ビジネスメール

相手を不快にさせない!「催促」ビジネスメールの書き方を紹介

ビジネスメールのやり取りで、相手からの返信がないと仕事が進まず、不安になるのではないでしょうか。そのような場合に送信するのが「催促メール」です。相手に不快感を与えないよう、言い回しに気を付けて内容を考えましょう。

今回は、「催促メール」の書き方やよく使われるフレーズを紹介します!

催促メールを送るべき状況

催促メールはできる限り送らないでおきたいものです。送る必要がないのに催促メールを送ってしまった…という状況に陥らないよう、催促メールを送るタイミングはおさえておきましょう。

基本的に催促メールは「依頼した内容が期限の日付までに完了されていない」場合に送ります。催促メールを送る前に本当に完了されていないのかをしっかり確認するようにしましょう。

メールの返信が送られてこない場合

メールは24時間以内に返信するのがビジネスマナーでの常識ですが、送信してから24時間を過ぎた途端に催促メールを送るのはあまり好印象ではありません。相手の都合も考え、送信してから2日間返信が無かった場合など、ある程度猶予を設けてから送るのがおすすめです。

また、催促メールを送る前に、迷惑メールに分類されていないか、開封しているのに誤って見落としていないかなどを確認しましょう。

納期までに商品が届かない場合

納品の約束の日までに商品が届かない場合などは、すぐに連絡をするのがベターです。相手がすばやく納品状況などを確認できるからです。

また、催促メールを送る前に、同僚が代わりに商品を受け取っていないかや、違う部署に間違って届いていないかなど、本当に商品が到着していないか確認しましょう。

相手から入金されていない場合

相手から入金されていない場合は、相手が法人か個人かで対応が違ってきます。法人の場合は、相手の会社で何か不具合があるなど、自社の損害に関わることもあるので早めに連絡しましょう。

個人の場合は振り込むのを忘れていることがしばしばあります。また送金手続きにタイムラグがあり、入金したのにまだ反映されていないこともあり得るので、数日猶予を設けてから送るのがおすすめです。

また、催促メールを送る前に、銀行口座の入金情報を確認するなど、本当に入金されていないか確かめるようにしましょう。

「何の用件で」「いつまでに」「何をしてほしいのか」を伝える

催促メール本文には

  • 何の用件についての催促なのか
  • いつまでに行うのか、という期限
  • 相手に何をしてほしいのか

を必ず明記するようにしましょう。それぞれについて以下で説明します。

  • 何の用件についての催促なのか

    (例文)
    1月7日に以下の内容でメールを送信しておりますが、
    その後ご都合はいかがでしょうか。

    自分がいつ送信した内容についての催促なのかを明確にすることで、相手も用件を思い出すことができます。また、「未入金」「未納」などの現在の状況や「会議に必要な為…」など催促した理由を伝えることも良いでしょう。

  • いつまでに行うのか、という期限

    (例文)
    17日の会議に必要な為、15日までにお返事を頂けますようお願い申し上げます。

    期限とその理由を簡潔に明記するようにしましょう。理由に関しては、個人的な理由は避け、行事や第三者の都合など、自己完結できない理由を上げることで、やむにやまれぬ事情で催促メールを送ったことを伝えると効果的です。

  • 相手に何をしてほしいのか

    (例文)
    お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の上お返事いただければ幸いです。

    相手が「何を行えばよいのか」という項目を明確にしましょう。さらに、前回のメールを転送したり、資料などを再度添付しすぐに参照できるようにしておくと丁寧です。

相手を不快にさせないためのポイント

言い回しに気をつける

催促する際には相手に不快感を与えない言い回しを使用しましょう。避けるべき言い回しをまとめましたので、参考にしてみてください。

× どうなっていますか。
× どのような状況ですか。
〇 いかがでしょうか。

(例文)資料の内容は、いかがでしょうか。

 

× どちらにしますか。
〇 いかがいたしましょうか。

(例文)AとBの2種類ありますが、いかがいたしましょうか。

 

× 早急にご対応ください。
× 再三のお願いですが~
× いつになるのでしょうか。
→このような、攻撃的な文言はどれだけ丁寧な言い回しを使用しても相手に不快感を与えます。使用は避けておきましょう。

行き違いの可能性を示唆する、相手への配慮の言葉を添える

メールを送った直前に実は相手が対応していた、など郵送や入金には確認までに時間がかかる場合があります。その間に相手がメールを受け取り、不快感を与えないため以下のような行き違いに関する文言を入れておくと丁寧です。

(例文)
本メールと行き違いになり、既に対応を頂いておりましたら何卒ご容赦くださいませ。

文章にやわらかな印象を与える「クッション言葉」を使用する

相手に依頼や反論、催促などをする際に効果的な言葉として、クッション言葉があります。文頭に用いることで、やわらかな印象を与えることができます。クッション言葉の例を紹介するので、状況に合わせて使用してください。

  • お忙しいところ恐れ入りますが~
  • ご多用中のところ大変恐縮ですが~
  • 急かすようで申し訳ないのですが~
  • 誠に勝手なお願いで恐縮ですが~
  • 何かの手違いかとも存じますが~
  • お手伝いできるところがありましたら、ご連絡ください。

 

催促メールの例

問い合わせ内容を催促する

件名:【ご確認】製品「〇〇」について
株式会社◇◇
営業部 ~~様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の△△と申します。

1月7日に製品「〇〇」について下記のメールをお送りいたしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
17日の会議に必要な為、15日までにお返事を頂けますようお願い申し上げます。

急かすようで申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

打ち合わせ日程について催促する

件名:次回打ち合わせ日程のご確認
株式会社◇◇
営業部 ~~様

平素より大変お世話になっております。
株式会社××の△△でございます。

先日、送付しておりました次回の打ち合わせ日程ご相談の件、
その後いかがでしょうか。

誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
1月10日までにお返事を頂けると幸いです。

念のため、先日送付いたしましたメールを再度転送いたします。
お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。

入金を催促する

件名:「〇〇」の入金のご確認(株式会社××/△△)
株式会社◇◇ ~~様

いつもお世話になっております。
株式会社××の△△と申します。

製品「〇〇」の件につきまして、1月8日までに振り込みのお願いをしておりましたが、
1月10日現在、ご入金を確認することができませんでした。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご確認の上、1月14日までにご入金くださいますようお願い申し上げます。

なお、本メールと行き違いですでにご入金を行っていた場合は
何卒ご容赦くださいませ。

 

催促の前に、もう一度確認を!

催促メールは、できれば送信したくないものです。そのため、送信する前に「本当に催促メールを送信する必要があるのか」を確認しておきましょう。

相手から返信が来ないのは「メールが送信できていなかったから」「実は返信が来ていて、自分が見落として確認していなかっただけ」など自分側に落ち度がないことを確認しましょう。自分側に原因がある際に催促メールを送信してしまうと、相手へ不快感を与えてしまいます。

 

まとめ

いかがでしたか?

ビジネスメールで催促する際には、自分側に落ち度がないことを確認しましょう。その上で、相手に配慮の言葉を添えながら、何をしてほしいのかを伝えることを意識し不快感を与えないよう書いてみてください!

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