営業マネジメント

日報を書く目的とは?効果的な日報を書いて上手に活用する方法を紹介

日報を1日の終わりに書かなければいけない営業パーソンの方も多いと思いますが、毎日の日報を面倒くさいからと適当に書いてしまっていませんか?

実は日報は書き方・活用の仕方次第で、自分だけでなくチーム全体の成長に非常に役立つツールになります!今回は、その具体的な方法や日報を書くメリットを紹介します!

日報を書く目的やメリット

1日の業務を振り返りやすくなる

日報を書く最大の目的は、自分が1日で行った業務を振り返ることです。
その日はどの案件にどれだけの時間をかけたか、それぞれの案件に対してどのようなことを行ったか、どのような結果が得られたかなどが日報に記載される主な項目になります。

しかし日報は失敗したことだけを報告し、反省するものではありません。
上の例だと、

  • どの作業に時間をもっとかけるべきだった
  • なにかやりそこねた業務はないか
  • どの工程が良かった悪かったのか

などの分析を行うと今後、活用しやすいツールになります。失敗した点だけでなく、成功した点も理由とともに記載し、自分のノウハウの蓄積に活かしましょう。

会社側が個人やチームの活動を管理し、アドバイスをすることができる

日報を書くのは自分のためだけではありません。それぞれのメンバーの管理をしている上司にとっても、

  • 誰がどんな業務を行っていたのか
  • それぞれがどのようなことが得意なのか
  • どのようなことにアドバイスが必要なのか
  • どれくらいの業績が見込めるのか

を把握するための重要な情報源になります。

また、日報を詳しく書くことによって上司がメンバーにアドバイスをしやすくなるだけでなく、自分がアドバイスを求める際も、これまでどのように業務を行っていたのかを説明するための貴重な記録になります。

ノウハウの共有に使える

過去の日報に蓄えたノウハウは、チームメンバー間で共有することで更に役立つでしょう。自分が上司から受けたアドバイスを書いておくことで、過去の自分と似たような案件で苦しんでいる他のメンバーの参考にもなります。

また、他のメンバーの日報を参考にすることで、業務にかかる時間の目安がつけられたり、それぞれの顧客に関する情報を共有できます。

日報の作成にかける時間を減らし、効果的に書く方法

テンプレートを活用して書く手間を減らす

どれだけ日報が効果的であったとしても、書くのに膨大な時間と手間がかかっていては意味がありません。
少しでも日報を書く時間と手間を減らすために、

  • 時間
  • 訪問先
  • 活動内容

などの項目を入力するテンプレートを作成するといいでしょう。
日報のテンプレートの例や、日報の書き方は以下の記事を参考にしてみてください。

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文章での記入を避けて5W3Hを明確にする

日報が日記のように長くなってしまったり、段落のような長い文章だけで書いてしまうと、読む側にとってもどこが重要なのかわからなくなってしまいます。また、後で紹介するSFA(営業支援ツール)を活用するためにも、長い文章を使わない日報を作成するとよいでしょう。

そこで、重要な要素のみを簡潔に入力するのに用いられるのが5W3Hです。5W3Hを用いた日報の例として、以下のようなものが考えられます。

When(いつ A〜B時
Where(どこで C社
Who(誰に 営業部 D様
Why(なぜ 新商品開発のため、新たな原材料の仕入れを検討されている
What(なにを 商品E
How(どのように フリーサンプルをお渡ししました
How many(どれだけ F個
How much(いくら G〜H万までの予算を検討されています

必ずしも5W3Hのすべてを書く必要はありませんが、これらを押さえることで、必要な情報を簡潔に書くことが可能になります。

各案件に関するデータ・進捗・課題を具体的に書く

商談の進度の記録や、相手の反応や発言を抽象的に書いてしまうと他の人が読んだときに参考になりません。

  • 具体的な数字を入力する
  • 相手がどのような発言をしたかを具体的に記載する
  • チーム内で統一された基準に基づく評価を使用する

などの点に注意して、個人間で日報を共有しても情報が正確に伝わるように心がけましょう。

SFAを用いて日報を共有・管理し、有効活用する

管理や共有にExcelやメールを用いている会社も多いのではないでしょうか?
しかし、実はExcelやメールは日報の共有・管理にはあまり向いていないとされています。理由としては以下のような管理や共有のしづらさが挙げられます。

  • 過去の日報にさかのぼりづらい
  • メンバーの間で共有しづらい
  • ページ数や件数が膨大な数になってしまい読みづらい・処理が重くなってしまう

これらのExcelやメールの不都合な点を解消できるのが、SFA(営業支援ツール)です。

複数人で同じ案件を共有し、進捗を管理・分析する

SFAを導入することのメリットの1つは、複数人で同じ案件を共有できることです。
誰がどこまで商談をすすめたか、顧客に対して次はどんなアプローチをすればいいのかをそれぞれが提出した日報の情報をもとに判断することが可能になります。

SFAを用いると、日報で入力した情報が日報管理機能によって自動で整理されます。このおかげで、Excelなどに比べて少ない労力で各種データに関するグラフ等を作ることができます。データを可視化し、分析することによってさらなる営業成績の向上や効率化が見込めるでしょう。

案件や顧客ごとに日報を管理し、将来的に参照しやすくする

SFAのサービスにもよりますが、案件ごとや商談先ごとに日報から得られた情報を整理し、共有することが可能です。将来的に同じ企業に対して営業を行うとき、過去の商談でどのようなプロセスを取ったか、どのようなニーズをどのような手法で満たしたかなどを簡単に参照できるようになります。

Excelなどを使って日報を管理していた場合に比べて過去の日報が遡りやすく、サービスによってはモバイルにも対応しているため、訪問先でも簡単に過去のデータを参照することが可能になるでしょう。

SFAや日報アプリ・ツールには無料で使えるものもあります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

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まとめ

いかがでしたか?
書くのが面倒になりがちな日報も、きちんと活用することで営業成績アップのための有効なツールになります。
日報の作成にかける時間を削減したり、営業データの分析を行うことで営業活動の効率化を目指しましょう!

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