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【例文付き】場面別にビジネスメール回答のポイントを紹介します！
メールで問い合わせがあった際の、回答メールの作成方法が分からず悩んでいませんか？
今回は、回答メール作成の際の基本ポイントを紹介します。状況に応じた例文もあわせて紹介しますので参考にしてください。
回答メールの基本ポイント
ビジネスメールの基本構成は以下の通りになります。
- 相手の会社名・部署名・名前（社内の場合は部署名・役職名・名前）
- 挨拶
- 自分の会社名・名前（社内の場合は部署名・名前）
- 用件
- 提案文
- 末文
- 署名
件名は書き換えずそのままにし、部分引用を活用して分かりやすく返信しましょう。
詳しくは、以下の記事をご参考ください。
問い合わせに対してのお礼をのべる
問い合わせして頂いたことへ感謝の言葉を記入しましょう。
- 「この度は、○○（商品名）に関してご質問頂き、誠にありがとうございます。」
- 「今回は、○○の件でご連絡頂きましてありがとうございます。」
正しい敬語を使う
こちらが回答をする場合、「ご回答」の後に続く言葉は「致します」「申し上げます」がおすすめです。
「回答する」という動作の前に「ご」をつけ「ご回答申し上げます。」と書くと自分を敬っているように感じてしまいますが、実は丁寧な敬語として正しいものです。
状況に合わせて使い分けるようにしましょう。
回答文テンプレート
問い合わせへの回答例
商品への問い合わせなど、回答メールの基本となる形です。
| 件名：法人営業支援ツールについての回答
株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 この度は○○（商品名）について問い合わせ頂き、誠にありがとうございます。 以下のとおりご回答申し上げます。 （—回答詳細—） 以上、ご回答申し上げます。 —————————————- |
クレームへの回答例
クレームへの対応では、何に対しての回答なのか明確にしてから、お詫びの文言を記入しましょう。
| 件名：○○についてのお詫び
株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。 先日は弊社の○○（商品名）をご利用頂きまして誠にありがとうございました。 今後、このようなことがないよう、商品管理を徹底してまいります。 どうか、今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。 —————————————- |
問い合わせ内容が分かりにくい時の回答例
お問い合わせ内容がはっきり分からない場合、相手にストレートに伝えると失礼になります。
「1の内容」または「2の内容」でお間違いないでしょうか？と、相手に選択肢を与える書き方をし、回答の内容で間違いがないか確認しましょう。
| 件名：法人営業支援ツールについての回答
株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 この度は商品に関するお問い合わせありがとうございます。 お問い合わせ頂いた○○（商品名）に関する質問を、以下のとおりご回答申し上げます。 1.—回答詳細— 2.—回答詳細— 1または、2の対応でお間違いないでしょうか？ご確認くださいませ。 この他にも不明点などがございましたら、お問い合わせください。 —————————————- |
| 件名：法人営業支援ツールについての回答
株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 この度は、○○（商品名）についてご質問頂き、誠にありがとうございます。 ご質問頂いた内容につきまして、ご回答申し上げます。 —回答詳細— 上記でお間違いないでしょうか？ この他にも不明点などがございましたら、お問い合わせください。 —————————————- |
いかがでしたか？
回答メール作成のポイントと状況別の例文を紹介しました。
問い合わせメールへの感謝を忘れず、状況にあわせた回答を作成しましょう。
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