ビジネスメール

【第一印象を決める】初めて送る相手へのビジネスメールの書き方とは

面識がない相手にビジネスメールを送る際、何に気を付けていますか?
初めて送るメールは相手に与える第一印象となります。ポイントを押さえて、相手からの警戒心を解き安心させるビジネスメールを送りましょう。

今回は、ビジネスメールを「初めて」送る際に気を付けるべきポイントや例を紹介します!

 

件名には「用件」「社名」「名前」を

ビジネスメールの件名には「用件」を書くのがマナーです。その上で、初めて送るメールの場合は「社名」「名前」を入れることをオススメします。メールアドレスに見覚えがなくても、誰からのメールなのか一目でわかることができます。

よくある例として、「はじめまして。」といった件名があります。これでは、初めて送ることは伝わりますが、スパムメールと怪しむ人もいるでしょう。スパムメールと判断されると、相手が削除してしまったり、メールの開封を後回しにされてしまう可能性があります。以下のように「用件」「社名」「名前」が入っている件名が良いでしょう。

  • 株式会社〇〇・~~様からのご紹介【株式会社◇◇・××】
  • アポイントのお願い<株式会社◇◇/××>

初めての相手に送る際に使用できるフレーズ

「お世話になっております。」は不自然

ビジネスメールの書き出しに「お世話になっております。」という文言が使われます。しかし、初めて送る相手に向かって「お世話になっております。」と言うと不自然に捉えられる可能性もあります。そのため、「初めてメールを差し上げます。」「突然のご連絡失礼いたします。」などの文言を使うことをオススメします。

しかし、新しく着任した場合のメールなど、メールを送るのは初めてですが組織同士はつながりを持っている場合もあります。その際は、「お世話になっております。」を使うことも可能です。使う際には、シーンや相手を慎重に考えましょう。

よく使われるフレーズ

  • 初めてご連絡いたします。
  • 初めてメールを差し上げます。
  • 突然のご連絡失礼いたします。
  • お忙しいところ、突然のメールをお許しください。

以上のように、初めて送ることが理解できるような書き出しの挨拶をしましょう。また、「突然メールを送り付けることになり申し訳ない」といった趣旨を伝えるのも良いでしょう。

初めて送った「経緯」を書く

ビジネスメールを初めて送るには「商談会で名刺交換をした」「違う取引先から紹介してもらった」「ホームページを見た」などの経緯があるでしょう。それらの経緯をメール本文で具体的に伝えることで、相手はメールが送られてきた理由を知れるため安心できます。前向きに検討してもらえるきっかけにもなるでしょう。

初めて送る相手の中には、誰かからの紹介もあると思います。その際は、事前に許可を取り、メール本文にて紹介者を明記しましょう。そのことで、相手も安心して返信することができます。

「初めて」送るビジネスメールの例

取引がなかった会社に送る「初めて」メール

件名:取引のご提案<株式会社〇〇・△△>
株式会社×× 営業部
~~様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の△△と申します。

貴社のホームページを拝見し、メールさせていただきました。

弊社は◇◇の製造および販売を手掛けております。
つきましては、貴社製品の「××」の購入を検討しており、
ぜひともお取引願いたいと存じます。

詳細につきましては、添付資料にまとめてあります。
ご検討の上、お返事いただければ幸いです。
ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。

紹介してもらった相手に送る「初めて」メール

件名:株式会社〇〇からのご紹介【株式会社〇〇・△△】
株式会社×× 営業部
~~様

初めてご連絡いたします。
株式会社〇〇の△△と申します。

◇◇株式会社の~~様からご紹介していただき、メールを差し上げました。

この度、弊社は貴社の製品「××」の購入を検討しております。
つきましては、「××」について詳細な説明や金額について伺いたいと存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
~~様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけると幸いです。

ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。

異動などの新任で送る「初めて」メール

件名:新任のご挨拶【株式会社〇〇/△△】
株式会社×× 営業部
~~様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△と申します。

この度、前任の担当者◇◇に変わり、私△△が務めさせていただくことになりました。
今後ご指導をいただくこともあるかと存じますが、
いち早くお役に立てるよう努める所存です。

お忙しいところ恐縮ですが、
近日中にご挨拶に伺わせていただきますので
その際はよろしくお願い申し上げます。

メールにて大変恐縮ですが、まずはご挨拶を申し上げます。

 

まとめ

いかがでしたか?今回は初めて送る相手へのビジネスメールの書き方を紹介しました。

件名には、用件や社名そして名前を入れ、書き出しは状況に応じて使い分けましょう。メール本文には送ることになった経緯を明記して、相手が安心して返信できるよう工夫を凝らすことが重要です。
これらの書き方を踏まえて、相手の警戒心や不信感を拭い、良い印象を与えるメールの作成を行ってみてください!