ビジネスメール

相手を不快にさせない!「催促」ビジネスメールの書き方を紹介

ビジネスメールのやり取りで、相手からの返信がないと仕事が進まず、不安になるのではないでしょうか。そのような場合に送信するのが「催促メール」。相手に不快感を与えないよう、言い回しに気を付けて内容を考えましょう。

今回は、「催促メール」の書き方や良く使われるフレーズを紹介します!

「何の用件で」「いつまでに」「何をしてほしいのか」を伝える

催促メール本文の内容には以下の3点を明確にしましょう。

  • 何の用件についての催促なのか
    (例文)
    1月7日に以下の内容でメールを送信しておりますが、
    その後ご都合はいかがでしょうか。

    このように自分がいつ送信した内容についての催促なのかを明確にすることで、相手も用件を思い出すことができます。また、「未入金」「未納」などの現在の状況や「会議に必要な為…」など催促した理由を伝えることも良いでしょう。

  • いつまでに行うのか、という期限

    (例文)
    17日の会議に必要な為、15日までにお返事を頂けますようお願い申し上げます。
  • 相手に何をしてほしいのか
    (例文)
    お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の上お返事いただければ幸いです。

    相手が「いつまでに、何を行えばよいのか」という項目を明確にしましょう。さらに、前回のメールを転送したり、資料などを再度添付しすぐに参照できるようにしておくと丁寧です。

避けるべき言い回し

催促する際には相手に不快感を与えない言い回しを使用しましょう。避けるべき言い回しをまとめましたので、参考にしてみてください。

× どうなっていますか。
× どのような状況ですか。
→〇 いかがでしょうか。

(例文)資料の内容は、いかがでしょうか。

× どちらにしますか。
→〇 いかがいたしましょうか。

(例文)AとBの2種類ありますが、いかがいたしましょうか。

× 早急にご対応ください。
× 再三のお願いですが~
× いつになるのでしょうか。

このような、攻撃的な文言はどれだけ丁寧な言い回しを使用しても相手に不快感を与えます。使用は避けておきましょう。

相手への配慮の言葉も添える

行き違いの可能性も示唆しておく

メールを送った直前に実は相手が対応していた、など郵送や入金には確認までに時間がかかる場合があります。その間に相手がメールを受け取り、不快感を与えないため以下のような行き違いに関する文言を入れておくと丁寧です。

(例文)
本メールと行き違いになり、既に対応を頂いておりましたら何卒ご容赦くださいませ。

よく使われるフレーズ

相手への配慮を伝える際に使われるフレーズを紹介します。参考にしてみてください。

  • お忙しいところ恐れ入りますが~
  • ご多用中のところ大変恐縮ですが~
  • 急かすようで申し訳ないのですが~
  • 誠に勝手なお願いで恐縮ですが~
  • 何かの手違いかとも存じますが~
  • お手伝いできるところがありましたら、ご連絡ください。

 

催促メールの例

問い合わせ内容を催促する

件名:【ご確認】製品「〇〇」について
株式会社◇◇
営業部 ~~様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の△△と申します。

1月7日に製品「〇〇」について下記のメールをお送りいたしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
17日の会議に必要な為、15日までにお返事を頂けますようお願い申し上げます。

急かすようで申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

打ち合わせ日程について催促する

件名:次回打ち合わせ日程のご確認
株式会社◇◇
営業部 ~~様

平素より大変お世話になっております。
株式会社××の△△でございます。

先日、送付しておりました次回の打ち合わせ日程ご相談の件、
その後いかがでしょうか。

誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
1月10日までにお返事を頂けると幸いです。

念のため、先日送付いたしましたメールを再度転送いたします。
お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。

入金を催促する

件名:「〇〇」の入金のご確認(株式会社××/△△)
株式会社◇◇ ~~様

いつもお世話になっております。
株式会社××の△△と申します。

製品「〇〇」の件につきまして、1月8日までに振り込みのお願いをしておりましたが、
1月10日現在、ご入金を確認することができませんでした。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご確認の上、1月14日までにご入金くださいますようお願い申し上げます。

なお、本メールと行き違いですでにご入金を行っていた場合は
何卒ご容赦くださいませ。

 

催促の前に、もう一度確認を!

催促メールは、できれば送信したくないものです。そのため、送信する前に「本当に催促メールを送信する必要があるのか」を確認しておきましょう。

相手から返信が来ないのは「メールが送信できていなかったから」「実は返信が来ていて、自分が見落として確認していなかっただけ」など自分側に落ち度がないことを確認しましょう。自分側に原因がある際に催促メールを送信してしまうと、相手へ不快感を与えてしまいます。

 

まとめ

いかがでしたか?

ビジネスメールで催促する際には、自分側に落ち度がないことを確認しましょう。その上で、相手に配慮の言葉を添えながら、何をしてほしいのかを伝えることを意識し不快感を与えないよう書いてみてください!