ビジネスメールで【質問・問い合わせ】する際のポイントとは

仕事をする中で、質問や問い合わせが出てくることは避けられません。急を要する際は電話で行うことも良いですが、メールで行うと後から見返して確認することができるため、トラブルを避ける際に有効です。相手に気持ちよく質問に答えてもらうため、配慮の言葉を添えてマナーを守りましょう。

今回は、ビジネスメールで「質問・問い合わせ」をする際に、気を付けるべきポイントを紹介します！

 

件名は「質問していること」が分かるように書く

質問や問い合わせをする際のメールの件名は「質問している」という内容が一目で理解できるよう作成しましょう。「～の件」「～について」などは、質問していることが伝わりません。以下のような件名が良いでしょう。

• 〇〇の日程についてのご質問
• 製品「〇〇」についてのお問い合わせ

件名で何についての質問や問い合わせなのか具体的に書くことで相手の理解も早くなり、返信する優先順位も付けやすくなるため、丁寧な印象を与えます。

複数ある場合は「箇条書き」にする

質問や問い合わせが2点以上ある場合は、それぞれを箇条書きにして簡潔に書きましょう。文章でダラダラと書いてしまうと、一目で「質問がいくつあるのか」「どの内容に答えればよいのか」わかりづらくなってしまいます。番号を振ったり「・」を付けると良いでしょう。

さらに、箇条書きの前後に「以下の3点について～」や「以上の2点について～」などの文言をつけるといくつ質問があるのかわかりやすくなるので、より丁寧です。

負担をかけたことに対する、配慮の言葉を添える

質問や問い合わせを送ると、相手の仕事を増やし手間をかけてしまいます。そのため「手間をかけた」というお詫びを伝える配慮の言葉を添えましょう。以下のようなフレーズをメールの最後に入れることをオススメします。

• お手数をおかけしますが～
• お忙しいところ恐縮ですが～
• ご多忙の中～
• ご多忙のところ申し訳ありませんが～
• 貴重なお時間を使わせてしまい申し訳ありませんが～

「お伺いさせていただきます」は間違い

質問する際によく使用する「聞く」「尋ねる」の敬語表現のひとつに「伺う」という言葉があります。よく「お伺いさせていただきます。」との表現が見受けられますが、これは間違いです。「伺う」と「させていただく」はどちらも自分の立場を下げる謙譲語で重なるため、二重敬語と言われます。

正しい「伺う」の敬語表現は以下の通りです。

• お伺いします。
• 伺いたく存じます。
• 伺いたいことがございます。
• 伺いたいのですが～

「？」は使わない

質問文なので「？」を付けたくなりますが、ビジネスメールでは「？」を使用しないのが一般的です。「？」や「！」は相手に軽い印象を与えてしまいます。

「？」は使用せず、質問していることが分かるように文章を作りましょう。「～できますでしょうか。」などの表現を使用すると、句点で終える質問文を作ることができます。

質問に至る意図や経緯を明確にする

質問や問い合わせを送ることに至った経緯や理由、および意図などをメール本文に組み込むと、相手側もどのような返信をすればよいのかわかりやすくなります。

件名：〇〇についてのお問い合わせ 株式会社××　営業部 ～～様いつも大変お世話になっております。 株式会社○○の△△です。 先日注文させていただいた、〇〇について 社内での説明のため、以下の2点質問がございます。 ①商品のカラーは、ホワイト以外にも種類はあるのでしょうか。 ②納品方法はどのような方法があるのでしょうか。 ご多忙の中、お手数をおかけしますが よろしくお願い申し上げます。