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ビジネスメールへの資料添付のマナーや注意点は？例文もあわせて紹介
ビジネスメールに見積書やカタログ、資料などを添付する時、どのような点に注意していますか？
気をつけるべき点を押さえていないと、相手に失礼になってしまったり、トラブルの原因になったりします。
今回は、ビジネスメールに資料添付を行う際のマナーや注意点を解説します。
目次
資料を添付するときのマナー
宛先に注意し、to・cc・bccを正しく使い分ける
添付する資料は、自社や取引先に関する重要な情報を含んでいる場合があります。そのため、宛先には必ず注意し、「資料が届いていない」「間違った人に届いてしまった」などの状況は絶対に回避しなければなりません。
また、「送信するアドレスが間違っていないか」「送る人が間違っていないか」以外にも、to（宛先）・cc・bccを正しく使い分ける必要があります。
- to（宛先）：メールを送るメインの相手。複数人入力することで、全員に送信することができる
- cc：メインの送信先以外の人に、「念の為に送信しておきます」という意味合いで、複数人に共有するときに入力する。ccで受信した人全員が、互いのメールアドレスを見ることができる。
- bcc：ccと同じように複数人とメールを共有できるが、bcc内のメールアドレスはtoを含む他のすべての受信者に表示されない。他にも受信者がいたことを隠したい場合に使われる。
例えば、 下の図のような使い分けができます。
件名や本文にファイルを添付することを書く
相手先の取引担当者はの一日に多くのメールを受信していることが想定できます。そこで、「何の案件についてなのか」と「資料を添付していること」がわかりやすい件名を付けましょう。
また、本文中にも「〇〇に関する資料を添付します。」「〇〇を添付致しましたので、ご確認下さい。」などの一言を加え、相手が何に関する資料なのかがわかった上で開封できるような心遣いをしましょう。
ファイル名で資料の内容がわかるように配慮する
特に複数のファイルを添付する場合は、それぞれのファイル名で大まかな内容がわかるように配慮しましょう。自分がどの資料を添付したのかがわかりやすいだけでなく、相手にとっても必要がある資料のみを開きやすくなるという利点があります。
質問があった場合などの自分への連絡先を書く
添付した資料や案件に関して質問があった場合のために、自分や担当者の連絡先を本文の最後に加えましょう。
例えば、「ご不明な点がございましたら、下記の担当者までご連絡ください。」や「資料に関して質問がございましたら、本メールに返信いただけますと幸いです。」などのフレーズを付け加えて、連絡先を提示するといいでしょう。
資料を添付するときの注意点4つ
添付するファイルそのものを間違えない
特に見積書や提案書の場合、他の案件に関する似たようなファイルや、修正前の過去の版が複数存在することがあります。間違えて他社の見積書を添付してしまうことや、作成途中・修正前のファイルを添付してしまうことは大きな問題に発展しかねません。
添付したファイルは送信前に開き、正しいものが選択できているか確認しましょう。
添付ファイルのサイズや形式に注意する
添付ファイルのサイズや形式によっては読み込むのに時間がかかってしまうことがあります。
一般的な添付ファイルの上限は2MB、最大で3MBとされています。zipファイルに圧縮することで容量を縮小することができますが、それでも3MBを超えてしまう場合は、クラウドサービスや大容量ファイル送信サービスの使用を検討しましょう。ただし、クラウドサービスなどを使用する場合は、事前に使っても問題が無いかの確認をすることが望ましいです。
また、相手の環境によってはファイルが開けないこともあります。多くの場合、ファイル形式はPDFなら問題はないとされています。対して、ExcelやWordなどは開封・編集に専用のソフトを必要とします。このような形式のファイルを添付する場合、相手の環境下で正しく開けるかを事前に確認するほうがベターです。
メールへの資料添付の容量については以下の記事を参考にしてみてください。
セキュリティ対策を行う
万が一、添付したファイルがウイルスに感染していたり、クラウドサービス内で誰でも資料を閲覧できる状態になっていた場合、大問題に発展し、相手からの信用を失いかねません。特に、他人が作成したファイルを添付する時は、ウイルスが潜んでいることに気づかないまま送付してしまうことも考えられます。
自社のPCやネットワークのセキュリティ対策は万全に行い、不審なファイルを受信したときは警告文が出るような対策をしましょう。また、クラウドサービスなどに資料を上げるときは、専用リンクを取得したり、パスコードをかけることで情報の流出を防ぎましょう。
ファイルの破損や文字化けに注意する
ファイルを作成した環境や使用した文字によっては、添付ファイルが破損していて開けないことや、文字化けしてしまっていることがあります。重要な部分が見えなくなっていては添付の資料意味がない上に、相手に修正依頼をさせてしまいます。
拡張子に注意してファイルの破損を防ぎ、特に重要な資料については異なる環境下で正しく開けるか確認してから送信するといいでしょう。
ファイルを添付するビジネスメールの例文
| 件名：【資料添付】〇〇の契約の件
△△株式会社 営業部 部長 □□様 いつも大変お世話になっております。 _______________________________________ 質問等がございましたら、本メールにお問い合わせいただくか、下記の連絡先までお問い合わせ下さい。 今後ともよろしくお願いします。 株式会社▲▲ 営業部 |
いかがでしたか？
今回はビジネスメールに資料を添付する際の注意点やマナーを解説しました。
セキュリティやサイズなどに注意しないと、意図せず相手を不快にさせてしまう可能性があります。
この記事を参考に、不備のない添付ファイル付きメールを作成しましょう。
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