【例文付】日程調整で都合が悪いときのビジネスメールの書き方とは？

日程調整で指定された日時が既に埋まっている場合や、急遽外せない用事ができて日程を変更したい場合、どのように伝えれば良いのでしょうか。

今回は、日程調整で都合が悪いときに、再度調整をお願いするビジネスメールの書き方を解説します。

日程調整で都合が悪いときのビジネスメールの作成方法

返信する場合は元のメールを引用する

返信する際に元のメールを引用することで、どのメールに対する返信なのかを相手が把握しやすくなります。引用には「全文引用」と「部分引用」がありますが、どちらの場合でも一言一句変えずに引用します。

引用のやり方については、以下の記事をご参照ください。

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用件が分かりやすい件名を付ける

ビジネスメールを送るときは、件名を付けなければなりません。一目で内容が分かるように、「×月×日の会議の日程変更のお願い」などと件名を付けましょう。会議などの日程変更を依頼する際には、予定していた日程も書くと丁寧です。

また、件名に「すみません」などの謝罪の言葉を書いてはいけません。あくまで件名は簡潔に書くのがマナーであるからです。謝罪の言葉は本文中に書きます。

返信メールを送るときは件名を変更せず、「Re:」も消さずに書きます。「Re:」を消してしまうと、自分の送ったメールに対する返信だと相手が分からなくなるためです。

冒頭で謝罪文を書く

日程変更を依頼するときは、本文の冒頭で謝罪文を書くのがマナーです。相手に予定を空けていただいていたのに、変更をお願いするということへの謝罪の意を示さなければなりません。「大変申し訳ございませんが」など、丁寧な謝罪の言葉を用いましょう。

ただし、日程決めの段階で相手から提示された日程では都合が悪く、他の日程を提案したい場合は書かなくても問題ありません。ですが、謝罪文があればより親切ですので、書くことを心掛けておきましょう。

理由は深く言及しないように書く

日程変更をお願いする場合は、その理由を添えることもマナーです。ただし、理由を詳しく書いてしまうと、「こちらの予定は優先順位が低い」と思われてしまうので、簡潔に書きましょう。「急な出張が入ってしまった」「業務の都合上」のような簡潔さで構いません。

日程調整依頼のビジネスメールをより丁寧に

複数の候補日を提示する

新たな候補日を提示するのはもちろんですが、相手にとってその日の都合がつかない場合、もう一度候補日を提示し合わなければなりません。メールを送る手間や時間を減らすためにも、１回のメールでなるべく多くの候補日を提示します。

少なくとも３つの候補日を提示して、その中から相手に選んでもらいましょう。

クッション言葉を用いる

クッション言葉とは、「依頼や反論をするときに文の前に入れて印象を柔らかくする言葉」です。クッション言葉を入れることで、相手に配慮しながら自分の意思を伝えられます。

依頼するときのクッション言葉として、「お手数をおかけしますが」「ご足労をおかけしますが」「大変恐縮ではございますが」などが使えます。

日程調整を依頼するときのビジネスメールの例文

提示された日程では都合が悪いとき

急遽別の予定が入ってしまったとき