【厳選】情報共有アプリを紹介｜利用するメリットや選ぶ際のポイントも解説

情報共有アプリを利用してみたいけれど、どのようなものを選べばよいか分からないという方も多いのではないでしょうか？
今回は、情報共有アプリのメリットや選ぶ際のポイント、おすすめの情報共有アプリを紹介します。

情報共有アプリとは、社内に蓄積された情報を1カ所に集約して管理するアプリのこと

情報共有アプリとは、組織やチーム内で蓄積された情報を1つの場所に集約し、効率的に管理・共有するためのアプリケーションのことです。これにより、メンバー間でナレッジや情報の共有がスムーズに行えるため、業務効率化につながります。

情報共有アプリの種類

• 社内ポータルタイプ
  組織内のスケジュールやタスクなどの情報を集約し、一元管理するタイプのアプリです。
• ビジネスチャットタイプ
  チャット機能を中心に、リアルタイムなコミュニケーションを行うアプリです。複数でのオンライン会議やチャットなどを利用したコミュニケーションの活性化に適しています。
• ドキュメント作成タイプ
  チーム内で文書を共同作成・編集できるアプリです。議事録管理や同時編集などの機能が備わっています。
• ファイル共有タイプ
  画像や動画などのファイルや資料を共有できるアプリです。大容量のデータのやり取りに適しています。
• 営業管理タイプ
  営業活動や顧客情報の管理をサポートするアプリです。顧客履歴や取引情報を整理し、効果的な営業活動を可能にします。

情報共有アプリを利用するメリット

情報共有が効率的に行える

情報共有アプリを使うと、チーム内の情報共有が効率的に行えるというメリットがあります。大切な情報や変更点を見逃す可能性が低いため、業務全体の進行がスムーズになります。また、リアルタイムなコミュニケーションが可能なため、意思決定や課題の解決も迅速に行えます。

業務に必要な情報が見つけやすくなる

情報を整理して分類する機能を備えているような情報共有アプリでは、必要な情報を迅速に見つけやすくなります。ファイルやドキュメントが一元管理されているため、検索が簡単に行え作業効率が向上します。また、過去のデータやプロジェクトの履歴にも簡単にアクセスできるため、新たな取り組みに活かすこともできます。

社内のコミュニケーションが活性化できる

情報共有アプリには、ビジネスチャットなどのコミュニケーション機能が備わっています。チャットを通じてチームメンバーや同僚とリアルタイムでコミュニケーションを取ることができ、アイデアや意見の交換がスムーズに行えるというメリットがあります。これにより、社内の協力と連携が強化され、創造的なアイデア共有や問題解決が促進され、生産性向上につなげられます。

情報共有アプリを選ぶ際のポイント

誰でも使いこなせる操作性か確認する

誰でも使いこなせるやさしい操作性であるかや、使い方のガイドやチュートリアルが提供されているかなどを確認しておくとよいでしょう。パソコン操作が苦手な人でも直感的にできることが、効果的な情報共有において重要です。

セキュリティ対策は万全か確認する

情報共有アプリでは機密性の高い情報も扱うことがあるため、セキュリティ対策は万全かを確認しておきましょう。通信の暗号化やアクセス制御、権限の付与などのセキュリティ機能を提供しているか確認することが重要です。情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えるためにも、セキュリティに関する詳細を検討することが大切です。

サポート体制が充実しているか確認する

充実したサポート体制があるかどうかを確認しておきましょう。メールやチャット、電話など、対応しているサポート方法のほか、問題解決のスピードや対応の質を確認することも重要です。導入後のサポートは有料の場合もあるため、あわせて確認しておくとよいでしょう。

マルチデバイスで利用できるのか確認する

現代のビジネス環境では、パソコンだけでなく様々なデバイスからアプリにアクセスすることが一般的なため、マルチデバイスで利用できるのかを確認しておきましょう。マルチデバイス対応のアプリを選ぶことで、スマートフォン、タブレット、パソコンなど、異なるデバイスで情報にアクセスできます。これにより、外出先でも重要な情報にアクセスできるため、迅速な対応が可能になります。

おすすめの情報共有アプリ

LINE WORKS

（「LINE WORKS」公式サイト：https://line.worksmobile.com/jp/）

LINE WORKSは、ビジネスチャットやタスク管理、スケジュール共有など、多彩な機能を備えた情報共有アプリです。プライベート向けLINEと同様の使い慣れたUIを踏襲しつつ、ビジネス向けに機能が拡充されています。グループの作成やチャット、ファイル共有などを簡単に行えるため、コミュニケーションと情報共有の両方を効率的に行いたい場合に適しています。

【利用料金】
フリー：0円
スタンダード：450円（年間契約の月額料金）
アドバンスト：800円（年間契約の月額料金）

Google Workspace

（「Google Workspace」公式サイト：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/）

Google Workspaceでは、Googleアカウントを持っていれば、Googleドキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーションなどをリアルタイムで共同編集できるサービスです。また、Gmailやカレンダーと連携しやすいというメリットもあります。複数人でドキュメントを作成・編集する必要がある場合や、メールやスケジュールを一元管理したい場合におすすめです。

【利用料金】
Business Starter：680円（ユーザー1人あたり／年間契約の月額料金）
Business Standard：1,360円（ユーザー1人あたり／年間契約の月額料金）
Business Plus：2,040円（ユーザー1人あたり／年間契約の月額料金）
Enterprise：要問い合わせ

kintone

（「kintone」公式サイト：https://kintone.cybozu.co.jp/）

kintoneはカスタマイズ可能なデータベースを提供する情報共有アプリです。業務プロセスの自動化やデータ管理を容易に行えるため、さまざまな業界や業種で利用されています。また、フォーム作成やワークフローの設定などが柔軟に行えるため、組織のニーズに合わせた情報共有環境を構築したい場合に適しています。

【利用料金】
ライトコース：780円（ユーザー1人あたり／月額料金）、9,170円（ユーザー1人あたり／年額料金）
スタンダードコース：1,500円（ユーザー1人あたり／月額料金）、17,640円（ユーザー1人あたり／年額料金）

Slack

（「Slack」公式サイト：https://slack.com/intl/ja-jp/）

Slackはビジネスチャットを中心とした情報共有プラットフォームです。リアルタイムのチャットやファイル共有、通知などの機能が充実しており、チーム内のコミュニケーションを活性化させるのに適しています。また、さまざまなアプリとの連携も豊富で、業務効率の向上をサポートします。

【利用料金】
フリー：0円
プロ：925円（ユーザー1人あたり／年間契約の月額料金）
ビジネスプラス：1,600円（ユーザー1人あたり／年間契約の月額料金）
Enterprise Grid：要問い合わせ

Dropbox

（「Dropbox」公式サイト：https://www.dropbox.com/ja/）

Dropboxはファイル共有とクラウドストレージを組み合わせた情報共有アプリです。ファイルのアップロードや共有リンクの生成が簡単に行え、複数のデバイスからアクセスすることも可能です。特に大容量のファイルを安全に共有したり、リモートワーク環境でファイルにアクセスしたりする場合に便利です。

【利用料金】
Standard：1,500円（ユーザー1人あたり／月額料金）
Professional：2,000円（ユーザー1人あたり／月額料金）
Advanced：2,400円（ユーザー1人あたり／月額料金）
Enterprise：要問い合わせ