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「確認」ビジネスメールの書き方|相手を不快にさせないコツと例文

「相手に確認したいことがあるが、どのようなメールを作成すればいいか分からない」という新社会人の方も多いのではないでしょうか?今回は、確認メールを作成する場合の注意点と、場面ごとの例文をご紹介します。

確認メールを作成する場合の注意点

件名から確認メールであることを伝える

件名は「~~についての確認」といったように、確認メールであること、また何についての確認かを明らかにしましょう。相手が件名から内容を推察できることで、早めに対応してもらえる確率が上がります。

さらに、特に至急の返信が欲しい場合は、件名の最初に【至急】とつけると目に止まりやすく効果的です。

本文では、丁寧な言葉遣いと簡潔さを大切に

確認メールでは、相手の間違いの指摘する場面も多く予想されるため、普段のメールよりも相手を不快にさせない丁寧な言葉遣いが必要です。また、丁寧さを重視しつつも迂遠な表現は避けて、相手に確認したいことを簡潔にまとめるようにしましょう。

具体的には、以下の三点に注意すると丁寧で分かりやすい確認メールを作成できます。

・確認した理由を示す
例:「○日までに発送準備が必要になるため、重ねてご確認させていただきました。」

・対応への期限を提示する
例:「今一度ご確認していただいたのち、○日までにご返信いただけると幸いです。」

・自分に責任がある可能性を示しておく
相手から既に連絡が来ているにもかかわらず、それを見落としている可能性を示唆しておきましょう。万が一の場合にも、相手の気分を害してしまうことを防げます。
例:「なお、行き違いになっていた場合は何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。」

また、確認メールは午前中に送ってしまうことで、その日中に対応する余裕を相手に与えることができます。

【例文】送付した資料が相手に届いているか確認する場合

件名:次回打ち合わせ資料に関するご確認

────────────────本文────────────────

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社△△部の△△でございます。

×月×日に次回打ち合わせの資料を送付いたしましたが、お手元に届いていますでしょうか。
私の手違いで届いていないようでしたら、大変申し訳ありませんが改めてお送りしますので、ご連絡いただけると幸いです。また、念のため届いている場合も、その旨ご連絡いただきますようお願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までにご返信いただきたく存じます。

何卒よろしくお願いいたします。

────────────
△△株式会社
△△部 △△
Email:(メールアドレス)
────────────

【例文】相手の間違いを確認する場合

件名:【至急】ご入金の不足額に関するご確認

────────────────本文────────────────

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社△△部の△△でございます。

先ほど、×月×日にご請求した分のご入金を確認いたしましたところ、金額に誤りがございましたのでご連絡いたしました。
○○円のご入金をいただきましたが、正しくは××円となります。消費税分が不足しているのではないかと思われます。

つきましては、誠に恐れ入りますが△△日までに不足分○○円のご入金をお願いいたします。ご不明な点があれば下記までお問い合わせください。

なお、本メールと入れ違いにご入金いただいていました場合はご容赦ください。
よろしくお願いいたします。

 

────────────
△△株式会社
△△部 △△
Email:(メールアドレス)
────────────

【例文】相手から返信がない場合に、メールが届いているか確認する場合

件名:【至急】セミナーの出欠調査に関するご確認

────────────────本文────────────────

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社△△部の△△でございます。

×月×日にメールでお知らせした、セミナーの出席確認メールへのご返信が今現在確認できておりません。締切りは×月×日とご案内していましたが、ご都合はいかがでしょうか。

ご多用とは存じますが、セミナー準備の都合上人数を把握する必要があるため、出席・欠席どちらの場合も、明日○日中にご返信いただきますようお願いいたします。

なお、既にご連絡いただいているにもかかわらず、こちらの手違いで見落としていましたら大変申し訳ありません。念のため、この場合もご連絡いただければ幸いです。

お忙しい中大変恐縮でございますが、よろしくお願いいたします。

 

────────────
△△株式会社
△△部 △△
Email:(メールアドレス)
────────────

また、相手からの返信を催促したい場合は、こちらの記事が参考になります。

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まとめ

いかがでしたか?確認メールは、一歩間違えると相手に失礼な印象を与えかねません。今回紹介したポイントを参考にして、相手を不快な気分にさせない確認メールを作成できるようになりましょう。

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