ビジネスメール

【例文付き】場面別にビジネスメール回答のポイントを紹介します!

メールで問い合わせがあった際の、回答メールの作成方法が分からず悩んでいませんか?

今回は、回答メール作成の際の基本ポイントを紹介します。状況に応じた例文もあわせて紹介しますので参考にしてください。

回答メールの基本ポイント

ビジネスメールの基本構成は以下の通りになります。

  • 相手の会社名・部署名・名前(社内の場合は部署名・役職名・名前)
  • 挨拶
  • 自分の会社名・名前(社内の場合は部署名・名前)
  • 用件
  • 提案文
  • 末文
  • 署名

件名は書き換えずそのままにし、部分引用を活用して分かりやすく返信しましょう。

詳しくは、以下の記事をご参考ください。

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問い合わせに対してのお礼をのべる

問い合わせして頂いたことへ感謝の言葉を記入しましょう。

例文
  • 「この度は、○○(商品名)に関してご質問頂き、誠にありがとうございます。」
  • 「今回は、○○の件でご連絡頂きましてありがとうございます。」

正しい敬語を使う

こちらが回答をする場合、「ご回答」の後に続く言葉は「致します」「申し上げます」がおすすめです。

「回答する」という動作の前に「ご」をつけ「ご回答申し上げます。」と書くと自分を敬っているように感じてしまいますが、実は丁寧な敬語として正しいものです。
状況に合わせて使い分けるようにしましょう。

回答文テンプレート

問い合わせへの回答例

商品への問い合わせなど、回答メールの基本となる形です。

件名:法人営業支援ツールについての回答

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

平素よりお世話になっております。
○○株式会社 田中 太郎でございます。

この度は○○(商品名)について問い合わせ頂き、誠にありがとうございます。

以下のとおりご回答申し上げます。
ご確認くださいませ。

(—回答詳細—)

以上、ご回答申し上げます。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

—————————————-
○○株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
—————————————-

 

クレームへの回答例

クレームへの対応では、何に対しての回答なのか明確にしてから、お詫びの文言を記入しましょう。

件名:○○についてのお詫び

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

平素よりお世話になっております。
○○株式会社 田中 太郎でございます。

平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。

先日は弊社の○○(商品名)をご利用頂きまして誠にありがとうございました。
その際、○○(商品名)に不備があり、
ご迷惑をお掛けし、大変申し訳ございません。

今後、このようなことがないよう、商品管理を徹底してまいります。

どうか、今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

—————————————-
○○株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
—————————————-

 

問い合わせ内容が分かりにくい時の回答例

お問い合わせ内容がはっきり分からない場合、相手にストレートに伝えると失礼になります。

「1の内容」または「2の内容」でお間違いないでしょうか?と、相手に選択肢を与える書き方をし、回答の内容で間違いがないか確認しましょう。

件名:法人営業支援ツールについての回答

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

平素よりお世話になっております。
○○株式会社 田中 太郎でございます。

この度は商品に関するお問い合わせありがとうございます。

お問い合わせ頂いた○○(商品名)に関する質問を、以下のとおりご回答申し上げます。

1.—回答詳細—

2.—回答詳細—

1または、2の対応でお間違いないでしょうか?ご確認くださいませ。

この他にも不明点などがございましたら、お問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。

—————————————-
○○株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
—————————————-

件名:法人営業支援ツールについての回答

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

平素よりお世話になっております。
○○株式会社 田中 太郎でございます。

この度は、○○(商品名)についてご質問頂き、誠にありがとうございます。

ご質問頂いた内容につきまして、ご回答申し上げます。

—回答詳細—

上記でお間違いないでしょうか?

この他にも不明点などがございましたら、お問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。

—————————————-
○○株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
—————————————-

 

まとめ

いかがでしたか?

回答メール作成のポイントと状況別の例文を紹介しました。
問い合わせメールへの感謝を忘れず、状況にあわせた回答を作成しましょう。

 

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