ビジネスマナー

【例文付き】営業メールの返信マナーを簡単解説!

ビジネスパーソンであれば営業メールを受信する機会も多いかと思います。そんな時、返信するべきメールなのか、どう返信するべきなのか迷うこともあるのではないでしょうか。
今回はそんな返信しなくていい営業メールの見分け方から、返信が必要な際のマナーまでを解説いたします。

営業メールには返信するべき?

取引のある企業には返信するべき

営業メールの内容に興味がなかったとしても、その送り主が取引を行ったことのある相手の場合、返信はした方がよいでしょう。たとえ断るとしても、今後の関係を考えれば返信する方が丁寧です。

また、直接面識のない営業担当者からのメールでも、取引先の会社であれば返信しましょう。
こういった細かい丁寧な対応が、後々の取引を円滑に進めることに繋がるでしょう。

取引もなく興味もなければ返信しなくてよい

取引先でない企業からの営業メールの場合、興味がなければ返信する必要はありません。
この先、取引を行う可能性がある場合なら返信する方がよいですが、そうでないなら返信をしなくても問題ないでしょう。

もちろん、内容や商品に興味があったり有益だと判断すれば返信してかまいません。

【状況別】営業メールの返信方法

検討している場合の返信メール

たとえば取引先からの営業メールの場合、もし検討しようという気が少しでもあれば、即座に返信を行いましょう。とりあえず検討している旨を素早く伝えることで、相手からの印象もよくなります。

株式会社□□産業
田中様

お世話になっております。

株式会社△△の鈴木です。

この度はお忙しい中、ご丁寧にメールを送っていただき、
心より感謝申し上げます。

ご提案内容については、社内で十分に検討し、
改めてご連絡させていただきます。

何卒宜しくお願い申し上げます。

取り急ぎご提案のお礼を申し上げます。

資料送付に対するお礼の返信メール

お礼メールの場合は相手に無駄な手間をかけさせないためにも、「返信不要」の旨を伝えるとよいでしょう。
もちろんそのまま書くのではなく、「ご返信には及びません」「ご返信は無用です」など丁寧な表現を忘れずに!

株式会社□□産業
田中様

お世話になっております。

株式会社△△の鈴木です。

この度はご提案資料をお送りいただき、
誠にありがとうございます。

早速ご対応いただき、感謝申し上げます。

資料を確認させていただき、
不明な点などありましたら問い合わせさせていただきます。

ご確認いただければご返信には及びません。
取り急ぎ、受領のご報告とお礼を申し上げます。

訪問アポイント(候補日提示あり)への返信メール

訪問アポイントのメールに対しては、「ご訪問の件承知いたしました」という言葉の後に「こちらも直接会ってお話ししたいと思っていました」などという気の利いたコメントを入れるとより丁寧になります。
もちろんこれはなくても問題ないので、状況によって使い分けるとよいでしょう。

株式会社□□産業
田中様

お世話になっております。
株式会社△△の鈴木です。

ご連絡いただき大変ありがたく思います。

ご訪問の件に関してですが、承知いたしました。
私も『○○(商品orサービス名)』について
お話を伺いたいと考えておりましたので
ぜひご面談お願いしたく存じます。

なお、頂いた候補日程ですと
①3月5日14:00~
③3月7日15:30~
が空いております。

お忙しいところ恐縮ではございますが
ご調整のほどよろしくお願い致します。

提案に対するお断りの返信メール

お断りの場合でも、相手が取引先の場合これからも関係が続くことを考えると、なるべく心象を悪くしない表現が望ましいです。
また、お断りの理由も曖昧にするのではなく、「費用面の折り合いがつかなかった為」など具体的な理由を簡潔に述べましょう。

株式会社□□産業
田中様

お世話になっております。
株式会社△△の鈴木です。

ご連絡いただきありがとうございます。

新商品のご提案内容を拝見致しました。

非常に興味深い商品ではございましたが、
費用面でどうしても折り合いがつかなかった為、
現在のところ商品の購入は難しい状況でございます。

せっかくのご提案ではございますが、
ご賢察のうえ、ご理解頂ければ幸いです。

今後の貴社の発展をお祈りしております。

取り急ぎご返信申し上げます。

 

 

まとめ

いかがでしたか?
メールの返信はどう書けばいいか迷う人も多いかもしれませんが、相手への印象も左右しかねない、重要なものです。
返信すべきものかどうか、状況によって判断し、迅速な対応を心がけましょう。
特にお断りのメールや相手の希望に添えない場合は、相手を不快にさせる表現をなるべく避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。