業務改革・改善

仕事の効率化に欠かせないコツ6つ|質を高めて早く仕事を終わらせよう

「仕事をもっと効率よく終わらせたい」「多くのタスクをどうさばけばいいのかわからない」誰もが一度はそう悩んだことがありますよね。

今回は、仕事を効率化させるための欠かせない方法や、コツを具体的に紹介していきます。これであなたも仕事がデキる人間になりましょう。

仕事を効率化させるための基本

業務の過程や全体の流れを把握する

仕事の効率がいい人は、今自分がしている業務が「何のために行われているのか」や「全体の流れのどの位置にあるのか」を理解しています。

業務の過程や流れを把握することで、一つ一つの仕事に対する理解も深まり、自然と効率も上がります。また、仕事の優先順位もつけやすくなるため、仕事の効率化において重要なプロセスです。

目標を設定する

目標を設定することで、ダラダラ仕事をするのを防げます。どんな仕事にも小さな目標を細かく設定することで、こまめな進捗状況の調整が可能になります。

例えば、プレゼンの準備に取り掛かる場合、準備期間が一週間だとすれば「2日で資料集めをしよう」と目標を立てます。
目標通り2日以内に資料集めが完了すれば「よくやった」という達成感もありますし、完了しなければ、早い段階で仕事の遅れを認識し、挽回することができます。

タスクを整理し優先順位をつける

今抱えているタスクの整理は、効率化に欠かせない作業です。大きい小さいに関わらず、一つ一つのタスクを書き出して整理していきましょう。

整理ができたらそこで終わらず、必ず各タスクに優先順位をつけましょう。すぐに終わるものや、チーム全体の流れに関わるものなどは優先度を上げてください。

タスクの優先度をつけることで、行き当たりばったりな業務を減らし、最小限の時間で効率よく仕事ができます。

仕事効率化のコツ6つ

出社したらToDoリストをチェック&作成

出社したらまず、今日やるべきタスクを確認し整理しましょう。手帳やメモなどに書き出すとわかりやすいです。そこから、タスクに優先順位をつけて今日1日のToDoリストを作成します。

簡単に今日1日のスケジュールを組んで、優先順位をはっきりさせることで、思わぬアクシデントや仕事が舞い込んできても対応しやすくなります。

短時間で行えるタスクは後回しにしない

タスクを整理した際、数分から十分ほどで終わるタスクは、先に終わらせるようにしましょう。小さなタスクを最初にこなすことで、達成感も生まれその後の仕事もテンポよく進んでいきます。

すぐできるからと後回しにすると、忘れてしまったり、仕事の終盤になって小さなタスクが溜まってしまったりする可能性があるので、注意しましょう。

時間のかかるタスクや工程の多い業務は、細分化してそれぞれ締め切りを設定する

タスクの中でも、大きく時間のかかるものや工程の多いものは、何段階かに分けてそれぞれに締め切りを設定して管理しましょう。

タスクを大まかにしか捉えていないと、本来かかる時間より少なく業務時間を見積もってしまいがちです。アクシデントなどに備えるためにも、業務を細分化して把握し、段階ごとに達成度を見直してペースを調整しましょう。

スケジュールやタスク管理にはツールを活用する

スケジュールやタスク管理にはツールを活用しましょう。自分に合った方法を取るのが一番ですが、リストの見やすさや管理のしやすさなどの機能を考えると、アナログな方法よりPCやスマートフォンなどのデバイスを用いる方法をお勧めします。

下記の記事で、スケジュール管理やタスク管理のアプリ・ツールを紹介していますので、参考にしてみてください。

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仕事をためこみすぎない

タスクを抱え込みすぎると効率は大幅に下がってしまうため、注意が必要です。タスクを整理した段階で、数があまりに多いと感じた時は、すぐに周囲や上司に相談しましょう。

人に仕事を任せる際は、必ず事前に相手の状況を確認し、仕事の内容や注意点をもれなく伝えるように気を付けて下さい。

整理整頓をする

デスク周りやPCの中が煩雑だと、いざという時どこに何があるのかすぐにわからず、無駄に時間がかかってしまいます。資料などはきちんとファイリングし、データはきちんとフォルダに分けて探しやすくしておきましょう。

まとめ

いかがでしたか?
仕事効率化の基本は業務の流れを把握して、タスクごとに優先順位をつけることです。行き当たりばったりな仕事の仕方を減らすだけで、スピードは格段にアップするはずですので、実践してみて下さい。

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