この記事は 6 分で読めます

ビジネスにおける挨拶状とは｜種類や基本構成、文例を紹介

URLをコピーする

更新日： 2023.01.25

投稿日： 2023.01.24

ビジネスパーソンとして失礼のない挨拶状を作成したいけれど、自信がないという方も多いのではないでしょうか。今回は、ビジネスにおける挨拶状の種類や基本構成、文例を紹介します。

ビジネスにおける挨拶状とは、感謝の気持ちや近況を伝えるために作成される文書のこと

ビジネスにおける挨拶状とは、仕事に関わる相手に感謝の気持ちや近況を伝えるために作成される文書のことを指します。

日本では、従来縦書きで挨拶状を書くのが一般的でした。しかし、近年インターネットが発達したビジネスシーンでは、親しい間柄の場合はメールで挨拶状を送信する人も増えてきました。状況に応じて書面とメールを使い分けましょう。

挨拶状には以下のような種類があります。

など

挨拶状は基本的に「前文」「主文」「末文」「後付」で構成されます。各構成要素の詳しい内容は以下の通りです。

前文の冒頭には、まず「頭語」を入れます。頭語とは最初の挨拶にあたる言葉で、使用した頭語と対になる結語を末文の最後に入れることがマナーです。頭語と結語はセットで用いるため、この項では結語についても合わせて解説します。

ただし、カジュアルな内容の場合は頭語・結語は省略しても構いません。また、年賀状・暑中見舞いなどの季節の書面、弔事の場合には頭語と結語は不要です。

代表的な頭語と結語の種類には以下のものがあります。なお、赤字のものはよく使われている組み合わせ例です。

一般的な挨拶状の場合

丁寧な挨拶状の場合

次に、季節を取り入れた「時候の挨拶」を入れます。時候の挨拶には、取引先など改まった相手への挨拶状に使う落語調と、ある程度親しい間柄に使う口語調の2種類があります。また、落語調で時候の挨拶を入れる際は、旧暦の名称で新暦に合わせて入れるのが決まりです。

月（季節）	落語調	口語調
1月（冬）	新春の候（上旬）、寒冷の候（中旬）、大寒の候（下旬）	「寒の入りを迎えまた一段と寒い日が続いております　穏やかに年が明けました」
4月（春）	春眠の候（上旬）、陽春の候（中旬）、春日の候（下旬）	「春風の心地よい今日この頃　春光うららかな好季を迎えましたが」
7月（夏）	梅雨明けの候（上旬）、盛夏の候（中旬）、酷暑の候（下旬）	「夏空が輝くこの頃　日増しに暑さが厳しくなってまいりました」
10月（秋）	仲秋の候（上旬）、菊花の候（中旬）、紅葉の候（下旬）	「菊薫る季節となり　紅葉の美しい行楽の季節になりました」

次に、相手の繁栄を祝う言葉や日頃の感謝の言葉を入れます。

主文の頭には、本題に入る前のワンクッションとして「さて」「この度は」などの起こし文を入れます。次に、挨拶状で伝えたいメインの内容である本題を書きます。

また、句読点で文章を切ることが「縁を切る」に通じるとされているため、使用しないのが一般的です。数字を使う際には、縦書きの場合は漢数字を、横書きの場合は算用数字を使いましょう。

末文には、相手の繁栄や健康を祈り、支援をお願いする結びの言葉を入れます。

末文の最後は、前文で説明した通り頭語とセットになる結語で締めます。

後付には、日付・差出人名・宛名を書きます。また、差出人名を書く際は下を一文字分開け、相手の名前は一番最後かつ本文中の最も上にくるように記載します。ただしメールで送る際には、始めに入れる場合が多いです。

挨拶状は適切なタイミングで送りましょう。

挨拶状を送るタイミングは以下の通りです。