメールの送り主を理解してもらうため、件名に社名や名前を入れることも効果的です。また、相手も送り主を理解したうえで開封するため、内容の理解も早く進みます。

  • 新製品について資料送付のご案内(株式会社〇〇/△△)
  • 営業会議についてのご報告(営業部・〇〇)

 

まとめ

いかがでしたか?
今回はビジネスメールの「件名」についてポイントをご紹介しました!
相手がスルーすることなく開封できるよう「いつ」「何を」「どうしたいのか」の3つの点を網羅しましょう。さらに、【】の使い方などの工夫を行い、シンプルかつ具体的な件名を書けるよう心掛けてみてください。

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