ビジネスメール

「依頼」ビジネスメールに使える!フレーズと書く際のポイントを紹介

ビジネスを行う上で、相手に協力を仰ぐなど「依頼」の機会は多いと思います。相手には気持ちよく、依頼を受けてもらいたいですよね。そのために、依頼をする際のビジネスメールを書くポイントやフレーズを押さえておきましょう。

今回は、「依頼」をするビジネスメールを書く際に使える、書き方のポイントやフレーズを紹介します!

依頼内容と期日は明確に

依頼をする際に最も重要な情報は、「何を依頼しているのか」という内容と、「いつまでにやればいいのか」という期日です。これら2つは相手が依頼を、受けるか受けないか決める際に必要となる要素です。

また、期日を明確にすることで、急を要するものなのか、手が空いた際でいいのか判断することができます。メールを送る側も、後の準備を行うことが可能となります。

依頼の理由を述べる

依頼内容だけを伝えると、相手は不審に思うかもしれません。「HPを拝見した」「〇〇について研究していると聞いた」など依頼した経緯などの理由を述べることで、なぜ自分に依頼が来たのか理解することができます。前向きに検討してもらえることに繋がるでしょう。

さらに、以前の仕事を経てもう1度依頼する際などは、前回の感謝などを述べることもオススメします。お礼をきっかけに「前回の反響が良かったので、今回も…」と自然に依頼へ繋げることができます。

相手を気遣い、丁寧な言い回しを使う

「依頼を行う」ということは、相手の仕事を増やしてしまいます。気持ちよく受けてもらうため、相手を気遣う「お手数ですが」「お忙しいところ~」などの言葉を添えましょう。さらに、「お願いします。」などの文言も「お願いできますでしょうか。」などの言い回しを使うことで丁寧な印象を与えます。

  • お願いします
    →お願いできますでしょうか。
  • ~してください
    →していただけますでしょうか。
    していただければ幸いです。

「依頼・お願い」の際に使用できるフレーズ

「依頼」や「お願い」のメールに使用できるフレーズを集めました。参考にしてみてください。

  • お忙しいところ~
  • 大変恐縮ではございますが~
  • 恐れ入りますが~
  • 勝手を申し上げますが~
  • 誠に勝手なお願いですが~
  • ~をお願い申し上げます。
  • ~いただければ幸いです。
  • ご検討いただけますでしょうか。
  • ~は可能でしょうか。
  • ご連絡をお待ちしております。

依頼のシチュエーション例

面談や打ち合わせの依頼

件名:「◇◇」打ち合わせの日程のご依頼
株式会社〇〇
営業部 △△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の~~です。

先日、お電話にて相談させていただいた「◇◇」の件について、
一度打ち合わせをしたく存じます。

当方の都合で申し訳ございませんが、下記の日程でご都合のよろしい日をご連絡いただけますでしょうか。
〈候補日時〉
①11月18日(月)11時~
②11月19日(火)14時~17時
③11月21日(木)13時~

打ち合わせは2時間程度を予定しております。
また、他の日時をご希望の場合は遠慮なくお知らせくださいませ。

お忙しいとは思いますが、今週中にご返答をよろしくお願い申し上げます。

打ち合わせなどの日時調整を含む依頼は、候補日時を複数上げることで、ビジネスメールの往復回数が少なくなります。

資料作成の依頼

件名:パンフレットの見積もりのご依頼
株式会社〇〇
営業部 △△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の~~です。

この度、弊社で新卒採用に使用するパンフレットの制作をすることになりました。以下の内容で貴社にデザインをお願いした場合のお見積書を頂戴したくお願い申し上げます。

====
・サイズ:B6
・ページ数:8ページ
・色:フルカラー
・内容:事業内容や社員インタビューなど
====

勝手を申し上げますが、11月22日(金)までにご送付をお願いしたく存じます。
ご多忙中恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

資料には、見積書や報告書、およびプレゼン資料など様々な種類があります。資料の内容に合わせて文章を作りましょう。

修正の依頼

件名:パンフレットの修正のお願い
株式会社〇〇
営業部 △△様

大変お世話になっております。
株式会社××の~~です。

先日は、パンフレットのサンプルをお送りいただきありがとうございました。社内でも大変好評です。

以下2点について修正していただけますでしょうか。
①3ページ、商品名を太字に変更
②5ページ、写真を添付のものに変更

こちらの都合で恐縮ですが、11月27日(水)までに修正をお願いいたします。

引き続き、よろしくお願い申し上げます。

修正を依頼するメールではどの部分が修正なのか、明確にすることが大事です。番号や仕切りをつけて、本文に紛れないようにしましょう。

納期延期の依頼

件名:納期延期のお願い
株式会社×× ~~様

平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

11月27日(水)に納期予定のパンフレットに関して、
ご相談があり、ご連絡いたしました。

誠に申し上げにくいことながら、
11月27日(水)の納期を、11月29日(金)に延期して頂けないでしょうか。

検品の工程に時間がかかり、ご指定の期日までに納品できかねる次第となりました。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんが、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

納期の延期など、相手に迷惑をかける際の依頼はお詫びの言葉などを加えましょう。また、延期する理由と改めて設定する期日も詳細に提示しておくと丁寧です。

講演や取材の依頼

件名:××講演会、講師のご依頼(株式会社〇〇・△△)
〇〇大学 経営学部 教授 ~~様

初めてご連絡させていただきます。
株式会社〇〇の△△と申します。

この度は、弊社主催の××講演会にて、
~~教授に講演をお願いしたく、ご連絡させていただきました。

××の分野について研究し、ご活躍中の~~教授に
下記のテーマでご講演をお願いしたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、11月20日(水)までに
ご都合のほどお知らせ頂ければ幸いです。

====
日時:12月18日(木)17時~18時半
会場:〇〇会議場
テーマ:××について
謝礼:~~円
====

以上、よろしくお願い申し上げます。

講演会などのイベントは開催日に余裕を持って依頼しましょう。また、聴衆や内容の詳細を加えることで依頼相手も話す内容を想像することができるのでオススメです。

まとめ

いかがでしたか?
今回は「依頼」のビジネスメールについてご紹介しました。
依頼内容と期日、および依頼した理由なども明確に提示しましょう。シチュエーションごとのフレーズなども使用して、お互いが気持ちよく仕事に取り組めるように工夫してみてください。