ビジネスメール

【シーン別】好印象を与える「挨拶」ビジネスメールの書き方

ビジネスメールの「挨拶」といっても、多くの種類があります。年末年始をはじめとする季節に関するものや、自らの異動や退職など様々です。しかし、どのような内容を書けばいいかわからない方もいるかもしれません。シーンに沿った内容を書いて、相手と良好な関係を築きましょう。

今回は、「挨拶」に関するビジネスメールの書き方やシーン別の例をご紹介します!

 

件名に「社名」と「名前」を入れる

ビジネスパーソンは毎日数十件もの、メールを受信します。そのため、年末年始や異動の多い時期などは多くの「挨拶メール」が行き交うことになります。
その際に、誰からどのような内容の挨拶メールなのか一目で判断できるよう、件名には「社名」「名前」を入れておきましょう。

一斉送信と個別送信を使い分ける

挨拶メールを送る際に、「一斉送信でも良いのか」とためらう方もいるのではないでしょうか。ですが、一般的に一斉送信は失礼にあたりません。

しかし、一斉送信で送る際には、宛先を「BCC」にするのがマナーです。BCCとは「Blind Carbon Copy」の略で、他の受信者にアドレスが知られない機能です。他人同士でアドレスを知ってしまうことのないよう、配慮しましょう。

一方で、個別送信が良い場面もあります。お世話になった方や思い入れのある方などに送信する場合です。異動や退職の際に送信するメールなどであれば、相手との思い出話や感謝の気持ちなどを添えると良いでしょう。

 

挨拶メールに使えるフレーズ

挨拶メールで良く使用される基本的なフレーズと時候に関するフレーズを紹介します。

基本的なフレーズ

  • お世話になっております。
  • いつもご利用ありがとうございます。
  • 平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
  • 日頃よりご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
  • 初めてご連絡いたします。
  • 突然のご連絡失礼いたします。

時候の挨拶フレーズ

  • 謹んで新年のお慶び申し上げます。
  • 連日寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
  • 寒さが一段と厳しくなってきました。
  • 春の便りが効かれる季節となりました。
  • 弊社の近くの桜も満開となりました。
  • 新緑の季節となりました。
  • 梅雨冷えが肌寒い季節ですが、お変わりありませんでしょうか。
  • 暑中お見舞い申し上げます。
  • 連日猛暑が続いておりますが、いかがお過ごしですか。
  • 残暑もようやく和らぎましたが、皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
  • すっかり秋が深まってまいりました。
  • 冬の前触れを感じる季節になりました。
  • 今年も残り少なくなってきました。
  • 今年も余すところわずかとなりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

 

シーン別 挨拶メール

年末の挨拶

件名:年末のご挨拶【株式会社〇〇・△△】
××株式会社 営業部
~~様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

今年も残すところ、あとわずかとなりました。
~~様には1年間大変お世話になり、心より感謝しております。
来年も変わらぬ、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

なお、弊社は12月27日(金)で仕事納めとなり、
新年は1月6日(月)から営業を開始いたします。

来年も本年同様のご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

年末の挨拶メールは、1年で「お世話になったお礼」「年末年始の休業日」を知らせる役割を担っています。そのため、この2点は明記するようにしましょう。

また、営業最終日は最も忙しいといわれるため、送信するタイミングは最終営業日の1週間ほど前がオススメです。

年始の挨拶

件名:年始のご挨拶(株式会社〇〇・△△)
××株式会社 営業部
~~様

謹んで新年のお喜びを申し上げます。
株式会社〇〇の△△です。

昨年は大変お世話になり、ありがとうございました。
今年も引き続き、「〇〇」ではお世話になることと存じます。
何卒変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。

なお、弊社は1月6日(月)より平常通り営業いたします。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

新年を祝う言葉を添えて書きましょう。また、年始の始業日に送信することが一般的ですが、遅くとも1月7日までに送信しましょう。

異動の挨拶

件名:異動のご挨拶(株式会社〇〇/△△)
××株式会社 営業部
~~様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

私事ですが、4月1日付で総務部へ異動することとなりましたので、
ご報告申し上げます。

着任以来、~~様にはご迷惑をお掛けすることばかりでしたが、
いつも寛大な心で接していただき、心より感謝しております。

4月より◇◇が御社を担当させていただくことになりました。
後日、改めて◇◇よりご挨拶にお伺いいたします。
変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

本来であれば伺うべきところ、
失礼ながらメールにてご挨拶申し上げます。

異動についてのメールでは、相手との思い出や感謝を伝えると良いでしょう。また「異動の日時」「後任者の紹介」を行うと、より丁寧で、後任者が着任した際もスムーズに話が進みます。引き継ぎなどが必要な相手の場合は辞令発令後すぐにメールを送信することをオススメします。

退職の挨拶

件名:退職のご挨拶【株式会社〇〇/△△】
××株式会社 営業部
~~様

平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
株式会社〇〇の△△です。

私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合で、3月31日を持ちまして、
株式会社〇〇を退職することになりました。

在職中は多くのことを学ばせていただき、心より感謝しております。
ここに改めてお礼申し上げます。

なお、今後の業務は◇◇が務めさせていただきます。
何卒変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。

本来ならば、直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、
メールにてのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の発展と~~様のご活躍を、心からお祈り申し上げます。

退職のメールでは、異動の挨拶メールと同様に「退職日の日付」「後任者」を伝えましょう。また、退職理由は「一身上の都合」として詳細に書かないこともマナーです。

取引先などの社外へは引き継ぎ作業がある場合も多いため、1か月前程度が良いとされています。社内用のメールであれば、最終出社日に送ることが一般的です。

着任の挨拶

件名:着任のご挨拶【株式会社〇〇/◇◇】
××株式会社 営業部
~~様

初めてご連絡いたします。株式会社〇〇の◇◇と申します。

この度、4月1日付で営業部に着任いたしました。
△△の業務を引き継ぐことになりましたのでご連絡申し上げます。

貴社のお役に立てるよう日々精進してまいりたいと思っております。

近日中にご挨拶に伺わせていただきますので
その際はよろしくお願いいたします。

メールにて大変恐縮ですが、まずは着任のご挨拶を申し上げます。

着任後に初めて送るメールとなりますので、相手へ第一印象を与えるものになります。丁寧な文章を心掛けましょう。また、後日訪問することを前提に、着任後早めの送信をオススメします。

 

まとめ

今回は「挨拶」のビジネスメールの書き方やシーン別の例を紹介しました。
件名に「社名」と「名前」を入れることで一目でわかるように工夫し、一斉送信と個別送信を使い分けましょう。

例に挙げたものはすべて、取引先などの社外向けです。挨拶メールには、社内向けや上司向けなど内容が変わる場合もあるので、シーンそれぞれに合わせた「挨拶」メールを送り、相手に良い印象を与えましょう。

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