スルーされない！ビジネスメール「件名」の書き方とは

1日に多くのビジネスメールを受信する中で、「件名」はすぐに開封しなければならないかという緊急性を判断する材料になります。それは、その後の行動スピードにも関わります。

今回は、スルーされないビジネスメールの件名の書き方について紹介します。

件名はシンプルに

相手は多くのビジネスメールを受信するため、緊急性や重要度が高いものから読むという優先順位をつけます。そのため、相手が一目で見て判断できるよう、メール本文の要約と考えシンプルに書きましょう。

また、本文のような文言で書かないよう注意してください。以下の例のようにキーワードなどで端的にまとめましょう。

悪い例 2018年度の〇〇に関する顧客アンケートについて、結果のご確認をお願いします。 良い例 （2018年度）〇〇　顧客アンケート結果のご連絡

日時や要望を入れる

上記で件名はシンプルにするべきとお話ししました。しかし、シンプルすぎて極端に短い「先日はありがとうございました。」や「〇〇さんへ」などの件名は相手にとって具体性に欠けます。また、スパムメールと間違われたり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあるでしょう。

相手にとってわかりやすい件名とは、「いつ」「何を」「どうしたいのか」が明記されているものです。

• 「いつ」
  日程や締め切りを示したもの。後からメールを検索する際にも有効な手掛かりになる。
  例）「11月8日開催」「第2回」「12月3日厳守」
• 「何を」
  メールの本題を示したもの。
  例）「〇〇の打ち合わせ」「新製品のご案内」
• 「どうしたいのか」
  メールを送る相手に何をしてほしいのかなどの要望や、何を伝えたいのかを明示するもの。
  例）「～のご報告」「～のご提案」

これらを踏まえることで、相手にとって具体性があり、一目で理解できる件名となります。

悪い例 「先日はありがとうございました。」 「〇〇さんへ」 「株式会社〇〇の～～です。」 「10日の件」 良い例 「第2回、〇〇の打ち合わせについてのご連絡」 「昨日のお食事会についてのお礼」 「【要確認】11月8日〇〇会議の議事録」 「〇〇の説明会の参加可否について（12月5日締切）」

文字の目安は、25文字程度

件名はメール本文の要約と考えられるため、漏れがないようにと長く書いてしまいがちです。しかし、件名は「25文字程度」にするのがよいでしょう。なぜなら、相手のメールソフトにもよりますが、長すぎる件名は受信フォルダから見切れてしまうおそれがあります。表示できない部分があると、内容が一目で理解できなくなってしまいます。

【】は重要な件に使用する

件名の初めに【】をつけると、相手の目を引き開封してもらいやすくなります。そのため、重要度や緊急性が高く、早く確認してほしいメールには【重要】【要確認】【至急】などを使用しましょう。

【要確認】〇〇会議の日程変更のご案内 【緊急】△△システムトラブルのご連絡

ただし、【】を多用してしまうと緊急性が薄れてしまいます。必要に応じて使用するよう十分に注意してください。

社名や名前を入れるのも効果的

初めてメールを送る際や、久しぶりに送る際などには、相手にメールの送り主を理解してもらうため、件名に社名や名前を入れることも効果的です。また、相手も送り主を理解したうえで開封するため、内容の理解も早く進みます。

新製品について資料送付のご案内（株式会社〇〇／△△） 営業会議についてのご報告（営業部・〇〇）