ビジネスメール

【例文つき】いまさら聞けない!社内メールの基本マナーとは?

メールは仕事をするうえで、いまや欠かせない連絡ツールです。得意先や社外だけでなく、社内向けにメールを送ることも多いかと思います。

しかし、社外などと違って「丁寧すぎない」「簡潔である」ことが求められる社内メール、いったい何に気を付けてどう書けばいいのか?報告や依頼、お礼から謝罪まで、様々なシーンの例文と合わせてご紹介します。

件名を読むだけで内容がわかるようにする

これはビジネスメール全てに言えることですが、件名は読むだけで本文の内容が把握できるものにする必要があります。

例えば「〇月□日会議の件」や「〇〇に関する資料作成のお願い」など、相手が一目見て理解でき、かつ簡潔な件名を書くよう心がけましょう。

また、急ぎの要件などは【緊急】と頭に入れるなど、相手にメールを見てもらいやすくする工夫するとよいです。

宛名は「役職名」や「様」を使う

冒頭には宛名を書きます。そのさい、社内メールですので宛名に「殿」などの改まった表現は避けましょう。

敬称は主に「様」が一般的ですが、最近の企業の雰囲気によっては「さん」を使う場合あるようです。
しかしいきなり「さん」で送ってしまっては馴れ馴れしい印象を与える場合もあるので、社内のメールの文面などを確認したうえでどちらを使うか決めるのがよいでしょう。

役職がある人に送る場合は「〇〇(名前)課長」など役職だけで「様」などの敬称はつけないようにしましょう。

また、複数の人へ送る際の宛名は「各位」になります。
例えば部署全体に送る場合は「○○部各位」
複数の担当者に送る場合は「担当者各位」などと使いましょう。

本文は結論から述べ、必要最低限だけ書く

書き出しもあまり長々としたものは好まれません。
社外向けのように「いつもお世話になっております~」などではなく「お疲れ様です。営業部の○○です」などという風に必要最低限にしましょう。

また、同じ部内でのやり取りの場合、わざわざ所属を表記する必要もないので「お疲れ様です。○○です」と省いてもいいでしょう。

次に本文ですが、必ず最初に結論を簡潔に述べるようにしましょう。

例えば議事録を送る件についてのメールで

 先日行われた〇月〇日の会議の議事録を作成いたしましたので、ご覧になっていただき、気になる点などありましたらなんなりとご指摘くださると有難いです。

と書いてしまうと読みにくく、無駄が多いです。ですから

〇月〇日の会議の議事録を送ります。
改善点などありましたらご指摘ください。

と簡潔に述べるのがよいでしょう。

締めの文は状況で使い分ける

締めの挨拶はメールの内容によって使い分けましょう。

一般的な例ですと「よろしくお願いします」のみで問題ありませんが、返事が欲しい場合や逆に返信不要の場合など、状況によって工夫すると丁寧です。

【一般的】
・よろしくお願いします。
・確認よろしくお願いします。

【返事が欲しいとき】
・ご返事お待ちしております。
・お手数ですが、ご返事いただければ幸いです。

【返信不要のとき】
・ご確認いただければ、ご返信は無用です。
・特に問題がなければ、ご返信にはおよびません
・取り急ぎ、ご報告まで。

【何かを依頼したとき】
・お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。
・ご協力いただけますよう、お願い致します。

【お礼のとき】
・取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。
・まずはお礼まで。

【謝罪のとき】
・このたびは大変申し訳ございませんでした。
・ご期待に沿えず、申し訳ございません。

 

例文

それでは最後に、シーン別の例文をご紹介いたします。

報告の場合

Subject:「○○会社」見積もり書完成

田中課長
お疲れ様です。

○○会社に関する見積もり書をお送り致します。
内容のご確認いただき、ご指摘などあればご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

営業部
山田太郎

依頼の場合

Subject:社内アンケート提出の依頼

社員各位
お疲れ様です。総務部の鈴木です。

先日皆様へお配りした社内アンケートの提出を
下記期日までにお願いいたします。

社内アンケート提出期限
20XX年X月X日(X)15:00迄

お忙しい中恐縮ですが
ご協力をお願いいたします。

総務部
鈴木一郎

お礼の場合

Subject:ご対応ありがとうございました。

営業部
山田 様

お疲れ様です。広報部の佐藤です。

○○の件早急にご対応いただきありがとうございました。

合わせて関連資料もお送りいただいたことで、
必要なデータがそろい非常に助かりました。
大変感謝しております。

取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

広報部
佐藤花子

謝罪の場合

Subject:資料の紛失に関するお詫び

田中課長
お疲れ様です。山田です。

このたび、お預かりしていたプレゼン資料を、移動中に紛失してしまいました。
私の不注意から、課長および関係各位に対して、
多大なるご迷惑をおかけしましたこと大変申し訳ございません

資料に関しましては、ただいま交通機関に問い合わせをしており
警察にも紛失届を提出いたしました。

二度とこのような失態を繰り返さないように、
以後十分に注意して業務に励みたい所存です。

誠に申し訳ございませんでした。

営業部
山田太郎

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