ビジネスメール

英語ビジネスメールのポイント4つ!今すぐ使える例文付き

海外とのビジネスのやり取りにおいて、メールは非常に大きな役割を果たします。
そんな時に皆さんの頭を悩ませているのが「英語」でしょう。
しかし、英語のビジネスメールはポイントさえ押さえていれば、そこまで難しくはありません。
今回は、英語のビジネスメールを書くうえで押さえておきたいポイントを、よく使う例文と共にご紹介いたします。

英語でメールを送る際のポイント4つ

1.送る目的を明確にする

ビジネスメールで最も重要なのは、いかに相手に伝わりやすく書くかということで、これは英語でも同様です。
その為には、メールを送る前にいったん目的を明確にする必要があります。

目的が明確になれば、書く内容も整理されるため、相手に伝わりやすい文章を書けるようになります。

2.誰に送るかでフォーマル度を決める

英語のビジネスメールでは、日本ほど堅苦しい言い回しは用いられません。
むしろ、ある程度関係性のある相手に、必要以上に改まってしまうと、かえって冷たい印象を与えたりします。

たとえば、面識のない社外の人間にメールを送る場合はフォーマルな方が良いですが、面識のある同僚などに送る際はカジュアルな文体が好まれます。

判断が難しい場合には。相手が送ってきたメールを参考にしてフォーマル度を合わせるか、後に載せる例文でもご紹介するような、一般的にビジネスシーンで使われる表現を用いれば問題ありません。

3.挨拶と自己紹介は適切に

英語のメールでは、き出しに簡単な挨拶を入れることがあります。
また、初めてメールを送る相手の場合は、必ず自己紹介をするようにしましょう。

挨拶は相手や状況に合わせて選ぶ必要があります。
頻繁にメールをする相手には、いちいちあいさつ文を入れなくても構いません。

やり取りするのが久しぶりの相手や、目上の相手に対しては、何か一言気遣いの一文を入れると丁寧です。
挨拶も長々とせずに短く簡潔になるよう注意しましょう。

【簡単な挨拶の例】

・I hope you are well.
(あなたが元気なことを祈っています。)

・It was a pleasure to meet you yesterday.
(昨日お会いできて光栄でした。)

・I hope you had a good weekend.
(よい週末をすごされましたか。)

4.基本のフォーマットを守る

日本語のビジネスメールにも決まった形があるように、英語にも基本の型があるのでそれを守って書くようにしましょう。

一般的な流れは以下のようになります。

【英語ビジネスメールの流れ】

①件名(一目見て内容が伝わるように書く)

②宛名(”Dear ○○”等、相手の名前を表記)

③挨拶or自己紹介(頻繁にやり取りする相手には省く)

④書き出し(目的を簡潔に書く)

⑤本文(追加情報や詳細)

⑥結びの言葉(”Best regards,”や、お礼や挨拶の一文)

⑦署名(自分の名前や所属、簡単な連絡先)

①宛名や④書き出しは、なるべく内容を簡潔に伝えられるように注意しましょう

③挨拶と⑥結びの言葉は省略される場合もありますが、ある方が丁寧になります。
⑦署名の形式は、会社内で決まったテンプレートがあるならそれを使うのがベストです。

ポイントを押さえたメールの例

それでは、上記4つのポイントを押さえたメールの例をいくつかご紹介しましょう。

【初めてメールを送る社外の人:カタログ送付依頼】

SUbject: Request for your catalogue(①件名)

Dear Mr.John Smith,(②宛名)

My name is Tanaka Taro and I work at 〇〇 Corporation.(③自己紹介)

We checked your website and are interested in your products.(④書き出し)

We would like to ask you to send us a catalogue.(⑤本文)

Your quick response will be greatly appreciated.(⑥結びの言葉)

Sincerely,(⑥結びの言葉)
Taro Tanaka(⑦署名)
○○ Corporation
+81–XXXX-XXXX
tarotanaka@○○.com


件名:カタログ送付のお願い(①件名)

ジョン・スミス様(②宛名)

○○会社の田中太郎と申します。(③自己紹介)

御社のウェブサイトを拝見させていただき、製品に興味を持ちました。(④書き出し)

つきましては、御社のカタログを送っていただけませんでしょうか。(⑤本文)

迅速に対応していただければ幸いです。(⑥結びの言葉)

敬具(⑥結びの言葉)
田中 太郎(⑦署名)
○○会社
+81–XXXX-XXXX
tarotanaka@○○.com

 

【社内の同僚:打ち合わせの時間変更】

Subject: Change in the time of Monday’s meeting(①件名)

Hello John,(②宛名)

I am writing to let you know a change in the time of Monday’s meeting: the starting time will be changed to 11:00 a.m.(④書き出し)(⑤本文)

Please confirm and adjust your schedule accordingly.(⑤本文)

Best regards,(⑥結びの言葉)
Tanaka Taro(⑦署名)


件名:月曜日の会議時間変更の件(①件名)

こんにちはジョン(②宛名)

会議の開始時間が11時からに変更になりました。(④書き出し)(⑤本文)

スケジュールの確認と調整をお願いします。(⑤本文)

敬意をこめて,(⑥結びの言葉)
田中 太郎(⑦署名)

 

ビジネスですぐに使える例文!

書き出し・本文

・I haven’t seen you for a long time.
(ご無沙汰しております)

・I have attached the meeting materials to this e-mail. 
(会議資料をこのメールに添付しました。)

・We’re interested in your products.
(御社の製品に興味があります)

・Would you please confirm the following points?
(下記の点についてご確認お願いします)

・Thank you for your quick reply.
(すぐのご返信ありがとうございます)

・Thank you for your inquiry.
(お問い合わせありがとうございます)

・I am sorry to be late in answering your email.
(お返事遅くなり申し訳ございません。)

・Please let me know if this is OK with you.
(これでよろしければお知らせください。)

・Please let me know what you think.
(ご意見お願いします。)

・I am available on November 3, if that’s convenient for you.
(ご都合がよろしければ11月3日にお伺いいたします。)

I deeply regret to inform you that I have to decline your offer this time.
(非常に残念ですが今回の件はお断りさせていただきます。)

・Please accept our apologies for any inconvenience caused.
(ご不便をおかけしますが何卒ご了承ください。)

・I have some questions about your current project.
(進行中のプロジェクトについて、いくつかご質問したいです。)

・I am writing this email to confirm our discussion at the last meeting.
(前回の会議の内容を確認したく、このメールを送っています。)

結びの言葉

・Sincerely,
(よろしくお願い致します・敬具)

・Best regards,
・Kind regards,
(よろしくお願いします・敬意をこめて)

・All the best,
(ごきげんよう)

・I really appreciate your support.
(ご協力に感謝します。)

・Thank you for your understanding.
(ご了承ください。)

Best wishes for your health and happiness.
(あなたの健康と幸せを祈っています)

・Please keep in touch.
(今後ともよろしくお願いします)

・I look forward to seeing you soon.
(近々会うのを楽しみにしています)

結びの言葉を状況別にもっと詳しく知りたい方はこちら

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まとめ

英語のビジネスメールも、基本的なルールは日本のものとそこまで変わりません。よく使うフレーズなどは覚えてしまって、状況ごとに使いこなしていきましょう。

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