削減すべき経費とは？経費削減案の立て方やアイデア集、ポイントも紹介

みなさんは、自分の会社でどのくらいの経費が使われているかご存知ですか？不必要な経費を削減することで、会社の利益につながります。

今回は、経費削減案の立て方や経費削減を進める上でのポイントを解説します。

経費削減の目的は会社の利益を上げること

経費削減は、会社の利益を上げることを目的としています。
企業の利益とは、基本的には売上から経費を引いた額と考えられます。会社を運営するためには人件費や旅費交通費など、様々な経費が必ずかかりますが、不要な経費を削減することで、方法によっては売上を上げるよりも少ない労力で利益を増やせます。

削減できる経費の種類

オフィスコスト

オフィスコストは、建物の清掃費などの維持費や、紙・文房具などの消耗品購入費用やOA機器のリース費用といった、オフィスで勤務する環境を整えるための経費を指します。経費の中では削減が容易で、従業員が多いほど削減の効果が出やすい項目です。

エネルギーコスト

エネルギーコストは、オフィスの電気代や水道代、ガス代などの水道光熱費を指します。最近は電力会社の自由化などに伴い安価なプランも出てきたため、自社に合ったプランを選ぶことで、大きく削減できる可能性のある経費です。

人件費

人件費は、従業員への給与や残業代、通勤手当などを指します。経費の中でもっとも大きな割合を占め、業種によっては経費の4割にもなる場合があります。人件費の削減は、優秀な人材の流出や従業員からの不信感につながるおそれがあるため、慎重に行う必要があります。

細かい経費項目については、以下の記事を参考にしてみてください。

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経費削減案の立て方

経費削減を進めるためには、以下の手順で経費削減案を立てましょう。

1. 削減すべき経費を決定する

   まずは、どの経費を削減するかを決定します。「経費の中で占める割合の高いもの」「容易に削減できそうなもの」の2つから考えるとよいでしょう。この2つを軸に、削減すべき経費をリストアップし、優先順位を決定します。

2. 削減案を出す
   項目ごとに具体的な経費削減案を立てます。根拠を伴った削減方法を、1項目につき3つほど立案しましょう。従来の方法では削減が難しい場合は、業務方法の変更などを検討する必要もあります。

3. 目標額・期限を設定する

   削減案を元に、目標削減金額や期限を設定しましょう。漠然と実施しても達成度を感じにくく、結果につながりません。

4. 削減案の実行

   削減案を実行する際は、目標額・期限を、削減に関わる全ての人に共有する必要があります。突然経費を削減すると言われ、経費の使用に制限をかけられたりすると、従業員のモチベーション低下につながるおそれがあります。経費削減には従業員の協力が必要不可欠なため、理解と納得を得られるよう、十分に説明を行いましょう。
   また、定期的な進捗確認も重要です。滞っている場合は削減方法を改善し、期限までに目標を達成できるよう軌道修正しましょう。

【種類別】経費削減アイデア集

オフィスコスト削減案

・印刷費の削減
カラーコピーは白黒印刷の5倍ほどのコストがかかります。コピー機の基本設定を白黒にしておくなど、不要なカラーコピーを減らしましょう。
また、社内用の印刷用紙は安いものや裏紙を使用すると経費が抑えられます。ただし、社外秘の資料などの裏紙を使ってしまわないよう、注意が必要です。その他、会議時の資料はデータで配布するなど、ペーパーレス化を推進し、印刷物自体を減らすのも有効です。

・消耗品費の削減
インターネットで購入すると、価格比較が容易にできるため、経費を抑えられるでしょう。さらに、ボールペンや付箋など多く使用する消耗品は、まとめて買うことで割引され、単価を小さくすることができます。

エネルギーコスト削減案

・電気料金や通信費の見直し
電気料金・通信費は、プランや契約会社を見直すことで大きく削減できる場合があります。契約している料金プランが高すぎないか、実際の使用量と見合っているかなどを定期的に確認しましょう。

・省エネ対策
電球を消費電力の少ないLEDに変更する、人感センサーを導入するなどの省エネ対策も有効です。また、一定以上の省エネ効果で補助金が得られることもあります。

人件費削減案

・費用対効果を上げる
人件費を削減するために人員を整理するのは、よい方法とは言えません。人件費を削減するポイントは費用対効果を高めることです。マニュアルを整備する、ツールを導入するなど、働きやすい環境を整え、一人ひとりの生産性を高めましょう。

・交通費の見直し
電車などの定期券は、1ヶ月分よりも6ヶ月分の方が割引率が大きくなります。より安い交通費になるよう、申請方法を見直してみましょう。また、出張時の移動ルートを最適化することや宿泊先を見直すのも有効です。

経費削減を進める際のポイント

社員のモチベーションを上げられるような施策を考える

経費削減案を立てる時に、まず押さえておかなければならないことがあります。それは、従業員の経費削減に対するモチベーションは高いとは言えない、ということです。

経営者は会社の利益を増やすことが目的であり、経費削減が目的達成につながります。しかし従業員は、経費削減のための様々な施策に協力し目標を達成したとしても、自らの給料に反映されるとは限りません。

こういった従業員の気持ちを踏まえて、経費削減に協力してもらうための施策を考えましょう。例えば、目標を達成した際に何らかの報酬を与えるなどの案が考えられます。

目に見える成果が得られるものから取り組む

目に見えた成果がなければ、モチベーションを持って取り組むのは難しいものです。削減の容易な項目から取り組むと、短期間で効果が現れやすいため、モチベーションを保ちやすくなります。また、削減が大幅な利益増加につながるものなど、大きな成果を得られるものから取り組むのもよいでしょう。

長期スパンで考えることも必要

目先の経費だけではなく、長期的に経費を削減することも重要です。例えば、業務を効率化するために有料のツールを導入すると、追加で経費が発生してしまいます。これは短期的にみれば経費が増大していますが、長期的にみると、業務効率化による残業代の削減や人員配置の最適化につながり、結果として経費の削減や利益の増加が見込めます。

コストをかけることが結果的に他の経費削減や利益につながるか、長期スパンで考えることも必要です。