ビジネスメール

受け入れてもらえる!提案する際のビジネスメール作成ポイントを紹介

「メールで改善案や自分の考えを提案したいけれど、どのような内容で送ればよいか分からない」と悩んでいませんか?
提案メールでは、相手に受け入れてもらうためにメリットを提示することが重要です。

今回は、提案メール作成のポイントと例文を紹介します。

提案をする際は、指摘と提案をセットで伝える

提案メールには様々なものがあります。
例えば社内向けの、業務改善や新システム導入についての提案が挙げられます。また社外へは、新商品の提案や、希望に応えられない場合の代替案を提案することもあるでしょう。

この際に、問題点を指摘するだけで、課題に対して具体的な提案がないと、相手に不快感を与える可能性があります。不必要なトラブルが起きないように、一方的な指摘ではなく、具体性のある提案を行いましょう。

提案メールの基本構成

提案メールもビジネスメール作成の基本と同じように、件名には社名・名前を入れ、書き出しは状況に応じて使い分けましょう。
ビジネスメールの基本的な構成を紹介します。

  • 相手の会社名・部署名・名前(社内の場合は部署・役職名・名前)
  • 挨拶
  • 自分の会社名・名前(社内の場合は部署名・名前)
  • 用件
  • 提案文
  • 末文
  • 署名

詳しくは、以下の記事をご参照ください。

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提案メール例文

【社外向け】商品の提案

基本構成をもとにした、提案メールの基本の形です。

件名:法人営業支援ツールに関するご提案

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

平素よりお世話になっております。
○○株式会社 田中 太郎でございます。

本日、法人営業支援ツールに関してご検討いただきたく
ご連絡させていただきました。

情報収集や営業リスト作成、案件管理といった幅広い業務をサポートし
御社と新しい顧客を結ぶ法人営業支援データベースです。

130万社以上の企業情報を掲載し、
データ入力の作業時間とミスを大幅に削減することで
○時間の業務時間の短縮ができ、
●%のコスト削減もできるかと存じます。

今後、アプリの導入など
さらに使いやすい機能も追加予定でございます。

僭越ながら、法人営業支援ツールに関する資料と費用対効果表を添付させていただきますので、お手すきの際にご高覧頂き、ご検討をいただけますと幸甚にございます。

—————————————-
○○株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
—————————————-

【社外向け】代替品の提案

注文の商品が品切れで、代替品を提案するときのメールです。品切れに対してのお詫びを述べた後、代替品の提案と納期の確認を入れましょう。

件名:○○欠品につき代替品に関するご提案

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

平素よりお世話になっております。
■■株式会社 田中 太郎でございます。

この度は○○(商品名)をご注文いただき、誠にありがとうございます。

○○は現在品切れのため、入荷の見込みが立っておらず
ご指定の●月●日までの納品が難しい状況です。
現状では、ご注文にお応えできませんこと
ここに深くお詫び申し上げます。

なお、同商品の色違い、およびサイズ違いでしたら△月△日までにご注文いただけますと即日発送が可能です。ご検討いただけるようでしたら改めてご連絡くださいませ。

—————————————-
○○株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
—————————————-

 

【社内向け】業務改善の提案

社内の業務に対して改善の提案メールです。何についての改善なのか、現状・課題・メリットを明確に簡潔に記入しましょう。

件名:定例会議の効率化に関するご提案

お疲れ様です。
営業部 企画課の田中 太郎です。

この度、毎週行っております定例会議につきまして
実施方法の変更の提案をさせていただきます。

現在、不要なミーティングが開催されており
資料作成や各会議につきましての準備に時間を割き
通常業務に支障きたすという問題がおきております。

そこで以下2点を提案致します。

1. ミーティングの優先順位をつけ、資料配布で済むミーティングは開催しない
ミーティングの優先順位をつけ不必要なミーティングは開催しないことで、
週次で○時間削減でき、その他業務が可能になると考えます。

2. 事前に共有できることをしておき、ミーティング時間を短縮する
事前に資料を配付することで、
各自で資料に目を通しておく時間がとれ、会議時間を短縮できると考えます。
業務の効率化がはかれ生産性●%アップが見込めます。

以上、僭越ながら業務の効率化のため、
検討を重ね、提案させていただきました。
ご検討いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

—————————————-
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
内線 999
—————————————-

受け入れてもらえる提案メール作成のポイント

提案メールは相手に受け入れてもらうことが目的です。相手が受け入れやすくなるようにメール作成のポイントを紹介します。

メリットになる詳細な情報を入れる

提案によって得られる効果やメリットなどを、数値を含めて明記しましょう。現状の問題や改善点を指摘するだけではなく、効果を分かりやすく記入することで提案が受け入れられやすくなります。

  • 例文
    「システムの導入により、○○%のコスト削減が可能です。」
    「業務システム改善により、生産性が○○%アップする見込みです。」

対応を促す文脈を入れる

提案に対して、いつまでにどのような対応してほしいのか併せて記載しましょう。その際、相手に注文や商談を促す文言を入れると、検討しやすくなります。

  • 例文
    「○月○日までにご注文いただくと、△日ほどの納期短縮が可能です。」
    「○○(商品名)について、直接お伺いしてご説明させて頂きたいのですが、平日の15時以降で、●●様のご都合のよい日時をお教えいただけませんでしょうか。」

 

まとめ

いかがでしたか?

提案を受け入れてもらえるメール作成のポイントと例文を紹介しました。
相手が検討しやすいように具体的な数値をいれてメリットを明記し、提案メールを作成しましょう。

 

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