5W2Hで情報を整理する｜メリット・デメリットや活用例も解説

相手に分かりやすく、効果的に情報を伝えることは意外に難しいものです。情報の伝達を上手く行うには、まずはその情報を適切にまとめる必要があります。

そこで本記事では、情報をまとめるためのフレームワークである5W2Hを紹介します。

5W2Hとは、情報をそれぞれの要素に分割して整理するフレームワークのこと

5W2Hとは、情報伝達やマーケティング戦略に使われるフレームワークです。5W2Hは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How much（どのくらいの値段で）」の7つの英単語の頭文字から取られており、雑多な情報をこの7つの要素に分けて整理したり、抜けなくまとまった情報を相手に伝えたりするために使います。

同じような目的で作られたフレームワークとして5W1Hがありますが、5W2Hはそれに「How much（どのくらいの値段で）」という値段の観点を足したものです。5W1Hについては以下の記事も参照ください。

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5W2Hの構成要素

When（いつ）

「When」は時間についての情報を指し、「〇月〇日〇時」などの日時、「〇日から〇日まで開催」などの期間、「〇時までに提出」などの期限についての情報が含まれます。特に相手に特定の時間までに行動してほしいときには、この情報を明確に伝える必要があります。

Where（どこで）

「Where」は場所についての情報を指し、その事案がどこで起こったのか、この企画はどこでやるのかなどの情報が含まれます。具体的な場所を伝えることは当然ですが、企画段階で場所について決まっていないとしても、「このくらいのスペースがある」や「静かな」など、開催場所の条件も場所についての情報になります。

Who（誰が）

「Who」はコミュニケーションを取る人や集団、企業についての情報を指し、その事案は誰がやったのか、この企画は誰に向けた施策なのかなど、行為者と行為の対象者両方の情報が含まれます。企画を中心となって進める人物はもちろん情報に記載するべきですし、企画のターゲットとなる人物・集団を明確にしなければ具体的な計画が立てられません。

What（何を）

「What」はコミュニケーションの内容についての情報を指し、その事案ではどのようなことが行われたか、この企画ではどのような商品・価値を提供するかなどの情報が含まれます。特に最近の市場においては、「その商品を買うとどのような価値があるのか」が重視される傾向があるため、物だけでなく価値まで考えておくことは重要です。

Why（なぜ）

「Why」は理由についての情報を指し、その事案はなぜ起こったのか、なぜこの商品にニーズがあるのか、なぜこの企画を行わなければならないのかなどの情報が含まれます。こうした情報は商品のニーズや企業の存在意義を示すものでもあるため、企画の根拠や、具体策を考える基盤となる情報と言えます。

How（どのように）

「How」は具体的な方法や手段についての情報を指し、その事案はどのような経緯で起こったか、この企画はどのような手段で実行するのかなどの情報が含まれます。具体的な計画を出したり、相手に何かを依頼したりするときは、この情報が明確であることが必須です。

How much（どのくらいの値段で）

「How much」は値段についての情報を指し、その事案の対処にどのくらいのコストがかかったか、この企画ではどのくらいの値段で商品を提供するか、どのくらいの販売目標なのかなどの情報が含まれます。企画を立てるときは、やりたいことに合わせて現実的なコストを見積もり、そのコストから「How」の内容を適宜修正していく必要があります。

5W2Hのメリット・デメリット

メリット：企画や説明に具体性を持たせやすい

情報を相手に伝えるとき、自分がしっかり理解していたとしても、上手く伝えられなければ同じ内容を理解してもらうことはできません。そこで5W2Hを意識することによって企画や説明に関する情報の不足が起こりにくくなり、具体的な内容を相手と共有できます。

メリット：マーケティングに関する分析・企画に適している

5W2Hには類似のフレームワークとして5W1Hなどがありますが、5W2Hはそれに「How much」の要素が追加されているため、マーケティングに関する分析・企画と相性が良いという利点があります。5W2Hを使うことで、市場分析や広告施策、見込まれる利益などの要素を説明や企画に加えられます。

デメリット：構成要素が多くて煩雑になりやすい

情報を7つの構成要素に分けるため、少なくとも7つ分の説明をしなければならないということになり、話の分量が増えます。それらが必要な情報であればよいですが、不要な情報が増えると逆に重要な情報が伝わらないおそれがあります。状況と内容に合わせて、5W1Hや、よりコンパクトな2W1Hなど他のフレームワークと使い分けると良いでしょう。

ビジネスでの活用例

上司や同僚への報告

上司や同僚に行う報告の目的は情報共有なので、漏れのない情報伝達が重要です。このとき、5W2Hを前提に伝えるべきことをまとめれば、おのずと情報の漏れは少なくなるでしょう。

When	11月9日15時に
Where	敷島第三工場で
Who	プレス機が
What	破損しました。
Why	原因は機械の管理体制の甘さによるものです。
How	アルバイト社員がマニュアル通りに操作をしていると、上の部品がひとりでに外れました。
How much	補修にかかる金額は〇円です。

企画のプレゼンテーション

企画をプレゼンするときは、情報を具体的にするのはもちろん、構成を工夫すると伝わりやすくなります。最初にWhat・Why・Howの順番でやること、その理由と方法を伝え、Howの中に残りのWhen・Where・Who・How muchを入れましょう。

What	チーズケーキフェアをやるのはどうでしょう。
Why	わが社の客層は女性が多く、現在女性にはチーズケーキが流行しているためです。
How	フェアの実施内容については、以下の通りです。
When	10月いっぱいを予定しています。
Where	特に女性の売り上げが高い店舗数店を選び、
Who	〇〇さんが店舗との連絡、△△さんが仕入れを中心に進めます。
How much	コストは〇円、予想利益は〇パーセントとなります。

マーケティング戦略の構築

5W2Hは市場分析やマーケティング戦略の構築に役立ちます。このとき、特にWhyとWhoが重要で、なぜそのようなニーズがあり、なぜそのような施策を行うか、そして誰に向けているのかを明記する必要があります。

What	新商品の広告を打つことを提案します。
Why	ニーズがある層に新商品が十分に認知されていないためです。
Who	40代の主婦層をターゲットとします。
How	ポスター広告を使います。
When	新商品発売の前後1か月の期間で、
Where	主婦の利用者が多い大型店舗の広告スペースに掲載します。
How much	コストは〇円、予想利益は〇パーセントとなります。