ビジネスメール

ビジネスメールで【謝罪・お詫び】を伝えるフレーズと書き方を紹介

仕事をする上で、ミスや問題が発生することは付き物です。謝罪やお詫びは直接顔を合わせて伝えることが理想的ですが、スケジュールや距離の問題で直接会えない場合もあるでしょう。その際に、ビジネスメールにて謝罪を伝えるにはより丁寧に書く工夫が必要です。誠意を伝えるはずのメールが、相手を怒らせてしまう逆効果にならないようポイントを押さえましょう。

今回は、「謝罪・お詫び」を伝えるビジネスメールの書き方やフレーズを紹介します!

 

なるべく早く送信する

謝罪を行う上で最も重要なのは、問題が発生したらすぐに連絡を行うことです。連絡を怠ると、その後にどれだけ丁寧なメールを送っても、誠意を伝えることは困難となります。相手からの信頼回復をするためにも、謝罪メールは早く送りましょう。

また、メールの内容は素直に自らのミスや失敗を認め、謝罪の念を記載することが必要です。言い訳がましくならないように気を付けましょう。

さらに、メールだけでなく先に電話を入れて口頭での謝罪を行うことで、相手からの印象も変わります。状況に応じて、迅速に対応しましょう。

件名は謝罪の内容が伝わるように

件名は一目で謝罪やお詫びの内容が伝わるように書きましょう。よくある例として「~~について」といった件名がありますが、この件名では謝罪のメールなのか理解できません。一目で内容が理解できるよう「~~についてのお詫び」と書きましょう。

また、具体的な内容や日時を入れると良いでしょう。また、【】などを使用して、すぐに開封してもらえるような工夫を行うこともオススメです。以下の例を参考にしてみてください。

  • 製品「〇〇」納期延期のお詫び
  • 12月6日~~についてのお詫び
  • 【重要】××システムトラブルのお詫び
  • 「△△」誤発注のお詫び(株式会社〇〇)

問題発生の経緯や原因、対応策を述べる

メール本文には、原因や経緯および対応策を記載することで相手へ誠意を伝えることができます。
原因や経緯は「どうしてこのミスが起こったのか」「これらの原因でこのような状況になった」といったことを説明することで、相手は納得し安心することができます。

さらに、その後の対応策や解決策を記載することも必要です。「どのように補填を行うのか」「再発防止のために、どのような行動をするのか」と具体的に示すことで、誠意が伝わりやすくなるでしょう。ミスをしてしまった本人自身もこれらを具体的に書けるようになることで、内容を詳しく把握することができるため、今後の再発防止にもつながります。

本文最後も「謝罪」の文言で締める

本文で原因や経緯および対応策を述べた後の締めには、もう一度謝罪の言葉を添えることが必要です。ビジネスメールの締めの言葉では、よく使用される「よろしくお願い申し上げます。」という文言がありますが、謝罪メールでは不自然な場合があります。
「謹んでお詫び申し上げます。」「ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。」などの文言を使用して、メールの最後まで謝罪の言葉を記載しましょう。
記事の下部にフレーズを記載していますので、参考にしてみてください。

 

謝罪やお詫びの際に使えるフレーズ

本文中に使えるフレーズ

  • 申し訳ございませんでした。
  • 失礼いたしました。
  • ご心配をおかけいたしました。
  • 大変ご迷惑をおかけいたしました。
  • お詫びの言葉もございません。
  • 心よりお詫び申し上げます。
  • 猛省しております。
  • 弁解のしようもございません。

締めに使えるフレーズ

  • 深くお詫び申し上げます。
  • 重ねてお詫び申し上げます。
  • ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。
  • 何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
  • メールにて恐縮ですが、お詫びのご連絡を申し上げます。
  • 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます。

 

まとめ

今回は、「謝罪・お詫びメール」を作成する際のポイントとフレーズを紹介しました。

送信するタイミングや件名、および本文の内容に工夫を凝らすことが必要です。相手の印象を少しでも良くして、ミスや失敗を挽回できるようなメールを作成してみてください!