行き違いに対する断りをメールで送るには｜相手に配慮した書き方を紹介

催促メールを送る際、失礼にならないように行き違いの断りを入れたいけれど、どのような内容にすればよいのか分からず、悩んでいませんか？

今回は、行き違いの断りを入れる目的と催促メールの基本例、メールの文章例を相手別に紹介します。

行き違いの断りを催促メールに添える目的は、相手に不快な思いをさせないため

ビジネスにおいては、相手の入金が遅れていたり、メールの返事が遅れていたりする際に催促するメールを送信する場合があります。行き違いに対する断りは、催促メールによって相手との行き違いが起こった際に、不快な思いをさせないために書き添えます。
相手に催促メールを送信する際、文末に「行き違いでご連絡をいただいておりましたらご容赦ください」など、行き違いに対する断りの文章を入れておきます。

催促メール作成の詳細に関しては、以下の記事をご参照ください。

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催促メールの基本構成

催促メールは、以下の基本構成を基に作成します。行き違いに対する断りが伝わるよう相手へフォローする文面を入れましょう。

1. 挨拶
   メールの用件を明確にし、丁寧に記載する
   急いで催促しなければならない場合は、急を要する旨を記載する
   例）「先日の見積りの件で、急ぎ確認したいことがありご連絡いたしました。」
2. 前置き・前文
   こちらに落ち度があるかもしれないことを踏まえて前置きする
   例）「こちらの勘違いでしたら申し訳ないのですが、本日までに見積書を送っていただけることになっていたかと思います。」
3. 本題・本文
   催促している理由・内容を記載する
   例）「いただいた見積書をもとに、本日15時より社内で会議を開く予定です。お手数お掛けしますが、現在の状況をご連絡いただけないでしょうか。」
4. フォロー・結び　※行き違いに対して断りの文面を入れる
   催促していることに対してのお詫びを伝えつつ、対応を促す内容を記載する
   例）「行き違いでご連絡をいただいておりましたらご容赦ください。ご多用中に恐縮ですがご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。」

行き違いの断りを入れる文章例

社外向け

社内向け

行き違いが発覚した際のお詫びメールの文章例

どれだけ注意していても、行き違いが発生する場合があります。行き違いが発覚した際には、まず自分の非を認め誠実に謝罪する文面を記載し、行き違いになった理由を述べましょう。行き違いが発覚した際のお詫びメールの文章例には、以下のようなものがあります。

社外向け

社内向け